Zitting van 30 juli 2018

ZITTINGEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.

Juridische gronden

•         Artikel 44 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de vorige raadszitting goed.

Bijlagen

•         Notulen openbare zitting van 28 juni 2018

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad keurt de notulen van de openbare zitting van 28 juni 2018 goed.

Zitting van 30 juli 2018

INFORMATIEVEILIGHEID. KENNISNAME JAARVERSLAG 2017 EN VEILIGHEIDSPLAN 2018-2020 GEMEENTE EN OCMW BERTEM.

Voorgeschiedenis

•         Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 4 maart 2015 over de gunning van de opdracht ‘Aanstellen van een dienstverlener voor het opmaken van een risicoanalyse m.b.t. de informatieveiligheid’  aan VERA autonoom provinciebedrijf, Vaartdijk 3/001 in 3018 Wijgmaal, via het raamcontract dat de stad Tienen sloot.

•         Gezamenlijke vergadering van de stuurgroepen informatieveiligheid (gemeente en OCMW) van 27 april 2017.

•         E-mail van de informatieveiligheidsconsulent van 17 juli 2018 met het jaarverslag 2017.

Feiten en context

•         De stuurgroepen informatieveiligheid (gemeente en OCMW) hebben, in het licht van de integratie van gemeente en OCMW, een gezamenlijk informatieveiligheidsplan 2018-2020 opgesteld.

Juridische gronden

•         Artikel 10 van het besluit van de Vlaamse regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer
De veiligheidsconsulent stelt voor de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur een ontwerp van veiligheidsplan op voor een termijn van drie jaar, met vermelding van de middelen op jaarbasis die vereist zijn om het plan uit te voeren. Dat ontwerp wordt minstens eenmaal per jaar herzien en zo nodig aangepast.

Adviezen

•         Gunstig advies van de informatieveiligheidscel

Bijlagen

•         Jaarverslag informatieveiligheid 2017 OCMW Bertem

•         Veiligheidsplan 2018-2020 gemeente en OCMW Bertem

Besluit

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van:

•         het jaarverslag 2017 over de informatieveiligheid van OCMW Bertem

•         het informatieveiligheidsplan 2018-2020 voor gemeente en OCMW Bertem.

Zitting van 30 juli 2018

OVERHEIDSOPDRACHT VERZEKERINGEN 2020-2023. GOEDKEURING DEELNAME OCMW BERTEM AAN GEZAMENLIJKE AANBESTEDING LOKALE BESTUREN KORTENBERG, HERENT EN BERTEM.

Voorgeschiedenis

•         Werkgroep verzekeringen Herent-Kortenberg-Bertem van 3 juli 2018

•         Collegebesluit van de gemeente Kortenberg van 6 juli 2018 waarin zij akkoord gaan met het samenwerkingsmodel, met de mandatering aan gemeente Kortenberg om de procedures uit te voeren en te coördineren, met de organisatie van een consultancy-opdracht en met de voorgestelde kostenverdeling

•         Collegebesluit van de gemeente Bertem van 23 juli 2018 over de goedkeuring van de deelname van gemeente Bertem aan de gezamenlijke aanbesteding van de lokale besturen Kortenberg, Herent en Bertem.

Feiten en context

•         Zeven lokale besturen hebben in 2015 samengewerkt voor de aanbesteding van hun verzekeringspolissen voor de jaren 2016-2019: gemeente en OCMW Bertem, gemeente en OCMW Kortenberg en gemeente, OCMW en AGB Herent.

•         Gemeente Bertem trad op als aanbestedende overheid mede in naam van de 6 andere lokale besturen.

•         Elke gemeente was vertegenwoordigd in een werkgroep die heel het proces voorbereidde en begeleidde, onder coördinatie van de aanbestedende overheid.

•         De kosten voor de inzet van een consultant voor de doorlichting van de risico's en van de verzekeringspolissen en voor de begeleiding van de overheidsopdracht verzekeringen werden bij de vorige procedure verdeeld a rato van het budgettair aandeel van elk bestuur in de totale gunningsprijs.

Juridische gronden

•         Artikel 51, § 1 van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet worden toevertrouwd.

•         Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

Adviezen

•         Gunstig advies van de financieel directeur en van de algemeen directeur

Argumentatie

Door samen te werken met andere lokale besturen, worden financiële en niet-financiële schaalvoordelen gerealiseerd terwijl de inzet van personeel eerder beperkt is, nl. voor het verzamelen van informatie, het organiseren van intern overleg, de deelname aan de werkgroep en de voorbereiding van de interne besluitvorming.

