Zitting van 26 september 2022

ZITTINGEN VAST BUREAU. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.

Juridische grond

●        Artikel 83 van het decreet lokaal bestuur
De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau.

Bijlagen

●        Notulen van de zitting van 19 september 2022.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het vast bureau keurt de notulen van de zitting van 19 september 2022 goed.

Zitting van 26 september 2022

CONTRACTEN. GOEDKEURING BESTELBONS.

Juridische gronden

• Artikel 84, §3, 3° van het decreet lokaal bestuur

Het vast bureau is bevoegd voor het financiële beheer, met behoud van de toepassing van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Bijlagen

• Overzichtslijst van de bestelbons.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het vast bureau keurt de bestelbons goed van nr. 2022/28 tot en met nr. 2022/29 voor een totaal bedrag van 1570 euro.

Zitting van 26 september 2022

GBO - RESULTATEN PROCESBEGELEIDING

Voorgeschiedenis

●        Vast bureau van 25 maart 2019: goedkeuring project aanvraag GBO ELZ Leuven-Zuid.

●        Vast bureau van 20 december 2021: toekenning en aanwending subsidies GBO.

Feiten en context

●        De procesbegeleiding van het GBO-traject van de eerstelijnszone Leuven-Zuid is afgerond. Op basis van de bekomen resultaten bepalen we de verdere stappen richting de implementatie van de voorgestelde concepten binnen het kader van de ontvangen subsidiëring door de Vlaamse overheid.

●        De eerstelijnszone (ELZ) Leuven-Zuid wil werk maken van de Vlaamse beleidsprioriteiten die opgenomen zijn in het decreet lokaal sociaal beleid. In het beleidsplan formuleerde ELZ Leuven-Zuid drie strategische doelstellingen, waaronder:

○        het ondersteunen van de ontwikkeling van het Geïntegreerd Breed Onthaal (GBO) voor wat betreft de afstemming en de samenwerking met hulp- en zorgaanbieders

○        het realiseren van een maximale rechtentoekenning tot diensten en voorzieningen.

●        Het GBO-project van de ELZ Leuven-Zuid werd in 2019 ingediend, maar werd niet weerhouden voor subsidiëring. Na het beantwoorden van enkele inhoudelijke opmerkingen werd dit in januari 2020 opnieuw ingediend bij het Departement Welzijn, Volksgezondheid & Gezin. Het project werd toen wel weerhouden, weliswaar zonder het verkrijgen van subsidies omwille van de hogere rangschikking van andere projecten. Het aantal aanvragen overtrof toen de voor deze projectoproep beschikbare middelen, waardoor het GBO van de ELZ Leuven-Zuid niet in aanmerking kwam voor subsidies.

●        In kader van het relanceplan 'Vlaamse veerkracht' maakte de Vlaamse overheid extra middelen vrij voor de verdere uitrol van de GBO-samenwerkingsverbanden in heel Vlaanderen waardoor de ingediende subsidieaanvraag alsnog gunstig werd gequoteerd en het project in aanmerking kwam voor financiële middelen.

●        Het ingediende GBO-project van de ELZ Leuven-Zuid ontving vanaf 1 september 2021 subsidies. Voor 2021 bedroeg dit 4/12 x 25.000 euro bedragen, vanaf 2022 tot en met 2025 ontvangt het project vanuit de Vlaamse Overheid jaarlijks 25.000 euro aan subsidies.

●        OCMW’s Lubbeek, Herent, Huldenberg, Bierbeek, Kortenberg en Bertem verklaarden zich formeel akkoord om zich te engageren voor het GBO. De respectievelijke Vast Bureau’s van deze besturen verklaarden zich akkoord met de werkingsstructuur van kerngroep, stuurgroep en werkgroepen.

●        OCMW Lubbeek ontvangt als penhouder de subsidies in het kader van het GBO. In samenspraak met deelnemende lokale besturen ging het vast bureau in de zitting van 20 december 2021 akkoord om de subsidies van 2021 aan te wenden voor procesbegeleiding, aanbesteed via de VVSG aan één van zijn partners. De VVSG ontving vanuit het relanceplan na corona een pakket ondersteuningsmaatregelen. Eén daarvan is de subsidiëring van 70% van de kosten voor procesbegeleiding ter ondersteuning van de GBO’s. De overige 30% werd gefinancierd via de GBO subsidies van 2021 nl. € 8333,33.

●        De VVSG besteedde de opdracht van de procesbegeleiding uit aan Knight Moves. De procesbegeleiding startte na overleg met de stuurgroep op 28 maart 2022 en eindigde op 30 juni 2022.

●        De aanpak van de procesbegeleiding was gebaseerd op 'service design'. Service design is zowel een methodiek van co-creatie met gebruikers en medewerkers, als een instrumentarium om hulp- en dienstverlening te ontwikkelen. In dit proces werkten mensen van verschillende geledingen van de kernpartners van het GBO samen aan oplossingen, maar kwamen ook andere partners en gebruikers van de dienstverlening mee aan boord. Door ideeën te ontwikkelen en zo nodig bij te sturen, kwamen we stap voor stap dichter bij oplossingen die voor de doelgroep(en) een echt verschil konden maken.

