Zitting van 29 maart 2022
ZITTINGEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.
Juridische gronden
● Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen en het zittingsverslag van de vorige raadszitting goed.
● Artikel 33, §2 van het huishoudelijk reglement
De OCMW-raad beslist om het zittingsverslag, zoals vermeld in artikel 278 van het decreet lokaal bestuur, te vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de raad.
● Artikel 34, §3 van het huishoudelijk reglement
Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering van de OCMW-raad opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige raadsvergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige raadsvergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur.
Bijlagen
● Notulen zitting van 22 februari 2022.
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De raad keurt de notulen van de zitting van 22 februari 2022 goed.
Zitting van 29 maart 2022
WERKZAAMHEDEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN. AANPASSING HUISHOUDELIJK REGLEMENT RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN.
Voorgeschiedenis
Juridische gronden
• Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur
Het huishoudelijk reglement bepaalt of de raad voor maatschappelijk welzijn digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop. De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel digitaal vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement. De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.
• Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens een aantal bepalingen worden opgenomen zoals omschreven in dit artikel. De raad voor maatschappelijk welzijn kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen.
• Besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen
Argumentatie
Op 22 januari 2022 trad het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen in werking. Hoewel het besluit dateert van 10 september 2021, verscheen het pas op 21 januari 2022 in het Belgisch Staatsblad.
Het besluit geeft de lokale besturen de mogelijkheid om, los van de pandemie en een burgemeestersbesluit, digitaal of hybride te vergaderen. Er gelden wel enkele voorwaarden. De mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen, moet voorzien zijn in het huishoudelijk reglement van de raad. De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden digitaal of hybride vergaderen.
Bij een digitale of hybride vergadering van de raad:
• moet ieder lid afzonderlijk digitaal toegang hebben tot de beraadslaging en de stemming
• moeten de leden zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn
• moet de voorzitter in staat zijn om de orde te handhaven
• gelden voor de stemmingen de volgende regels:
º Niet-geheime stemming: ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, maakt zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
º Geheim: de stemming wordt op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, zonder dat kan worden afgeleid wie welke geheime stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Naast het invoeren van de mogelijkheid tot digitaal of hybride vergaderen, wordt het reglement geactualiseerd naar aanleiding van het ter beschikking stellen van het zittingsverslag via Meeting.mobile en het voorzien van een persoonlijk e-mailadres van de gemeente Bertem aan elk raadslid.
Besluit
eenparig
BIJEENROEPING RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
Artikel 1. - § 1. - De raad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
§ 2. - In principe vergadert de raad steeds fysiek in het gemeentehuis. De raad kan digitaal of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in paragrafen 5 en 6 van dit artikel.
§ 3. - De voorzitter van de raad beslist tot bijeenroeping van de raad en stelt de agenda van de vergadering op.
§ 4. - De voorzitter moet de raad voor maatschappelijk welzijn bijeenroepen op verzoek van:
1) een derde van de zittinghebbende leden.
2) een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.
3) het vast bureau.
In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten de aanvragers de dag, het uur en de agenda van de beoogde vergadering vermelden. De aanvragers bezorgen voor elk punt op die agenda hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 2 van dit reglement kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.
§ 5. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan in de volgende uitzonderlijke omstandigheden digitaal vergaderen:
• tijdens een gemeentelijke, provinciale of federale fase van een noodsituatie zoals gedefinieerd in het koninklijk besluit van 22 mei 2019 betreffende de noodplanning en het beheer van noodsituaties op het gemeentelijk en provinciaal niveau en betreffende de rol van de burgemeesters en de provinciegouverneurs in geval van crisisgebeurtenissen en -situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen;
• tijdens een epidemische noodsituatie die is afgekondigd in uitvoering van de wet van 14 augustus 2021 betreffende de maatregelen van bestuurlijke politie tijdens een epidemische noodsituatie;
• er is een dringende noodzaak waarbij de tijd die nodig zou zijn om een fysieke vergadering te organiseren, de belangen van het OCMW (verder) zouden schaden;
• het gemeentehuis is fysiek ontoegankelijk (bv. na brand, overstroming, blokkade...) of er zijn technische redenen die het onmogelijk maken om een fysieke vergadering te organiseren in het gemeentehuis (bv. bij een elektriciteitspanne).
