Vergadering van 7 december 2022

VERWELKOMING VOORZITTER

Bespreking

Door afwezigheid van de voorzitter Paul Van Bruystegem wordt het voorzitterschap voor deze vergadering waargenomen door Peter Van Lishout, lid van het dagelijks bestuur.

Vergadering van 7 december 2022

GOEDKEURING VORIG VERSLAG

Toelichting

Zijn er opmerkingen bij het verslag van 31 augustus 2022?

Bespreking

Het verslag wordt goedgekeurd.

Vergadering van 7 december 2022

WIJZIGING SAMENSTELLING VRIJETIJDSRAAD. ONTSLAG ILSE VAN BOUCHOUT.

Toelichting

Lid van de vrijetijdsraad Ilse Van Bouchout heeft per mail, op 3 oktober 2022, ontslag genomen als lid van de vrijetijdsraad. Zij vertegenwoordigde mee de jeugdsector in het vrijetijdsgebeuren.

Er zal op zoek moeten gegaan worden naar een vervanger.

Bespreking

Een vacaturebericht zal in de Info Bertem van januari-februari verschijnen. Kandidaten mogen zich melden via vrijetijd@bertem.be.

Vergadering van 7 december 2022

ORGANISATIE EVENEMENTEN. ADVIES EVENEMENTENREGLEMENT.

Toelichting

Vanaf begin 2023 zal er een digitaal evenementenloket in gebruik genomen worden waarbij evenementen digitaal aangevraagd moeten worden. Om het gebruik ervan te uniformiseren en een duidelijk kader te geven aan organisatoren van evenementen over welke procedures gevolgd moeten worden, is er een evenementenkader opgemaakt.

Bespreking

In het evenementenkader staan duidelijke afspraken waaraan de organisatoren van evenementen zich dienen te houden op het grondgebied van Bertem.

Naast de omschrijving voor welke evenementen een toelating gevraagd moet worden en voor welke niet, werden er ook een aantal principes vastgelegd.

Zo moeten evenementen ten laatste 45 werkdagen op voorhand worden aangevraagd via het digitale evenementenloket via 1 invulformulier. Er hoeven dus geen aparte aanvragen meer te gebeuren voor het overschrijden van de geluidsnorm, voor innames van openbaar domein, etc...

Er wordt ook duidelijkheid gegeven over de regels rond publiciteit, Sabam, bewonersbrieven, het gebruik van het luchtruim, duurzaamheid, toegankelijkheid en nog vele andere zaken.

Daarnaast is er ook een hoofdstuk gewijd aan de ondersteuning die de gemeente biedt voor organisatoren.

Vraag:

Er werd een opmerking gemaakt over het gebruik van emailadressen van afzenders vanuit het gemeentehuis: voor aanvragers is het vaak onduidelijk welke persoon voor welke dienst instaat en het zou beter zijn als de antwoorden komen vanuit de officiele dienstmailboxen.

Antwoord:

De administratie erkent dat er misschien teveel vanuit persoonlijke mailboxen wordt gestuurd, als wij vragen om naar dienstmailboxen te mailen dan is het ook logisch dat vandaaruit ook antwoorden vertrekken. Een aandachtspunt dat meegenomen wordt.

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

VERHUUR INFRASTRUCTUUR. ADVIES VERHUURREGLEMENT ZALEN.

Toelichting

Het lokaal bestuur Bertem beschikt over een aanbod culturele en sportinfrastructuur.

Het verhuurreglement voor deze infrastructuur heeft tot doel een wettelijk kader te creëren voor het verhuur en gebruik ervan.

Bespreking

In mei 2021 werd een aanpassing van het retributiereglement "Gebruiksreglement gemeentelijke infrastructuur" voorgelegd aan de gemeenteraad. Dat reglement maakte het mogelijk om de gemeentelijke infrastructuur aan een breder publiek te verhuren. Er werd in het reglement opgenomen dat na een evaluatieperiode van 18 maanden het reglement opnieuw zal worden voorgelegd om eventueel aanpassingen goed te keuren.

Er zijn onder meer aanpassingen gedaan aan de tarieven, de reservatieperiodes en het aanbod van de infrastructuur en modaliteiten.

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

VERHUUR GEMEENTELIJKE GEBOUWEN. ADVIES BEHEERSCONTRACTEN UNIEKE GEBRUIKERS.