●        Binnen het GBO van de eerstelijnszone Leuven-Zuid werkten we rond de initiële probleemstelling: 'Hoe kunnen we mensen met een psychische kwetsbaarheid, die terecht zijn gekomen in een multi-problem context samen beter helpen?'. De procesbegeleiding had als doel te komen tot een afgewerkt en gedragen concept waarmee de partners van het GBO verder aan de slag konden.

●        De projectaanpak van de procesbegeleiding bestond uit vijf verschillende fasen:

○        Een kick-off workshop waarbij er een kennismaking georganiseerd werd met de werk- en stuurgroep om de uitdaging rond de probleemstelling te kaderen (ontdekken).

○        Focusgesprekken met basiswerkers en toeleiders rond de definiëring van de probleemstelling (definiëren)

○        Co-creatie workshop waarbij de nadruk lag op het bedenken van oplossingen (ontwerpen)

○        Gebruikerstesten waarbij de aangereikte oplossingen afgetoetst werden (testen)

○        Adviespresentatie met uitgewerkte haalbare oplossingen (creëren)

●        De procesbegeleiding resulteerde in drie concepten hoe het GBO naar de toekomst toe verder kan evalueren:

○        Het opzetten van een lerend netwerk waarin medewerkers van de verschillende GBO partners de kans krijgen om van elkaar te leren en nieuwe vaardigheden op te doen met betrekking tot het thema psychische kwetsbaarheid.

○        Een online aanmeldformulier dat burgers de weg wijst aan de hand van eenvoudige vragen dat trieert naar één van de GBO-partners. Een online aanmeldformulier werkt drempelverlagend voor burgers met een hulpvraag, eenvoudig en in mensentaal; vereenvoudigd de doorverwijzing en feedbackverloop voor het professioneel netwerk en faciliteert een betere samenwerking tussen sociale diensten.

○        Het uitwerken van 'mijn netwerkkaart' wat een beknopt (digitaal) overzicht geeft van het formele en informele netwerk van een persoon, en dat hulpverleners toelaat eenvoudig contact op te nemen. Een netwerkkaart creëert een inzicht van alle betrokken partijen rond een cliënt in afwachting van een gedeeld online cliëntdossier wat toelaat het netwerk rond de cliënt sneller en efficiënter te activeren en samenwerken.

●        De opleveringspresentatie met meer details over de concepten én de bijhorende verslagen per fase kunnen gevonden worden in de bijlage van dit besluit.

●        In een eerste volgende fase willen we een lerend netwerk oprichten, een werkgroep psychische kwetsbaarheid, waarin over verschillende diensten heen (CAW - OCMW en de mutualiteiten) actief naar oplossingen wordt gezocht om psychisch kwetsbare cliënten beter te ondersteunen. De werkgroep, die een pilootproject zal kennen van één jaar, komt één keer om de drie maanden een halve dag samen om elkaars werking beter te leren kennen. Tijdens de werkgroep worden actuele praktijkvoorbeelden besproken onder begeleiding van een professionele facilitator. Ook zal deze werkgroep, in samenwerking met de stuurgroep, de voorgestelde concepten verder in de praktijk implementeren.

●        Om de concepten te implementeren en succesvol tot uitvoering te brengen is de aanstelling van een GBO-coördinator noodzakelijk. De stuurgroep stelt bijgevolg voor om de subsidies van 2022 aan te wenden voor de aanstelling van een halftijdse GBO-coördinator (B1-B3) met een contract van bepaalde duur van 1 jaar met de optie tot verlenging.

●        Het Vast Bureau van OCMW Lubbeek verklaarde zich in de zitting van 17 december 2021 principieel akkoord met het opstellen van een functieprofiel voor projectmedewerker voor het geïntegreerd breed onthaal. De functiebeschrijving van deze coördinator kan gevonden worden in de bijlage van dit besluit.

●        Hiernaast ontving de penhouder Lubbeek voor de ELZ Leuven-Zuid een subsidie van €37.500 voor het versterken van de regierol binnen de samenwerkingsverbanden geïntegreerd breed onthaal teneinde de functies en werkingsprincipes van het GBO ten aanzien van Oekraïense vluchtelingen te realiseren. De penhouder beslist in overleg met de andere lokale besturen binnen het GBO-samenwerkingsverband autonoom over de aanwending van deze middelen.

Juridische gronden

●        Organieke wet betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 8 juli 1976

●        Decreet van 9 februari 2018 betreffende het lokaal sociaal beleid waarin de uitbouw van het Sociaal Huis en de ontwikkeling van het Geïntegreerd Breed Onthaal met het oog op het verhogen van de toegankelijkheid van de lokale sociale hulp- en dienstverlening en het aanpakken van de onderbescherming werd opgenomen

●        Decreet het lokaal bestuur van 22 december 2017

●        Decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnszorgaanbieders.