§ 6. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan hybride vergaderen in de uitzonderlijke omstandigheden zoals vermeld in paragraaf 5.
§ 7. - In geval van een uitzonderlijke omstandigheid zoals vermeld in paragraaf 5, kan de burgemeester beslissen dat de raad niet fysiek kan vergaderen. De voorzitter geeft gevolg aan deze beslissing en moet de vergadering op digitale of hybride wijze organiseren.
In geval van een uitzonderlijke omstandigheid zoals vermeld in paragraaf 5, kan de voorzitter op eigen initiatief de vergadering op digitale of hybride wijze organiseren, na eensluidend advies van de burgemeester.
Artikel 2. - § 1. - De oproeping wordt ten minste acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
De oproeping wordt digitaal, via e-mail en het elektronisch systeem voor vergaderbeheer, aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Het e-mailbericht wordt naar het persoonlijk e-mailadres verstuurd dat door de gemeente Bertem specifiek voor het raadslid werd aangemaakt (voornaam.familienaam@bertem.be). Het e-mailbericht bevat een digitale verwijzing naar de begeleidende stukken op het gemeentelijk elektronisch systeem voor vergaderbeheer. Uitzonderlijk, in geval van overmacht om technische redenen, kan de oproeping in papieren versie aan huis worden bezorgd.
Als de agenda en begeleidende stukken per uitzondering niet op digitale wijze ter beschikking kunnen worden gesteld, worden zij in de brievenbus bij de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn thuis bezorgd. Als de stukken omwille van de omvang niet in de brievenbus kunnen, wordt het raadslid via een schriftelijk bericht in de brievenbus uitgenodigd om deze stukken te komen afhalen in het gemeentehuis tijdens de openingsuren.
§ 2. - De oproeping voor een fysieke vergadering vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering, alsook de toegelichte voorstellen van beslissing.
De oproeping voor een digitale vergadering vermeldt in elk geval de wijze waarop de vergadering doorgaat, de uitzonderlijke omstandigheden die de keuze voor een digitale vergadering verantwoorden, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering, alsook de toegelichte voorstellen van beslissing. Uiterlijk op dezelfde dag ontvangen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn een digitale link om te kunnen deelnemen aan de digitale vergadering.
De oproeping voor een hybride vergadering vermeldt in elk geval de wijze waarop de vergadering doorgaat, de uitzonderlijke omstandigheden die de keuze voor een hybride vergadering verantwoorden, de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering, alsook de toegelichte voorstellen van beslissing. Uiterlijk op dezelfde dag ontvangen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn een digitale link om te kunnen deelnemen aan de hybride vergadering.
De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
Artikel 3. - § 1. - Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de raad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze schriftelijk, bij voorkeur per e-mail, hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad. Een lid van het vast bureau kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken.
§ 2. - De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Dit verloopt conform de afspraken rond de wijze van oproepen (artikel 2 § 1).
OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING
Artikel 4. - § 1. - De vergaderingen van de raad zijn in principe openbaar.
§ 2. - De vergadering is niet openbaar als:
1) het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2) de raad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
Artikel 5. - De raad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst de eed afleggen in geval van algehele vernieuwing van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
De vergaderingen over de beleidsrapporten (=het meerjarenplan en de aanpassingen ervan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.
Artikel 6. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende raad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.
INFORMATIE VOOR LEDEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN EN PUBLIEK
Artikel 7. - § 1. – Uiterlijk acht kalenderdagen voor de vergadering worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de website van de gemeente:
• plaats, dag, uur en agenda van de fysieke raadsvergadering.
• dag, uur en agenda van de digitale raadsvergadering en de hyperlink naar de audiovisuele live uitzending ervan.
• plaats, dag, uur en agenda van de hybride raadsvergadering en de hyperlink naar de audiovisuele live uitzending ervan.
§ 2. - Indien leden van de raad voor maatschappelijk welzijn punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze openbaar bekendgemaakt overeenkomstig § 1. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze openbaar bekendgemaakt.
