Zitting van 25 juni 2024
ZITTINGEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.
Juridische gronden
• Artikel 74 van het decreet lokaal bestuur
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen en het zittingsverslag van de vorige raadszitting goed.
• Artikel 33, §2 van het huishoudelijk reglement
De OCMW-raad beslist om het zittingsverslag, zoals vermeld in artikel 278 van het decreet lokaal bestuur, te vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de raad.
• Artikel 34, §3 van het huishoudelijk reglement
Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering van de OCMW-raad opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige raadsvergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige raadsvergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur.
Bijlagen
● Notulen zitting van 28 mei 2024
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De raad keurt de notulen van de zitting van 28 mei 2024 goed.
Zitting van 25 juni 2024
BEKRACHTIGING BESLUIT VAST BUREAU. AGENDA ALGEMENE VERGADERING IGO DIV.
Voorgeschiedenis
● Besluit van het vast bureau van 3 juni 2024 over de goedkeuring van de agenda van de algemene vergadering van IGO DIV op 21 juni 2024.
Feiten en context
Op 21 juni 2024 vond de algemene vergadering van aandeelhouders van IGO DIV plaats. Aangezien de gemeente en het OCMW lid zijn, worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan deze algemene vergadering.
Diane Vander Elst en Iris De Smet werden als vertegenwoordigers aangesteld ingevolge het besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 januari 2019.
De uitnodiging voor de algemene vergadering werd laattijdig ontvangen (12 mei) waardoor een agendering op de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn niet meer mogelijk was.
Juridische gronden
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Bijlagen
● Besluit vast bureau van 3 juni 2024.
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn bekrachtigt het besluit van het vast bureau van 3 juni 2024 aangaande de goedkeuring van de agenda van de algemene vergadering van IGO DIV op 21 juni 2024.
Zitting van 25 juni 2024
BEKRACHTIGING BESLUIT VAST BUREAU. AGENDA ALGEMENE VERGADERING OFP PROLOCUS.
Voorgeschiedenis
● Besluit van het vast bureau van 10 juni 2024 over de goedkeuring van de agenda van de algemene vergadering van OFP Prolocus op 21 juni 2024.
Feiten en context
Op 21 juni 2024 vindt de algemene vergadering van aandeelhouders van de OFP Prolocus plaats. Aangezien de gemeente, het OCMW en het AGB Beleko aandeelhouder zijn, worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan deze algemene vergadering.
Joël Vander Elst werd als vertegenwoordiger aangesteld bij raadsbesluit van 26 april 2022.
De uitnodiging voor de algemene vergadering werd laattijdig ontvangen (31 mei 2024) waardoor een agendering op de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en raad van bestuur niet meer mogelijk is.
Juridische gronden
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Bijlagen
● Besluit vast bureau van 10 juni 2024.
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn bekrachtigt het besluit van het vast bureau van 10 juni 2024 aangaande de goedkeuring van de agenda van de algemene vergadering van OFP Prolocus op 21 juni 2024.
Zitting van 25 juni 2024
ORGANISATIEBEHEERSING. GOEDKEURING ALGEMEEN KADER.
Voorgeschiedenis
Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2. de wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt.
Beheersen wil zeggen: sturing geven en onder controle hebben. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen en de dingen juist doen. Deze beheersing situeert zich zowel op het globale niveau van de organisatie, als op dienstniveau en op procesniveau.
Feiten en context
Het lokaal bestuur Bertem beschikt heden nog niet over een kader voor organisatiebeheersing voor de geïntegreerde organisatie. Tot op heden voerde het lokaal bestuur geen volwaardige zelfevaluatie uit. De thema's uit de 'Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' kwamen de afgelopen jaren ad hoc aan bod. Structurele acties om de risico's van alle thema's uit de Leidraad in kaart te brengen en verbeteracties te formuleren zijn een voorwaarde om te groeien als een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie.
Juridische gronden
● Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikels 217-220.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatie- beheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de diensten.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatie- beheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
● Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur
● Auditdecreet van 5 juli 2013
Adviezen
Bespreking managementteam 29/02/2024
Argumentatie
In 2014 werd het agentschap Audit Vlaanderen opgericht. Audit Vlaanderen heeft als opdracht de organisatiebeheersing van de Vlaamse administratie en van de lokale besturen te evalueren en aanbevelingen hierover te formuleren om zo een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie. Concreet staan zij dus in voor externe audits bij de lokale besturen.
