Vergadering van 31 augustus 2022

VERWELKOMING VOORZITTER

Vergadering van 31 augustus 2022

GOEDKEURING VORIG VERSLAG

Toelichting

Zijn er opmerkingen bij het verslag van 30 maart 2022?

Bespreking

Het vorig verslag wordt goedgekeurd.

Vergadering van 31 augustus 2022

PROJECT WALDEN. VOORSTELLING PROJECT EN OPROEP.

Toelichting

Toelichting van het project Walden en oproep voor project uitkijkpunt door Filip Delie,  ambtenaar van omgeving en mobiliteit.

Bespreking

Project Walden is een samenwerking tussen provincie Vlaams Brabant, Bertem, Oud-Heverlee, Huldenberg, Leuven en Agentschap Natuur en Bos. Het wil de verbinding tussen bossen en open ruimten stimuleren. De doelstellingen zijn: vergroening, ontharding, trage wegen en waterbronnen inventariseren, faunapassage, erosie in kaart brengen, etc...

Focus in onze gemeente ligt op het plateau van Duisburg in Leefdaal, waar de rol van de landbouw moet worden benadrukt.

Er komt een uitkijkpunt op het plateau van Duisburg in de vorm van een kunstproject. Het kunstwerk zal op het grondgebied van Huldenberg liggen maar grenst aan grondgebied Bertem aan de Bredeweg/Neerijsesteenweg. Er komt ook een rustpunt voor fietsers en wandelaars met bankjes en fietsstalling.

Men wil geen toren maar een 'te bestijgen kunstwerk geïntegreerd in het landschap'.

Er is een kunstbemiddelaar aangesteld die op zoek gaat naar een geschikte kunstenaar en de kunstbemiddelaar zal ook de concrete uitwerking begeleiden.

Er loopt nu een oproep tot een burgerparticipatietraject: mensen uit Leefdaal en Neerijse (Bertem in de brede zin mag ook) die geïnteresseerd zijn om mee op zoek te gaan naar een geschikt kunstwerk mogen zich inschrijven (de eerste vergadering vindt plaats op 28 september).

Men hoopt in de zomer 2024 de feestelijke inhuldiging te kunnen laten plaats vinden.

Uit de vergadering komt ook de suggestie om de oproep ook door te sturen aan de mensen van Bertem Buitengewoon.

Vergadering van 31 augustus 2022

CULTUUR EN SPORT. TOEKENNING JAARLIJKSE SUBSIDIES.

Toelichting

Toelichting bij de toekenning van de jaarlijkse subsidies sport en cultuur.

Bespreking

Elke vereniging zou rond deze tijd de in te vullen formulieren in de bus krijgen. Op 30 maart heeft de vrijetijdsraad beslist om toch terug te gaan naar de werkingssubsidies van 2018-2019 wegens een onvolledig werkjaar door de coronasituatie. Het college volgt deze redenering maar vraagt aan de verenigingen een verklaring op eer in te dienen dat ze wel degelijk een actief werkjaar hadden in 2021. Er zouden immers een aantal verenigingen gestopt zijn, die hebben dus eigenlijk geen recht meer op subsidies. De formulieren werden reeds doorgemaild en kunnen ingediend worden tot 15 september bij de dienst vrijetijd.

Oproep: alle verenigingen moeten dit formulier zo snel mogelijk indienen zodat de uitkering van hun subsidies niet in het gedrang komt. 

Vergadering van 31 augustus 2022

IGS DRUIVENSTREEK. STAND VAN ZAKEN.

Toelichting

Stand van zaken IGS Druivenstreek.

Bespreking

Op 5 augustus 2022 heeft Peter Van den Berg zijn ontslag ingediend als coördinator voor de IGS Druivenstreek. Hij gaat vanaf september aan de slag als directeur van het GITO Tervuren. Dat betekent dus dat er vanaf september geen coördinator meer is voor de IGS Druivenstreek en dat er een nieuwe kandidaat moet gezocht worden. Geen evidentie want het is een tijdelijk mandaat van 2 jaar (de huidige samenwerkingsovereenkomst loopt tot 2025).