§ 3. - De agenda met toegelichte voorstellen van beslissing voor de openbare zitting wordt tevens bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten.
Artikel 8. - § 1. - Het OCMW maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de raad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig de regels in verband met de openbaarheid van bestuur.
§ 2. - Tijdens de fysieke raadszitting ligt een overzichtslijst met een beknopte toelichting van de voorstellen die in openbare zitting worden behandeld, ter beschikking van de perscorrespondenten en het publiek.
§ 3. – De beslissingen van de raad worden door de voorzitter van het vast bureau bekendgemaakt op de website van de gemeente zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.
Aan beslissingen van de raad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door sommige beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren in het gemeentelijk informatieblad.
Artikel 9. - § 1. - De administratie maakt voor de opmaak en de verwerking van de notulen en de besluiten gebruik van een elektronisch systeem voor vergaderbeheer. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn nemen via dit systeem kennis van:
• de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn
• de ontwerpbesluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn, met eventuele bijlagen
• de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn, met eventuele bijlagen
• de nog goed te keuren en de goedgekeurde notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn
• het zittingsverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn
• de besluiten van het vast bureau, met eventuele bijlagen (na goedkeuring van de notulen)
• de goedgekeurde notulen van het vast bureau.
§ 2. - Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft toegang tot het digitaal archief van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn en van het vast bureau. De login en de materiële en immateriële beveiligingssystemen voor authenticatie van het raadslid zijn strikt persoonlijk en mogen niet aan derden worden verstrekt. De toegang tot het elektronisch systeem voor vergaderbeheer is enkel geldig tijdens de duur van het mandaat.
Artikel 10. - § 1. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben, vanaf de verzending van de oproeping, inzage in de dossiers van alle agendapunten, in het bijzonder de verklarende nota's en plannen, de feitelijke gegevens, de eventuele briefwisseling, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing. Deze stukken worden opgenomen in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer, voor zover ze digitaal beschikbaar zijn.
De dossiers kunnen op volgende wijze worden ingekeken:
1. op het directiesecretariaat tijdens de kantooruren
2. in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer.
§ 2. - Het ontwerp van meerjarenplan, de wijzigingen aan het meerjarenplan en de jaarrekening worden op zijn minst veertien kalenderdagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken, aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.
§ 3. - De algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden verstrekken aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die erom verzoeken, technische toelichting over stukken in de dossiers voor de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn richten hun verzoek schriftelijk, via e-mail of mondeling aan de algemeen directeur. Het antwoord wordt gegeven op dezelfde wijze, tenzij anders wordt overeengekomen.
§4. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben, vanaf de verzending van de oproeping, de mogelijkheid om via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer een toelichting te vragen bij een agendapunt of een informatieve vraag te stellen bij een bepaald agendapunt. Zij dienen dit ten laatste 8 uur vóór het meegedeelde aanvangsuur via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer te laten weten en geven bij voorkeur ook aan of zij het woord wensen te nemen naar aanleiding van een bepaald agendapunt. Bij latere verzoeken is de voorzitter niet verplicht om een toelichting te (laten) geven en/of een antwoord te (laten) verstrekken op de gestelde informatieve vraag. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben evenwel steeds het recht om ter zitting het woord te vragen bij een bepaald agendapunt, ook al hebben zij dit niet voorafgaand aan de zitting laten weten.
Artikel 11. - § 1. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van het OCMW betreffen.
§ 2. - De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en die bestemd is voor de raad, wordt meegedeeld aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
§ 3. - Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de openingsuren van het directiesecretariaat:
1) de begrotingen/budgetten en meerjarenplannen van vorige dienstjaren van het OCMW Bertem;
2) de rekeningen van vorige dienstjaren van het OCMW Bertem;
3) de notulen van de beslissingen van de voorzitter van het vast bureau;
4) de notulen van de beslissingen van de algemeen directeur;
5) het register van de inkomende en uitgaande stukken van het OCMW.