Audit Vlaanderen creëerde een leidraad voor organisatiebeheersing, waar talrijke lokale besturen gebruik van maken. De leidraad biedt een kader voor een degelijke organisatiebeheersing. Door een zelfevaluatie op basis van de leidraad uit te voeren, kunnen lokale besturen zelf onderzoeken waar ze staan op het vlak van organisatiebeheersing. De resultaten van een zelfevaluatie geven de organisatie een beeld van de sterke punten en verbeterpunten op vlak van organisatiebeheersing en waar ze verder op moet inzetten.
Vervolgens kan dan een stappenplan worden uitgewerkt dat aangeeft waar eerst aan zal worden gewerkt en waaraan later. Via een jaarlijkse rapportering over de verbeteracties kunnen het college en de raad de organisatiebeheersing opvolgen. Voor Audit Vlaanderen is de leidraad het referentiekader bij het uitvoeren van organisatie-audits.
Gezien het bestaan van deze leidraad en het feit dat Audit Vlaanderen zich op deze leidraad baseert bij het uitvoeren van organisatie-audits, is het opportuun om het organisatiebeheersingssysteem van gemeente en OCMW hierop te bouwen.
Het model in de leidraad is opgebouwd uit 10 thema’s waarvoor telkens doelstellingen op het vlak van organisatiebeheersing en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. Die doelstellingen zijn de basisvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om een organisatie in het algemeen goed te kunnen beheersen.
De thema’s zijn:
1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR)
2. Belanghebbendenmanagement (BHM)
3. Monitoring (MON)
4. Organisatiestructuur (ORG)
5. Personeelsbeleid (HRM)
6. Organisatiecultuur (CUL)
7. Informatie en communicatie (ICO)
8. Financieel management (FIM)
9. Facilitaire middelen (FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT)
De verschillende thema’s van de leidraad staan niet los van elkaar. Elk thema heeft tal van raakpunten met de andere thema’s. Tussen de thema’s bestaat een voortdurende wisselwerking.
Naast de 10 thema’s zien we in dit model de zogenaamde ‘PDCA-cyclus’. Dit is een methode voor continue organisatieverbetering. Het cyclisch karakter van de vier activiteiten garandeert dat de verbetering systematisch onder de aandacht blijft.
- In de plan-fase brengen we in kaart aan welke aspecten van onze organisatie we willen werken. Dit doen we aan de hand van een zelfevaluatie waarbij we onze risico’s in kaart brengen en de daaraan gekoppelde verbeteracties vastleggen. Voor iedere verbeteractie wordt een prioriteit en een timing bepaald.
- Op het moment dat de plannen effectief worden uitgevoerd, bevindt onze organisatie zich in de do-fase. De verbeterprojecten worden gerealiseerd.
- De check-fase is de fase waarin door monitoring, evaluatie en rapportering de stand van zaken wordt opgemaakt. In die fase wordt gekeken naar wat is verwezenlijkt en waar we het plan moeten bijsturen. We doen dit jaarlijks bij de rapportering door de algemeen directeur aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.
- Het is mogelijk dat n.a.v. deze “check” een bijsturing van het plan noodzakelijk is. De act-fase zorgt voor de bijsturing.
Aan de buitenkant van het model van de Leidraad zien we vier globale doelstellingen inzake organisatiebeheersing: effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie.
- Effectiviteit geeft aan dat de organisatie “de juiste dingen doet”: ze doet wat ze moet doen (uiteraard steeds binnen de politiek vastgelegde krijtlijnen).
- Integriteit geeft aan dat de organisatie inzet op de versterking van de integriteit van de organisatie in haar geheel en van het integer handelen van de individuele personeelsleden.
- Kwaliteit slaat op de mate waarin de organisatie streeft naar voortdurende verbetering, rekening houdend met wat de belanghebbenden van haar verwachten.
- Efficiëntie betekent dat ze “de dingen juist doet”, ze zet haar middelen correct in.
Het managementteam en de diensthoofden die deel uitmaken van de stuurgroep rond de zelfevaluatie gebruiken de leidraad voortaan als kader voor de cyclische zelfevaluatie en voor het formuleren van beheersmaatregelen.
Bijlagen
● Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen
● Bespreking managementteam 29/02/2024
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de leidraad 'organisatiebeheersing voor lokale besturen' in bijlage goed als kader voor organisatiebeheersing voor het lokaal bestuur Bertem.