Er werden ondertussen een aantal overgangsmaatregelen getroffen:

- De verschillende werkgroepen die een trekker hebben, zullen zelfstandig bij elkaar komen

- Er zijn een paar werkgroepen (Jazz met Pit, werkgroep Uitpas en werkgroep communicatie) die geen trekker hebben

-  Hetzelfde probleem geldt voor de vergaderingen van de stuurgroep en de Raad van Bestuur

- Voorlopig zal Peter nog de bankzaken en boekhouding opvolgen omdat die op zijn naam staan - en een aantal lopende zaken opvolgen. Hij krijgt hiervoor nog een tijdelijk contract van 4u/week

- Er zijn ook nog een aantal grotere evenementen en dossiers die eraan komen:

 - Gordel 2023 werd aan de regio toegewezen,

 - De aanschaf van bovenlokaal ticketingsysteem stond ingepland voor dit najaar,

 - De uitrol van een reglement voor de erkenning van sportclubs met een bovenlokale              werking uitbouwen

 - ...

Er zal een procedure opgestart worden voor een vervanger in afwachting daarvan werd de procedure voor de aanwerving van een administratief medewerker tijdelijk op holt gezet.

Vergadering van 31 augustus 2022

BIBLIOTHEEK. RESULTATEN GEBRUIKERSONDERZOEK + PROGRAMMATIE NAJAAR.

Toelichting

Resultaten van het gebruikersonderzoek van afgelopen voorjaar. Evaluatie van Schatten van Vlieg zomer en overlopen van de najaarsprogrammatie.

Bespreking

- Resultaten gebruikersonderzoek:

Sofie Verdonck, medewerker van de bibliotheek legt de resultaten van de enquête voor.

Tevredenheid over de bibliotheek en haar collectie

Leners voelen zich goed in bib Bertem: de uitspraak 'ik voel me goed in de bib' scoorde dan ook erg hoog met een gemiddelde van 4,45/5. Ook gaf ruim 80 procent een score tussen 7 en 10/10 bij de vraag of ze de bib zouden aanraden aan familie of vrienden.

Bijna 80 procent van de leners vindt snel terug wat hij/zij zoekt, en zeven op tien vinden de collectie aantrekkelijk gepresenteerd. Meer dan zes op tien leners gaan (helemaal) akkoord met de stelling 'Ik vind voldoende wat ik wens in de collectie'.

Openingstijden

Uit het onderzoek blijkt dat leners over het algemeen blij zijn met de huidige openingsuren. Zonder rekening te houden met reële openingstijden, konden ze tot drie antwoordopties aanduiden. Respondenten kozen voornamelijk voor 'weekdag ’s avonds', 'zondagvoormiddag' en 'zaterdagvoormiddag', wat overeenstemt met de werkelijke openingsuren. Ook bij het beoordelen van de huidige openingsuren koos een meerderheid van ongeveer 70 procent voor de optie 'tevreden' of 'heel tevreden'.

Het personeel

Wat betreft het bibliotheekpersoneel zijn de leners erg positief. Op alle vlakken – vriendelijkheid, toegankelijkheid, hulpvaardigheid en deskundigheid – is het merendeel van de leners tevreden tot erg tevreden, en staat er slechts een minderheid neutraal tegenover. Deze tevredenheid blijkt ook uit de opmerkingen of suggesties voor de bib, die veel complimenten voor de medewerkers bevatten.