§ 4. - Alle andere dossiers, stukken en akten die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, kunnen door de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn worden ingekeken na afspraak met de algemeen directeur.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde dossiers, stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aan hem schriftelijk of via e-mail mee welke dossiers of documenten zij wensen te raadplegen. Tevens vermelden zij de gewenste dag en het uur waarop zij de gevraagde documenten wensen in te zien, met een minimum van drie werkdagen tussen het tijdstip van de aanvraag en het gewenste tijdstip van inzage.
Bij ernstige twijfel of betwisting wordt de aanvraag voorgelegd aan het vast bureau.
De algemeen directeur beantwoordt uiterlijk 24 uur voor het gewenste tijdstip van inzage de aanvraag.
Bij bevestiging van de aangevraagde inzage deelt de algemeen directeur de dag, het uur en de plaats van inzage mee aan het raadslid.
Een weigering tot inzage kan enkel op basis van wettelijke of decretale gronden. Indien het organisatorisch onmogelijk is om de dossiers, stukken of akten klaar te leggen voor inzage op de gewenste dag en uur, bepaalt de algemeen directeur in onderling overleg met het raadslid een nieuwe dag en uur.
Het raadslid, dat de in deze § bedoelde documenten niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het afgesproken tijdstip, wordt geacht af te zien van inzage.
§ 5. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen een afschrift krijgen van de dossiers, akten en stukken betreffende het bestuur van het OCMW.
De aanvraag door leden van de raad voor maatschappelijk welzijn tot het afleveren van een afschrift gebeurt schriftelijk of per e-mail, gericht aan de algemeen directeur.
Een eventuele weigering van de aflevering van een afschrift kan enkel op basis van wettelijke of decretale gronden.
De gemotiveerde beslissing van de algemeen directeur tot weigering van de aflevering van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.
Bij ernstige twijfel of betwisting wordt de aanvraag voorgelegd aan het vast bureau.
§ 6. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht de instellingen van het OCMW en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hem minstens vijf werkdagen vooraf schriftelijk of per e-mail mee welke instelling of diensten zij willen bezoeken en op welke dag en uur. De algemeen directeur beantwoordt de aanvraag uiterlijk 24 uur voor het gewenste tijdstip van het bezoek.
Tijdens het bezoek van een inrichting of dienst van het OCMW mogen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn zich niet mengen in de werking. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
Artikel 12. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Een toegelicht voorstel van beslissing is niet vereist voor het stellen van een mondelinge vraag.
Op schriftelijke vragen van leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
Op het einde van de agenda van de openbare vergadering kunnen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn mondelinge vragen stellen over beleidsaangelegenheden van het OCMW die niet op de agenda van de raad staan. Om het vast bureau in staat te stellen om het antwoord op een mondelinge vraag voor te bereiden, bezorgen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de zitting de omschrijving van hun mondelinge vraag aan de algemeen directeur, die deze onmiddellijk bezorgt aan het vast bureau en aan de voorzitter van de raad. Op mondelinge vragen voor een zitting die later dan de vermelde termijn worden ingediend bij de algemeen directeur, wordt ten laatste tijdens de daaropvolgende zitting geantwoord.
QUORUM
Artikel 13. - § 1. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde beginuur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
§ 2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In deze tweede oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet lokaal bestuur overgenomen.
§ 3. - Bij een hybride of digitale vergadering gelden elk van de volgende voorwaarden om een lid dat digitaal deelneemt aan de vergadering, als aanwezig te beschouwen:
• het digitaal deelnemend raadslid laat zijn camera aanstaan gedurende de hele raadsvergadering en is zichtbaar herkenbaar
• het digitaal deelnemend raadslid zet zijn microfoon aan wanneer hij het woord krijgt en is hoorbaar herkenbaar
• elk digitaal deelnemend raadslid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming.
Het digitaal deelnemend raadslid dat de vergadering tijdelijk of voortijdig verlaat, stopt op eigen initiatief en voor de duur van zijn afwezigheid de digitale connectie tot de digitale of hybride vergadering.
WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 14. - § 1 - De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§ 2. - Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet lokaal bestuur.
De voorzitter van een vergadering die op digitale of hybride wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.
Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 15. - § 1. - De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daarop bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.
§ 2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 16. - § 1. - Nadat het agendapunt werd ingeleid, verleent de voorzitter desgevallend eerst het woord aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die in toepassing van artikel 10§4 daartoe een verzoek hebben ingediend.