Toelichting

Er zijn een aantal gemeentelijke gebouwen die verhuurd worden aan unieke gebruikers, bijvoorbeeld chirolokalen, jeugdhuizen, voetbalkantine, buurthuis, etc... De huidige beheerscontracten zijn verouderd en er zijn verschillende modaliteiten voor verschillende sites. Deze contracten werden onder de loupe genomen, gemoderniseerd en geüniformiseerd.

Bespreking

Dit beheerscontract vormt het algemeen kader dat ter goedkeuring komt op de gemeenteraad en is te beschouwen als een onderdeel van elke toekomstige overeenkomst met een exclusieve gebruiker, of de aanpassing ervan. Het vormt een volwaardig onderdeel van de huurovereenkomst, die locatie per locatie en gebruiker per gebruiker zullen afgesloten worden.

Over algemeen vindt men dat de gemeente de zaken pragmatisch heeft benaderd en het is normaal dat patrimonium als een goede huisvader beheert wordt.

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

BIBLIOTHEEKREGLEMENT. ADVIES AANPASSING BIBLIOTHEEKREGLEMENT 2023.

Toelichting

Het vorige bibliotheekreglement dateert nog maar van maart 2022. Door de instap van 3 bibliotheken in het eengemaakte bibliotheeksysteem afgelopen jaar, en door wijzigingen bij Cultuurconnect in sommige werkprocedures, zijn er een aantal kleinere aanpassingen noodzakelijk.

Bespreking

Voor de leners uit de regio Druivenstreek zijn nu alle regels en tarieven in elke bibliotheek van de Druivenstreek dezelfde. Klanten kunnen zonder zich extra in te schrijven aan de balie, terecht in alle 5 de bibliotheken.

De grootste wijzigingen op een rijtje:

- met een (gratis) jeugdkaart kan men enkel nog uit de jeugdcollectie materialen ontlenen (-12 jaar)

- de kosten voor interbibliothecair leenverkeer gaan van 1 euro naar 5 euro (kost voor bib is €8, dus €1 voor lener is te weinig)

- Administratieve kost  wordt 2 euro (i.p.v. 1 euro): dat geldt alleen voor derde aanmaning = materiaalvergoedingsnota of registratienota

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

ADVIES AANPASSING RETRIBUTIE SENIORENFEEST.

Toelichting

Door de stijgende prijzen is het noodzakelijk om de tarieven voor het organiseren van het seniorenfeest aan te passen. Het nieuwe voorstel wordt voorgelegd voor advies.

Bespreking

De prijzen werden aangepast (10) 15 euro (ipv 10), voor 55-plussers van binnen de gemeente Bertem en 25 euro (ipv 20) voor 55-plussers van buiten de gemeente Bertem die aangesloten zijn bij een Bertemse seniorenvereniging.

Voor alle dranken, met uitzondering van een fles rode of witte wijn, wordt 0 euro aangerekend. Een fles witte of rode wijn kost 10 euro (ipv 5).

Vanaf 1 januari 2024 zullen de bedragen jaarlijks op 1 januari geïndexeerd worden aan de hand van de consumptieprijsindex (CPI).

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

UITLEENREGLEMENT GEMEENTELIJKE MATERIALEN

Toelichting

Het reglement voor het uitlenen van gemeentelijke materialen voor de organisatie van een evenement werd herwerkt en ligt voor advies voor aan de vrijetijdsraad.

Bespreking

Het reglement voor uitleen gemeentelijke materialen met bijhorende tarieven heeft tot doel een wettelijk kader te creëren voor het uitlenen en het gebruik ervan. De tarieven bleven ongewijzigd.

Vraag:

Categorie 4 wordt niet vermeld bij de tarieven (artikel 12)?

Antwoord:

Dat is logisch, want het geldt niet voor hen omdat ze er geen recht op hebben. Maar wellicht is het logischer erin te schrijven dat het voor hen niet van toepassing is, dan hen niet te vermelden. Zal worden aangepast.

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

IGS DRUIVENSTREEK. STAND VAN ZAKEN.

Toelichting

Stand van zaken IGS Druivenstreek.

Bespreking

- De selectieprocedure ter vervanging van Peter liep tot 5 december 2022. Timing: 19 december is de procedure afgerond en kan er hopelijk een kandidaat aangeduid worden.