Werkpuntjes

Uit de enquête blijkt dat enkele troeven van de bibliotheek nog wat meer in de kijker gezet kunnen worden. Zo blijkt een derde van onze leners het regionale lidmaatschap nog niet te kennen en weet slechts iets meer dan de helft van de respondenten dat er lezingen plaatsvinden. En hoewel de bibliotheek e-readers ter beschikking stelt, geeft de helft van de personen die geen e-boeken lenen als reden dat ze geen e-reader of tablet hebben. De bib weet dus wat haar te doen staat. 

Reacties vanuit de vergadering:

Als er 20% niet-gebruikers zijn van de bibliotheek, hoe gaat de bibliotheek die betrekken?

Men vindt het positief dat kinderen met de school naar de bib komen.

- Feedback over Schatten van Vlieg 2022: werd zeer positief onthaald, er zijn nog geen deelname cijfers beschikbaar op dit moment.

- Najaarsprogrammatie:

●        Er is een infoavond rond opvoeden op 27 september 'Ik verveel mij' ism Gezinsbond Bertem-Leefdaal

●        Er start een lessenreeks 'Leer werken met smartphone en tablet' in bib Bertem vanaf september

Vergadering van 31 augustus 2022

SPORT. NIEUWE INITIATIELESSENREEKS.

Toelichting

De gemeente gaat een nieuwe initiatielessenreeks opstarten.

Bespreking

Als gemeente van minder dan 50 000 inwoners hebben wij recht op gratis initiatielessen. Een initiatie bestaat uit twee sessies van 60 minuten. Er is keuze uit 3 x 3 basketbal, Breakdance (– 12j ) of Hip Hop (+ 12j).

Per sessie mogen er maximum 15 deelnemers zijn.

Aangezien de lokale basketbalclub Dynamo reeds zelf zorgt voor initatielessen aan het begin van het seizoen,  denkt de dienst dat Breakdance voor -12 jarigen het meeste kans op succes hebben.

De gemeentelijke sportdienst zou dan aansluitend een lessenreeks kunnen opstarten bij voldoende interesse.

Vergadering van 31 augustus 2022

SENIOREN. UITSTAP BINNEN DE GEMEENTE.

Toelichting

Uitstap voor senioren tijdens de Ouderenweek van 21 tot 27 november.

Bespreking

Er is de vraag gekomen om een rondleiding in de gemeente te doen met de senioren naar analogie met het onthaal van de nieuwe inwoners. Okra wil dit wel mee begeleiden en/of opstarten.

Doel is rondrit in de gemeente onder begeleiding van burgermeester als gids en zou plaats vinden ergens in de ouderenweek.

Probleem is het vervoer: wie betaalt de bus? Waarschijnlijk kost dit 400 of 500 euro.

Een tweede probleem is dat de bus ergens in de gemeente vertrekt: moeten dan alle deelnemers (dus ook de minder mobielen), zich eerst verplaatsen of maak je stopplaatsen in de verschillende deelgemeenten maar dan moet je wellicht twee keer rondrijden omdat er altijd een deel van de toer gemist wordt?

Opmerking: naar het seniorenfeest verplaatst men zich toch ook naar 1 locatie. 

Advies

De vergadering vindt dit een fijn initiatief. Men adviseert om voor het vervoer een  bijdrage te vragen aan de deelnemers. Men suggereert 10 euro.

Vergadering van 31 augustus 2022

ORGANISATIE VRIJETIJDSRAAD. VASTLEGGEN AGENDA VERENIGINGENFORUM.

Toelichting

Het jaarlijkse verenigingenforum zal plaats hebben op woensdag 5 oktober 2022. Vastleggen van de agendapunten.

Bespreking

Tijdens de vorige vergadering in maart werd er gesuggereerd om op het verenigingenforum iets te doen rond hoe je het verenigingsleven nieuw leven kan inblazen.

Voorstel is om vanuit de communicatiedienst een korte, ludieke sessie te doen rond 'Hoe geef je je vereniging en je activiteiten meer zichtbaarheid?'. Je krijgt tips hoe en wanneer je je activiteiten wervend invoert in de Uitdatabank, je krijgt praktische tools mee en wat wij als gemeente doen met je informatie. De voorstelling zou ongeveer een halfuurtje duren.