Voor OCMW Bertem zijn er bovendien geen uitgaven verbonden aan de consultancy-opdracht omdat gemeente Bertem het aandeel in de kosten van zowel gemeente als OCMW op zich neemt.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met de deelname van OCMW Bertem aan een gezamenlijke aanbesteding van de verzekeringspolissen Personen, Materiële schade, Aansprakelijkheid en Auto voor de periode 2020-2023, in samenwerking met de lokale besturen van Herent en Kortenberg.

Artikel 2:

De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met het inhuren van een consultant voor de doorlichting van de risico's en de verzekeringspolissen en voor de begeleiding van de overheidsopdracht verzekeringen voor de lokale besturen van Herent, Kortenberg en Bertem. De raad gaat ermee akkoord dat het gemeentebestuur van Bertem het aandeel van OCMW Bertem in de totale kosten op zich neemt.

Artikel 3:

De raad voor maatschappelijk welzijn mandateert de gemeente Kortenberg om in naam van OCMW Bertem de procedures voor de plaatsing van de 2 overheidsopdrachten (consultancy-opdracht en aanbesteding verzekeringspolissen) te voeren en te coördineren.

Zitting van 30 juli 2018

PERSONEEL. VACANTVERKLARING POETSHELPER DIENST ZORG.

Voorgeschiedenis

•         Raadsbesluit van 10 januari 2017 over de goedkeuring van het organogram en de personeelsformatie van het OCMW.

•         Brief van Paulette Laes, poetshelper dienst zorg, van 19 april 2018 waarin zij haar pensioen aanvraagt met ingang van 1 oktober 2018

•         Brief van OCMW Bertem van 20 april 2018 waarin akkoord wordt gegaan met de pensionering van Paulette Laes.

Feiten en context

•         De halftijdse contractuele functie van poetshelper (D1-D3) met prestaties bij de dienst zorg wordt vacant vanaf 1 oktober 2018.

Juridische gronden

•         Artikel 13, 2° van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur
Als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, mag een bestuursdocument niet openbaar worden gemaakt.

•         Artikel 51, §1 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet worden toevertrouwd.

•         Titel 2, hoofdstukken II en III van de rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel, laatst gewijzigd op 29 juni 2017
Deze hoofdstukken behandelen de aanwervings- en selectieprocedure.

Adviezen

•         Gunstig advies van het diensthoofd zorg

Argumentatie

Om de continuïteit van de dienstverlening van de dienst zorg te waarborgen, is een tijdige vervanging van het personeelslid nodig. Er wordt een wervingsreserve aangelegd om eventuele toekomstige vacante betrekkingen op een vlotte wijze te kunnen invullen.

Financiële gevolgen

Bijlagen

•         Vacaturebericht

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De halftijdse contractuele functie van poetshelper (D1-D3) bij de dienst zorg wordt vacantverklaard vanaf 1 oktober 2018.

Artikel 2:

Er wordt een wervingsreserve aangelegd voor contractuele poetshelper (D1-D3) bij de dienst zorg, geldig voor één jaar.

Artikel 3:

De vacature wordt bekendgemaakt:

•         extern op de VDAB-website, op de gemeentelijke website, in de gemeentelijke e-nieuwsbrief, op de vacaturedatabank van 11.11.11, in Rondom en op de infoborden van de gemeente Bertem

•         intern op het intranet en in de personeelsnieuwsbrief.

Artikel 4:

De bijgevoegde ontwerptekst voor de externe bekendmaking wordt goedgekeurd.

Artikel 5:

De kandidaturen kunnen ingediend worden tot uiterlijk 6 september 2018 op volgende wijzen:

•         met een curriculum vitae

•         via het sollicitatieformulier dat door de algemeen directeur is vastgesteld.

Artikel 6:

Het examenprogramma wordt als volgt vastgesteld:

•         competentieproef: 20 punten

•         praktische proef: 40 punten

•         grondig sollicitatiegesprek: 40 punten.

Artikel 7:

De selectieprocedure wordt in eigen beheer uitgevoerd.