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die fysiek deelnemen aan een fysieke of hybride vergadering, kunnen daarna het woord vragen door hun hand op te steken.
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die digitaal deelnemen aan een digitale of hybride raadsvergadering, vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
§ 2. - Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 17. - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst:
1) om te vragen dat men niet zal besluiten;
2) om de verdaging te vragen;
3) om een punt te verwijzen naar een werkgroep;
4) om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
5) om naar het huishoudelijk reglement te verwijzen.
Artikel 18. - § 1. - Met een amendement kan de raad een besluit nemen dat afwijkt van het ontwerpbesluit.
Een amendement wordt ingediend door één of meer leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De raad beslist uiteindelijk of het amendement wordt aangenomen of verworpen.
Een amendement wordt bij voorkeur digitaal ingediend vóór de zitting bij de algemeen directeur en uiterlijk tijdens de zitting. De algemeen directeur bezorgt het amendement onverwijld aan de voorzitter.
§ 2. - De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 19. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 20. - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd hun gsm, tablet/laptop en andere communicatieapparatuur stil te zetten tijdens het verloop van de fysieke raadsvergadering.
Artikel 21. - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke fysiek aanwezige toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Artikel 22. - Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 23. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. In geval van sluiting van een fysieke of hybride vergadering moeten de fysiek aanwezige leden van de raad dan onmiddellijk de zaal verlaten. In geval van sluiting van een digitale of hybride vergadering moeten de digitaal deelnemende leden de digitale vergadering onmiddellijk verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 24. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 25. - § 1. - Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§ 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 26. - § 1. - De raad voor maatschappelijk welzijn stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
§ 2. - De raad voor maatschappelijk welzijn stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het OCMW-deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de raad voor maatschappelijk welzijn pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Als de gemeenteraad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de gemeenteraad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
Artikel 27. - § 1. - De leden van de raad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 4.
§ 2. - Er zijn vijf mogelijke werkwijzen van stemmen:
1) de stemming bij handopsteking;
2) de mondelinge stemming;
3) de openbare digitale stemming
4) de geheime digitale stemming
5) de geheime stemming met stembriefjes.
§ 3. - Bij fysieke en hybride vergaderingen stemmen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn bij handopsteking. Bij digitale vergaderingen stemmen de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn digitaal.
In elk geval wordt er mondeling gestemd als een derde van de aanwezige leden daarom verzoekt.
§ 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
1. de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de raad voor maatschappelijk welzijn en van lid van het vast bureau;
2. het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3. individuele personeelszaken.
Artikel 28. - De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven, vraagt hij achtereenvolgens welke leden van de raad voor maatschappelijk welzijn neen stemmen, zich onthouden of ja stemmen. Het niet willen deelnemen aan de stemming wordt gelijkgesteld met een onthouding.
Elk raadslid kan slechts éénmaal stemmen per stemming.
Artikel 29. - De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken.
De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Artikel 30. - § 1. - Voor een geheime stemming met stembriefjes worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
§ 2. - Voor een geheime digitale stemming wordt gebruik gemaakt van een digitaal systeem dat de voorzitter toelaat om de authenticiteit van de uitgebrachte stem te controleren, zonder dat kan worden afgeleid wie welke geheime stem heeft uitgebracht.
§ 3. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen ja, neen of onthouden zich.
In geval van een geheime stemming met stembriefjes gebeurt de onthouding door het afgeven van een blanco stembriefje.
In geval van een geheime digitale stemming gebeurt de onthouding door het aanduiden van de antwoordmogelijkheid 'onthouding' of door niet te stemmen.