De vergadering vindt dit een heel goed voorstel dat zeker uitgewerkt mag worden.

Andere zaken die op de agenda zouden kunnen:

- werking van het afgelopen jaar, adviezen die werden gegeven en beslissingen die genomen werden

- werking en stand van zaken rond IGS Druivenstreek

- wat zit er nog in de pijplijn het komende jaar? (evenementenloket, beheerscontracten, ...)

Er is de suggestie om meer ruimte voor discussie te laten. Er zou een forummoment ingelast kunnen worden met een moderator: wat loopt goed voor jou verengingen in de gemeente,  wat is er voor verbetering vatbaar?

De dienst vrijetijd kan zich hierin vinden en zal de mogelijkheden bekijken.

Vergadering van 31 augustus 2022

KORT NIEUWSFLASHES VANUIT DE VRIJETIJDSDIENST.

Toelichting

Korte nieuwsberichten uit de vrijetijdssector.

Bespreking

●        Opstart evenementenloket:

Een digitale tool die op de gemeentelijke website moet komen om toelating voor evenementen aan te vragen. Alleen al door de implementatie van een geïntegreerde software zal er een efficiëntiewinst zijn. Door de software kunnen aanvragen in termijn begrensd worden, zodat de aanvragen correcter afgehandeld kunnen worden binnen een redelijke termijn. De software maakt een aanvraag ook veel gebruikersvriendelijker: er moet slechts 1 aanvraagformulier ingevuld worden, backoffice delegeert het systeem de aanvragen onmiddellijk naar de juiste diensten voor nodige adviezen waardoor de foutenlast vermindert en het de dienstverlening ten goede komt. Het systeem zal uitgerold worden in de loop van het najaar.

●        Stand van zaken buurtspeelpleintjes:

- Terrein Grauwe Steenberg: wordt verkocht. De dienst gebouwen heeft een landmeter en schatter gecontacteerd. In september komt er een bewonersvergadering.

- BMX-crossparcours in Korbeek-Dijle. Werd goed gebruikt, positieve reacties op de sociale media.

- Fit-o-Meter op de Slangenpoel werd afgekeurd en zal verwijderd worden. De dienst gaat op zoek naar alternatieven in de vorm van kleine sportelementen.

- Skateterrein: er zijn twee participatiemomenten geweest. Er zijn voorstellen van ontwerp uitgekomen waarmee de facilitaire dienst nu mee aan de slag gaat. De aanbesteding zal ten laatste in oktober op de gemeenteraad komen.

●        Beheerscontracten gemeentelijke gebouwen:

Uit analyse blijkt dat niet alle gemeentelijke gebouwen en infrastructuren op een gelijkvormige manier ter beschikking worden gesteld aan exclusieve gebruikers.

Het is ook zo dat bij verenigingen en organisaties geregeld wissels zijn binnen het bestuur of de verantwoordelijken, waardoor we vaststellen dat de afspraken niet meer gekend zijn of niet meer worden nageleefd door de leden van de verenigingen, met soms degradatie van de gebouwen of infrastructuren tot gevolg. We willen komen tot gebruiksovereenkomsten in 2 delen, één uniforme overeenkomst die identiek is voor alle verenigingen en gebruikers en een operationeel/specifiek gedeelte dat we minstens jaarlijks verifiëren en bespreken met het bestuur van elke vereniging.

Vergadering van 31 augustus 2022

VARIA

Bespreking

De atletiekvereniging vraagt om in de toekomst geïnformeerd te worden als hun kantine gebruikt wordt door derden of de gemeente.

Ze vinden regelmatig resten van boterhammen die er werden opgegeten en de vuilbakken zitten vol afval dat niet van hen is. Ze klagen ook het gebrek aan verlichting aan tussen het terrein en de parking.