Stemming punt Jimmy Geyns Pieter Sempels Joël Vander Elst Tom Philips Iris De Smet Bart Vander Elst Joris Fonteyn Marc Morris Jan De Keyzer Hans Neckebrouck Sonia Stiasteny Karin Baudemprez Bart Devisch Yvette Laes Eddy Vranckx Roos De Backer Maria Andries Jurgen Gyns Joery Verhoeven Wouter Fock Roland Gustin Jimmy Geyns Pieter Sempels Joël Vander Elst Tom Philips Iris De Smet Bart Vander Elst Joris Fonteyn Marc Morris Jan De Keyzer Hans Neckebrouck Sonia Stiasteny Karin Baudemprez Yvette Laes Eddy Vranckx Roos De Backer Maria Andries Jurgen Gyns Joery Verhoeven Wouter Fock Roland Gustin Yvette Laes Jan De Keyzer Pieter Sempels Eddy Vranckx Karin Baudemprez Hans Neckebrouck Roland Gustin Jurgen Gyns Wouter Fock Joël Vander Elst Iris De Smet Marc Morris Joery Verhoeven Maria Andries Jimmy Geyns Tom Philips Bart Vander Elst Sonia Stiasteny Roos De Backer Joris Fonteyn aantal voorstanders: 19 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 25 juni 2024
JAARREKENING 2023. VASTSTELLING DEEL OCMW.
Voorgeschiedenis
● Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2019 houdende vaststelling van het gedeelte van het Strategisch Meerjarenplan 2020-2025 van gemeente & OCMW Bertem dat betrekking heeft op het OCMW.
● Besluit van de gemeenteraad van 17 december 2019 houdende vaststelling van het Strategisch Meerjarenplan 2020-2025 van gemeente & OCMW Bertem.
● Goedkeuring van de aanpassingen aan het meerjarenplan 2020-2025.
● Vaststelling van de jaarrekening 2020 in de zitting van de raden van 29 juni 2021.
● Vaststelling van de jaarrekening 2021 in de zitting van de raden van 28 juni 2022.
● Vaststelling van de jaarrekening 2022 in de zitting van de raden van 27 juni 2023.
Feiten en context
• De jaarrekening bestaat uit een beleidsnota, een financiële nota, een samenvatting van de algemene rekeningen en een toelichting.
• De gemeente en het OCMW hebben een geïntegreerde jaarrekening, maar beschikken over eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan. Zowel de raad voor maatschappelijk welzijn als de gemeenteraad dienen eerst hun eigen deel van de jaarrekening vast te stellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van de jaarrekening dat betrekking heeft op het OCMW goedkeuren, waardoor de jaarrekening definitief is vastgesteld.
Juridische gronden
• Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 41, §2, 3° en artikel 260.
Advies MAT 20 juni 2024
Argumentatie
De jaarrekening 2023 van gemeente en OCMW Bertem eindigt met een positief budgettair resultaat van het boekjaar van € 1.999.884 en een positief gecumuleerd budgettair resultaat van € 3.186.288. De autofinancieringsmarge bedraagt € 3.309.236.
Bijlagen
● Jaarrekening 2023 en documentatie bij de jaarrekening
● Advies MAT 20 juni 2024
Besluit
Stemming punt
19 stemmen voor: Joël Vander Elst, Marc Morris, Yvette Laes, Joery Verhoeven, Tom Philips, Jan De Keyzer, Karin Baudemprez, Wouter Fock, Maria Andries, Pieter Sempels, Iris De Smet, Roland Gustin, Jimmy Geyns, Sonia Stiasteny, Hans Neckebrouck, Roos De Backer, Jurgen Gyns, Bart Vander Elst en Eddy Vranckx
1 onthouding: Joris Fonteyn
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt zijn deel van de jaarrekening 2023 vast.
Zitting van 25 juni 2024
MONDELINGE VRAGEN.
Juridische gronden
• Artikel 31 en 74 van het decreet lokaal bestuur
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de voorzitter vast bureau en aan de leden van het vast bureau mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
• Artikel 12 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Op het einde van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over beleidsaangelegenheden van het OCMW die niet op de agenda van de OCMW-raad staan. Om het vast bureau in staat te stellen om het antwoord op een mondelinge vraag voor te bereiden, bezorgen de raadsleden uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de zitting de omschrijving van hun mondelinge vraag aan de algemeen directeur, die deze onmiddellijk bezorgt aan het vast bureau en aan de voorzitter van de raad. Op mondelinge vragen voor een zitting die later dan de vermelde termijn worden ingediend bij de algemeen directeur, wordt ten laatste tijdens de daaropvolgende zitting geantwoord.
• Artikel 33, §1 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn
Een samenvatting van de mondelinge vragen en de antwoorden daarop worden opgenomen in de notulen. Loutere meldingen die geen vraagstelling over beleidsaangelegenheden bevatten, worden niet in de notulen opgenomen.
Besluit
Mondelinge vragen
nihil
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.