§ 4. - De voorzitter organiseert de geheime stemming en de wijze waarop de stemmen geteld worden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
Artikel 31. - § 1. - Vooraleer tot de stemopneming bij een geheime stemming met stembriefjes over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
§ 2. - Indien na een geheime digitale stemming het aantal uitgebrachte stemmen hoger is dan het aantal leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die aan de stemming hebben deelgenomen, wordt de digitale geheime stemming als ongeldig beschouwd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Artikel 32. - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
NOTULEN, ZITTINGSVERSLAG EN ONDERTEKENING
Artikel 33. - § 1. - De notulen van de raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid dat vraagt om in de notulen de motivering van zijn stemgedrag op te nemen, bezorgt de tekst hiervan uiterlijk op de dag na de zitting aan de algemeen directeur, bij voorkeur op digitale wijze, met een maximum van 500 lettertekens. Tevens kunnen bijkomende feiten worden opgenomen in de desbetreffende rubriek van het motiverend gedeelte van het besluit, mits akkoord van de raad.
Een samenvatting van de mondelinge vragen en de antwoorden daarop worden opgenomen in de notulen. Loutere meldingen die geen vraagstelling over beleidsaangelegenheden bevatten, worden niet in de notulen opgenomen.
§ 2. - De raad beslist om het zittingsverslag, zoals vermeld in artikel 278 van het decreet lokaal bestuur, te vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de raad.
§ 3. - Als de raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, § 2 en artikel 6 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen.
Artikel 34. - § 1. - De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur. Indien er geen algemeen directeur (titularis of waarnemend) ter beschikking is tijdens de zitting van de raad, wordt het secretariaat waargenomen door het jongste lid (in leeftijd) van het vast bureau.
§ 2. - Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering van de raad ten minste acht dagen voor de vergadering van de raad gepubliceerd op het elektronisch systeem voor vergaderbeheer. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn worden via e-mail op de hoogte gebracht van deze publicatie.
§ 3. - Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige raadsvergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige raadsvergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur. In het geval de raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. - Telkens als de raad het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur ondertekend.
Artikel 35. - De notulen van de vergaderingen van het vast bureau worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op de vergadering van het vast bureau waarop de notulen werden goedgekeurd, gepubliceerd op het elektronisch systeem voor vergaderbeheer. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn worden via e-mail op de hoogte gebracht van deze publicatie.
RAADSCOMMISSIES
Artikel 36. - In de raad voor maatschappelijk welzijn wordt niet gewerkt met raadscommissies.
VERGOEDING LEDEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
Artikel 37. - § 1. - Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van de voorzitter van het vast bureau en de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn waarop zij aanwezig zijn, op voorwaarde dat de vergadering niet aansluit op een vergadering van de gemeenteraad.
§ 2. - De voorzitter van de raad of zijn vervanger ontvangt geen dubbel presentiegeld voor elke vergadering die hij effectief voorzit.
Artikel 38. - § 1. - Het presentiegeld wordt met ingang van 1 januari 2019 en gedurende de legislatuur 2019-2024 als volgt vastgesteld: 124,98 euro vast per zitting van de raad.
Dit bedrag wordt geïndexeerd overeenkomstig artikel 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.
§ 2. - De presentiegelden worden tweemaal per jaar op de bank- of postrekening van het raadslid gestort (na de raad van juni en na de raad van december).
VERZOEKSCHRIFTEN
Artikel 39. – § 1. – Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het OCMW in te dienen.
De organen van het OCMW zijn de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van het vast bureau, de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het OCMW dat als overheid optreedt.
§ 2. - Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
De verzoekschriften worden aan het orgaan van het OCMW gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
§ 3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het OCMW behoort, zijn onontvankelijk.
Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van de gemeente behoren, worden door de ontvanger van het verzoekschrift overgemaakt aan het bevoegde orgaan van de gemeente. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
1) de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2) het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3) de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend;
4) het taalgebruik ervan beledigend is.
De voorzitter van het orgaan waaraan het verzoekschrift gericht is, doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 40. - § 1. – Is het een verzoekschrift voor de raad voor maatschappelijk welzijn, dan plaatst de voorzitter het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het verzoekschrift minstens twintig dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
§ 2. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan de bij hem ingediende verzoeken naar het vast bureau of naar het bijzonder comité voor de sociale dienst verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§ 3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van het OCMW. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
§ 4. - Het betrokken orgaan van het OCMW verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
ONDERTEKENING EN VORM VAN STUKKEN
Artikel 41. - § 1. De reglementen, verordeningen, beslissingen, akten van de raad voor maatschappelijk welzijn en alle andere stukken of briefwisseling die specifiek betrekking hebben op de raad voor maatschappelijk welzijn worden ondertekend door de voorzitter van de raad en medeondertekend door de algemeen directeur.