Artikel 8:

De selectiecommissie wordt samengesteld uit de volgende deskundigen:

•         Voorzitter van de jury: Ingrid Vandenbossche, maatschappelijk werker, dienst Schoonmaakhulp van OCMW Tervuren

•         Muriel Debandt, diensthoofd, dienst Zorg van OCMW Bertem

•         Danitsja Daniels, ploegbaas, poetsdienst gemeente Bertem

•         Secretaris van de jury: Katleen Vermaelen, administratief medewerker van OCMW Bertem.

Zitting van 30 juli 2018

ORGANISATIESTRUCTUUR. AANPASSING ORGANOGRAM EN PERSONEELSFORMATIE ALS GEVOLG VAN DE AANSTELLING VAN EEN ALGEMEEN DIRECTEUR.

Voorgeschiedenis

•         Raadsbesluit van 10 januari 2017 over de goedkeuring van het organogram en de personeelsformatie van het OCMW.

•         Besluit van de gemeenteraad van Bertem van 26 juni 2018 over de aanstelling van de algemeen directeur

•         Kennisname door de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 juni 2018 van het besluit van de gemeenteraad van Bertem van 26 juni 2018 over de aanstelling van de algemeen directeur

Feiten en context

•         De personeelsformatie bevat de opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen die nodig zijn voor de permanente personeelsbehoeften.

•         Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van het OCMW weer en geeft de gezagsverhoudingen aan.

•         De algemeen directeur oefent de taken en bevoegdheden uit die overeenkomstig het Gemeentedecreet, overeenkomstig het OCMW-decreet of overeenkomstig andere wettelijke of decretale bepalingen aan de gemeentesecretaris en aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn zijn toevertrouwd.

•         De algemeen directeur is een decretaal verplicht nieuwe functie die voorzien wordt in de personeelsformatie van de gemeente. Hij is dus in dienst van het gemeentebestuur maar staat ook ten dienste van het OCMW. De algemeen directeur is hoofd van al het personeel: alle diensten en medewerkers staan onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

•         Door de aanstelling van een algemeen directeur wordt de functie van secretaris decretaal stopgezet in gemeente en OCMW. Er wordt een nieuwe passende functie voorzien voor de niet als algemeen directeur aangestelde secretaris, in casu de OCMW-secretaris.

•         De functie van algemeen directeur is nieuw t.o.v. de laatst goedgekeurde formatie van het OCMW.

•         De functie van juridisch adviseur die in het organogram van het OCMW wordt opgenomen, is een staffunctie onder leiding van de financieel directeur.

Juridische gronden

•         Wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel

•         Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel

•         Artikel 52 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Het vaststellen van het organogram is een bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. Deze bevoegdheid is niet gedelegeerd naar het vast bureau.

•         Artikel 86, §4 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Dit artikel bepaalt dat de secretaris de taak heeft om in samenwerking met het managementteam een voorontwerp van het organogram op te maken.

•         Artikel 102 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de personeelsformatie vast.

•         Artikel 270, §1, 2° van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Over het vaststellen of wijzigen van de personeelsformatie kan het OCMW alleen beslissen als deze beslissing vooraf voor advies is voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

•         Raadsbesluit van 28 juni 2018 over de vaststelling van het begrip 'dagelijks personeelsbeheer'
De algemeen directeur is bevoegd voor het vaststellen van de functiebeschrijvingen van de personeelsleden, met uitzondering van de functiebeschrijvingen van de algemeen en de financieel directeur.

Adviezen

•         Gunstig advies van het college van burgemeester en schepenen van 23 juli 2018

•         Gunstig advies van het managementteam van 24 juli 2018

•         Gunstig advies van het hoog overlegcomité van 30 juli 2018

Argumentatie

De wijziging van het organogram is een noodzakelijk gevolg van de decretale verplichting om de niet als algemeen directeur aangestelde secretaris aan te stellen als adjunct algemeen directeur bij de gemeente of in een passende functie op A-niveau bij de gemeente, het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient of bij een verzelfstandigde entiteit van de gemeente of vereniging van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient.

Op basis van de uitgebreide en sterk gemotiveerde beoordeling van de kandidaturen voor het ambt van algemeen directeur, en meer specifiek op het vlak van het criterium 'leidinggevende capaciteiten' en op het vlak van het criterium 'opleiding', oordeelt de raad voor maatschappelijk welzijn dat de staffunctie van juridisch adviseur de meest passende functie is voor het betrokken personeelslid.

Financiële gevolgen

Door het behoud van de salarisschaal van OCMW-secretaris, zijn er geen effecten op de uitgaven.