- De regio Druivenstreek zal in 2023 De Gordel organiseren, in elke regiogemeente zullen er activiteiten voorzien worden. Hiervoor wenst de IGS Druivenstreek een projectcoördinator op zelfstandige basis aan te stellen die bovenlokaal de zaken zal coördineren.

- Er werd opnieuw een subsidieproject ingediend voor Jazz met Pit voor een bedrag van

40 000 euro. Pas in het voorjaar van 2023 zullen we weten of we die binnenhalen.

- Opnieuw zal een vrijwilligersdag worden georganiseerd: 22 maart 2023 in De Bosuil.

Vergadering van 7 december 2022

PERSONEEL. NOODZAAK ONDERSTEUNING VRIJWILLIGERSWERKING?

Toelichting

Het lokaal bestuur faciliteert het lokale vrijwilligerswerk op zakelijk en juridisch vlak zowel voor de vrijwilligers zelf als voor de gebruikers. Zijn lokale verenigingen vragende partij om ondersteuning te krijgen vanuit lokaal bestuur Bertem rond hun vrijwilligerswerking? Zijn er vragen over vergoedingen, rechten van vrijwilligers, etc … )?

Bespreking

In de beleidsdoelstellingen die het lokaal bestuur in het begin van deze legislatuur heeft opgesteld staat dat het lokaal bestuur het lokale vrijwilligerswerk faciliteert op zakelijk en juridisch vlak, zowel voor de vrijwilligers zelf als voor de gebruikers.

Vanuit de administratie komt nu de concrete vraag naar de verenigingen:

●        Is er ondersteuning nodig bij het vinden van vrijwilligers binnen de verenigingen?

○         Door bijvoorbeeld publiceren op gemeentelijke website, give a day en Vlaams steunpunt vrijwilligerswerk?

●        Is er nood aan juridische ondersteuning (maximum bijdrage vrijwilligerswerk, gratis verzekering Vlaams steunpunt vrijwilligerswerk, …….) vanuit lokaal bestuur Bertem?

○        Door bijvoorbeeld een mail/nieuwsbrief per trimester met algemene informatie. Een pagina op de website met algemene informatie, doorklikken naar de website van de Vlaams steunpunt vrijwilligerswerk,…..

●        Zijn er moeilijke situaties met vrijwilligers waarbij jullie ondersteuning missen?

○        Zo ja, welke? En welke ondersteuning zou hierbij kunnen helpen?

●        Zijn er vragen in verband met het werken met vrijwilligers binnen jullie verenigingen?

○        Zo ja, welke?

Het zijn vragen om te pijlen of dat er nood is aan ondersteuning vanuit lokaal bestuur Bertem. Er moet intern (binnen lokaal bestuur Bertem) bekeken worden of dat de vraag naar ondersteuning vanuit verenigingen ook ingelost kan worden vanuit lokaal bestuur Bertem. We kunnen dus niets beloven in verband met mogelijke ondersteuning.

Besluit:

De verenigingen ondervinden geen nood aan extra ondersteuning omdat zij heel vaak die krijgen vanuit nationale koepelorganisaties.

Vergadering van 7 december 2022

ADVIES. REGLEMENT VOOR HET TOEKENNEN VAN EREBURGERSCHAP.

Toelichting

Er werd een reglement opgemaakt om het ereburgerschap van de gemeente Bertem om burgers te erkennen voor hun verdiensten die het welzijn, de welvaart of de bekendheid en uitstraling van de gemeente hebben bevorderd of die persoonlijk een grote faam en aanzien hebben verworven met Vlaamse, nationale of internationale uitstraling. Dit reglement wordt ter advies voorgelegd aan de vrijetijdsraad.

Bespreking

Er worden geen opmerkingen geformuleerd.

Advies

Positief advies.

Vergadering van 7 december 2022

VARIA

Bespreking

Het retributiereglement van de speelpleinwerking werd aangepast en moest ook nog voorgelegd worden voor advies (werd vergeten op de agenda maar zat wel in bijlage).

De vraag wordt gesteld waarom de opvang het laatste halfuur (tussen 17u30 -18 uur) is weggevallen, tot nu toe werd er opvang tot 18u voorzien.
Antwoord: Dit laatste halfuur werd geschrapt op basis van cijfers en statistieken die uit Recreatex werden gehaald. Gemiddeld gaat het maximaal om 2 kinderen, basis daarvan lijkt er dus maar zeer weinig noodzaak te zijn aan opvang tot 18 uur.

Advies

Positief advies.