●        Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 betreffende de Vlaamse beleidsprioriteiten in het kader van het lokaal sociaal beleid en de subsidiëring van samenwerkingsverbanden geïntegreerd breed onthaal

●        Besluit van de Vlaamse Regering van 16 juli 2021 tot toekenning van de subsidie van de Vlaamse Gemeenschap voor het jaar 2021 voor de uitvoering van de Vlaamse beleidsprioriteit 'het realiseren van de functies en werkingsprincipes van een samenwerkingsverband geïntegreerd breed onthaal'

●        Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van een subsidie van de Vlaamse Regering voor het jaar 2022 voor de uitvoering van de maatregelen in welzijn, volksgezondheid en gezin naar aanleiding van de Oekraïnecrisis betreffende het versterken van de regierol binnen de samenwerkingsverbanden geïntegreerd breed onthaal teneinde de functies en werkingsprincipes van het GBO ten aanzien van Oekraïense vluchtelingen te realiseren.

Adviezen

●        De stuurgroep van het GBO van de eerstelijnszone (ELZ) Leuven - Zuid adviseert de goedkeuring voor de verdere uitwerking van de drie voorgestelde concepten die voortkomen uit de procesbegeleiding en het bijhorende actieplan.

●        De stuurgroep van het GBO van de eerstelijnszone (ELZ) Leuven - Zuid adviseert de toegekende subsidies aan te wenden voor de aanstelling van een halftijdse GBO - coördinator (B1-B3) met een contract van bepaalde duur voor 1 jaar met de optie tot verlenging, de personeelskost is volledig gedekt met subsidies.

●        De stuurgroep van het GBO van de eerstelijnszone (ELZ) Leuven - Zuid adviseert om een voorstel uit te werken voor de aanwending van de ontvangen GBO-middelen teneinde de functies en werkingsprincipes van het GBO ten aanzien van Oekraïense vluchtelingen te realiseren.

Argumentatie

●        Voor de verder uitwerking en coördinatie van de 3 voorgestelde concepten van het GBO van de eerstelijnszone Leuven - Zuid is nood aan de aanstelling van een coördinator voor het project. De subsidies voor het project voor 2022 zijn voldoende om de loonkost voor een halftijdse GBO - coördinator te dekken.

Financiële gevolgen

●        Geen visum vereist

●        Middelen die niet zijn aangewend bij afloop van het meerjarenplan, worden teruggevorderd in 2026 (indiening werkingsverslag 2025) (Artikelen 72, 73, 74 en 76 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 17 mei 2019 ter uitvoering van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019.)

●        Er is geen co-financiering vereist van de deelnemende lokale besturen gezien de personeelskost voor de aanstelling van de GBO - coördinator volledig gedekt is met subsidies.

Bijlagen

●        Adviespresentatie GBO ELZ Leuven - Zuid

●        Functiebeschrijving projectcoördinator Geïntegreerd Breed Onthaal

●        Introductie_Werkgroep Psychische Kwetsbaarheid

●        Project ocmw-cgg

●        Loonsimulatie voltijds

●        Loonsimulatie deeltijds

●        simulatie jaarkost werkgever

●        Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van een subsidie van de Vlaamse Gemeenschap voor het jaar 2022 voor de uitvoering van de maatregelen in welzijn, volksgezondheid en gezin naar aanleiding van de Oekraïnecrisis

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het vast bureau neemt kennis van de resultaten van de procesbegeleiding van het GBO Leuven-Zuid zoals voorgesteld op 30 juni 2022 en geeft haar goedkeuring voor de verdere uitwerking van de drie voorgestelde concepten en het bijhorende actieplan.

Artikel 2:

Het vast bureau gaat principieel akkoord met de aanstelling van een halftijdse GBO-coördinator (B1-B3) met een contract van bepaalde duur voor 1 jaar met de optie op verlenging. OCMW Lubbeek zal als penhoudend lokaal bestuur instaan voor de aanwerving en aansturing van de coördinator. Er is geen co-financiering vereist van de deelnemende lokale besturen gezien de personeelskost volledig gedekt is met subsidies.

Artikel 3:

Het vast bureau gaat principieel akkoord met het voorstel van de functiebeschrijving. De stuurgroep wordt gemandateerd om in aanwezigheid van de bevoegde mandatarissen van de deelnemende lokale besturen én onder trekkerschap van het penhoudend lokaal bestuur, Lubbeek, de functiebeschrijving te finaliseren en definitief aan te nemen.

Artikel 4:

Het vast bureau vraagt aan de stuurgroep om een voorstel uit te werken voor de aanwending van de ontvangen GBO-middelen teneinde de functies en werkingsprincipes van het GBO ten aanzien van Oekraïense vluchtelingen te realiseren. Het penhoudend lokaal bestuur treedt hierbij op als trekker en bevoegd Schepen van Welzijn Hugo Simoens roept de beleidsverantwoordelijken van de  deelnemende besturen samen met de respectievelijke ambtelijke leden van de stuurgroep.