De reglementen, verordeningen, beslissingen en akten van de voorzitter van het vast bureau en van het vast bureau worden ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en medeondertekend door de algemeen directeur.
§ 2. - Onverminderd § 1 wordt de briefwisseling van het OCMW ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en medeondertekend door de algemeen directeur.
Artikel 42. - Stukken van het OCMW worden bij gewone brief of een digitale brief aan de betrokkene bezorgd, tenzij de wet, het decreet lokaal bestuur of een ander decreet een andere vorm van mededeling of kennisgeving oplegt. Onder 'digitale brief' wordt verstaan: een brief opgenomen in een digitaal bestand. Een digitale brief kan op eender welke wijze aan de betrokkene worden bezorgd (bv. e-mail, digitale postbus, digitaal loket, geheugendrager…).
BEROEPSGEHEIM
Artikel 43. - § 1. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsmede van alle andere personen, vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
§ 2. - De verplichte geheimhouding geldt ook voor de besluiten van de andere organen van het OCMW m.b.t. aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken en waarvan het raadslid kennisneemt vanuit zijn/haar hoedanigheid als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn. De beslissingsbevoegdheid voor de openbaarmaking van deze besluiten is geregeld in het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
§ 3. - De documenten die via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer kunnen worden geraadpleegd, mogen niet worden gebruikt voor een doeleinde / op een wijze die onverenigbaar is met de rechten en verplichtingen van het mandaat.
ONDERSTEUNING LEDEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
Artikel 44. - § 1. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben op het gemeentehuis toegang tot draadloos internet in het kader van de werkzaamheden van hun mandaat. Zij kunnen gratis kopieën bekomen van bestuursdocumenten van het OCMW. Zij kunnen alle nodige informatie inkijken in een lokaal dat door de algemeen directeur wordt toegewezen.
§ 2. - Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het OCMW sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun mandaat.
BEPALINGEN OVER HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST
Artikel 45. - Het presentiegeld dat toegekend wordt aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (of de plaatsvervanger als die aanwezig is) is gelijk aan het bedrag dat aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn wordt toegekend, zoals vermeld in artikel 38 van dit reglement.
Artikel 46. - Artikel 44 is van overeenkomstige toepassing op de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Artikel 47. - De leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG) terugvorderen van het OCMW, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma's. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.
Artikel 48. - De leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst mogen, voor het uitvoeren van hun taken als mandataris, ICT-materiaal kopen zoals een smartphone, pc, tablet of laptop. Deze aankopen kunnen door het OCMW vergoed worden met een maximum – per legislatuur en per mandataris – van 500 euro.
Het toestel waarvoor een tussenkomst wordt gevraagd, moet voorzien zijn van een legale versie van antivirussoftware en van beveiligingssoftware tegen malware.
Voor de verkrijging van deze tussenkomst in de aankoopprijs dient een bewijsstuk van aankoop te worden voorgelegd aan de financiële dienst van de gemeente.
Artikel 49. - Jaarlijks wordt een overzicht overgemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dit document is openbaar.
Zitting van 29 maart 2022
PARTICIPATIE EN SOCIALE ACTIE, VOORSCHOTBUDGET
Voorgeschiedenis
• Raadsbesluit van 28 september 2020 over de goedkeuring van het reglement participatie en sociale activering.
• Raadsbesluit van 26 oktober 2021 tot aanpassing van het reglement met ingang vanaf 1 januari 2022.
• Positief advies van het BCSD van 28 februari 2022 tot toekenning van een voorschotbudget.
Feiten en context
• De openbare centra voor maatschappelijk welzijn ontvangen jaarlijks een federale toelage om de participatie en sociale activering van de cliënten te bevorderen.