Bijlagen

•         brtgo-pj-20180709 organogram OCMW met oog op passende functie

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad keurt de bijgevoegde aanpassing van het organogram van OCMW Bertem goed, waarbij de functie van juridisch adviseur als staffunctie wordt opgenomen bij de financiële dienst en onder de directe leiding van de financieel directeur. De functie van juridisch adviseur maakt geen deel uit van het managementteam.

Artikel 2:

In de personeelsformatie van OCMW Bertem wordt de voltijdse statutaire functie van de decretale graad 'secretaris' vervangen door de voltijdse statutaire functie van 'juridisch adviseur' in de graad A1a-A2a.

Artikel 3:

Het doel van de functie van juridisch adviseur is: "De juridisch adviseur staat in voor het juridisch advies aan alle afdelingen van de organisatie, de bestuursorganen en de decretale graden zodat het lokaal bestuur steeds volgens de geldende bestuurlijke principes handelt. Juridische dossiers en aanverwante contractueel-bestuurskundige dossiers behandelen zijn de verantwoordelijkheid van de juridisch adviseur."

Aan de algemeen directeur wordt opdracht gegeven om de functiebeschrijving van de juridisch adviseur eerstdaags vast te stellen.

Zitting van 30 juli 2018

INTEGRATIE GEMEENTE-OCMW. GOEDKEURING BEHEERSOVEREENKOMST GEMEENTE EN OCMW.

Voorgeschiedenis

•         Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1 december 2015 over de goedkeuring van de overeenkomst tussen OCMW en gemeente over de gemeenschappelijke financiële dienst onder leiding van een gemeenschappelijke financieel beheerder

•         Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 10 januari 2017 over de goedkeuring van de beheersovereenkomst ICT OCMW - gemeente Bertem

•         Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 7 maart 2017 over de goedkeuring van de beheersovereenkomst economaat gemeente-OCMW

•         Besluit van de gemeenteraad van Bertem van 26 juni 2018 over de aanstelling van de algemeen directeur

Juridische gronden

• Artikel 52 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
  De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het goedkeuren van beheersovereenkomsten tussen gemeente en OCMW.
• Artikel 271 van het gemeentedecreet van 15 juli 2015
  Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijk gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden.
• Artikel 271 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
  Tussen de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen beheersovereenkomsten worden gesloten over het gemeenschappelijke gebruik van elkaars diensten. In de beheersovereenkomst kan tevens opgenomen worden dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn voor bepaalde functies een beroep kunnen doen op elkaars personeelsleden.

Adviezen

•         Gunstig advies van het managementteam van 24 juli 2018

Argumentatie

Het decreet lokaal bestuur beoogt de integratie van de OCMW-diensten en de gemeentelijke diensten. Dit moet een betere en transparante relatie tussen OCMW en gemeente bewerkstellingen. Door het benutten van de synergieën en de opportuniteiten willen beide besturen komen tot meer doeltreffend, kwalitatief en efficiënt werkende organisaties.

Het decreet lokaal bestuur beoogt een geïntegreerde organisatie van beide besturen waarbij het OCMW de opdrachten behoudt, vermeld in de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, alsook de andere aangelegenheden die haar door of krachtens een wet of een decreet worden opgelegd.

De samenwerking tussen gemeente en OCMW wordt geofficialiseerd via deze beheersovereenkomst tussen beide besturen. Op die manier ontstaat er een formele basis voor de samenwerking.

Deze overeenkomst heeft tot doel de dagelijkse samenwerking van de geïntegreerde OCMW- en gemeente-organisatie te regelen tot het in werking treden van het decreet lokaal bestuur. Deze geïntegreerde organisatie zal stapsgewijs en op een projectmatige wijze worden uitgebouwd.

We gaan hierbij uit van een integratie van de ondersteunende diensten enerzijds en een maximale samenwerking tussen de vrijetijds-, welzijns- en burgergerichte diensten anderzijds.

Hoewel gemeente en OCMW juridisch als afzonderlijke entiteiten blijven bestaan, zullen door de integratie gemeente en OCMW functioneel als één organisatie werken waarbij het OCMW zal instaan voor de maatschappelijke dienstverlening.

Bijlagen

• Beheersovereenkomst gemeente-OCMW Bertem

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad keurt de bijgevoegde 'Beheersovereenkomst gemeentebestuur - OCMW Bertem' goed.