• De afgelopen jaren werd deze toelage steeds in twee maal toegekend, eerst kwam een beslissing voor de eerste 6 maanden van het jaar en nadien volgde de beslissing voor de tweede helft van het jaar. De eerste beslissing, voor de eerste 6 maanden van het jaar, komt meestal pas in juli van het betreffende jaar, in 2020 was dit zelfs pas in september. Het gevolg hiervan is dat de dienst cliënten vaak maandenlang moet laten wachten op een tussenkomst, en dat een groot deel van de subsidies vaak teruggestort moet worden omdat de dienst de toelagen niet tijdig opgebruikt krijgt wegens de late toekenning.
• De afgelopen drie jaren ontving de gemeente Bertem respectievelijk €3035, €3358 en €3244, zijnde gemiddeld €3212 per jaar.
• Om gebruikers van de dienst reeds van in het begin van het jaar te kunnen ondersteunen door gebruik te maken van deze subsidie, stelt de dienst voor een voorschotbudget van €2500 aan te leggen in afwachting van het nieuwe KB.
• De tussenkomsten die worden toegekend onder aanwending van het voorschotbudget zullen worden toegekend, gebruikmakend van het nieuwe reglement, zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 oktober 2021.
Juridische gronden
• De organieke wet betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 8 juli 1976.
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
• Koninklijk besluit van 29 juni 2021 houdende maatregelen ter bevordering van de participatie en sociale activering van de gebruikers van de dienstverlening van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn voor het jaar 2021.
Adviezen
• De dienst zorg en welzijn constateert dat kinderen en volwassenen uit gezinnen met lage inkomens alsnog te weinig aansluiting vinden bij sportieve, culturele of andere verenigingen. Vrijetijdsparticipatie is een hefboom om mensen terug het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van de samenleving. Het is dat ook een kerntaak van de dienst om ervoor te zorgen dat deze doelgroep kan participeren aan het verenigingsleven.
• De waarnemend financieel directeur gaf op 17 februari 2022 een positief advies tot het aanleggen van een voorschot budget van €2500, zodoende de tussenkomsten reeds gericht te kunnen beginnen toekennen.
• De dienst stelt voor, indien er geen nieuwe subsidie zou worden toegekend voor het jaar 2021, om de tussenkomsten te verlenen onder aanwending van eigen middelen, voor maximaal het toegekende voorschotbudget, zijnde €2500.
Argumentatie
Door laattijdige besluitvorming, kan de dienst zorg en welzijn de subsidies niet ten volle benutten.
Besluit
eenparig
Besluit
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist een voorschot budget van €2500 toe te kennen aan de dienst zorg en welzijn voor het verlenen van tussenkomsten ter bevordering van de participatie aan het sociale, sportieve en culturele leven van gebruikers van de dienst.
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist dat het voorschot budget enkel mag worden aangewend onder de voorwaarden van het nieuwe reglement 'Participatie en sociale activering', zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 26 oktober 2021.
Artikel 3:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist dat, indien zou blijken dat er voor het werkingsjaar 2022 geen nieuwe subsidie voor participatie en sociale actie wordt toegekend, de tussenkomsten mogen worden toegekend onder aanwending van eigen middelen, tot maximaal het bedrag van het toegekende voorschot, zijnde €2500.
Zitting van 29 maart 2022
MONDELINGE VRAGEN.
Juridische gronden
● Artikel 31 en 74 van het decreet lokaal bestuur
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de voorzitter vast bureau en aan de leden van het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
● Artikel 12 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Op het einde van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over beleidsaangelegenheden van het OCMW die niet op de agenda van de OCMW-raad staan. Om het vast bureau in staat te stellen om het antwoord op een mondelinge vraag voor te bereiden, bezorgen de raadsleden uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de zitting de omschrijving van hun mondelinge vraag aan de algemeen directeur, die deze onmiddellijk bezorgt aan het vast bureau en aan de voorzitter van de raad. Op mondelinge vragen voor een zitting die later dan de vermelde termijn worden ingediend bij de algemeen directeur, wordt ten laatste tijdens de daaropvolgende zitting geantwoord.
● Artikel 33, §1 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Een samenvatting van de mondelinge vragen en de antwoorden daarop worden opgenomen in de notulen. Loutere meldingen die geen vraagstelling over beleidsaangelegenheden bevatten, worden niet in de notulen opgenomen.
Besluit
Mondelinge vragen
Er werden geen mondelinge vragen gesteld.