Zitting van 2 oktober 2018

ZITTINGEN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.

Juridische gronden

•         Artikel 44 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de vorige raadszitting goed.

•         Artikel 34, §3 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn, aangenomen op 22 maart 2013
Elk lid van de raad heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.

Bijlagen

•         Notulen zitting van 4 september 2018

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad keurt de notulen van de zitting van 4 september 2018 goed.

Zitting van 2 oktober 2018

BUDGETHOUDERSCHAP. DELEGATIE GOEDKEURING TE BETALEN BEDRAGEN.

Juridische gronden

•         Artikel 162, §4 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en het bijzonder comité kunnen als bevoegde budgethouder beslissen, onder de door hen bepaalde voorwaarden, de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kan die bevoegdheid niet delegeren.

Adviezen

•         Gunstig advies van de financieel directeur op 4 september 2018

•         Gunstig advies van het managementteam op 17 september 2018

Argumentatie

Volgens artikel 161 van het OCMW-decreet komt het budgethouderschap toe aan de raad voor maatschappelijk welzijn. Het is de bevoegdheid van de budgethouder om de te betalen bedragen goed te keuren. Bij de gemeente keurt het college van burgemeester en schepenen als budgethouder wekelijks de te betalen bedragen goed. De OCMW-raad keurt de te betalen facturen niet goed en die bevoegdheid is ook niet gedelegeerd. De betalingsopdracht die door de handtekeningen van de financieel directeur en de algemeen directeur wordt gewettigd, is dus niet gestoeld op een formeel besluit. Dit kan geregulariseerd worden, door de te betalen bedragen maandelijks te laten goedkeuren door de raad of wekelijks door de algemeen directeur, na delegatie van deze bevoegdheid door de raad. De meest flexibele werkwijze is de goedkeuring van de goed te keuren bedragen door de algemeen directeur.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad delegeert vanaf 3 oktober 2018 zijn bevoegdheid tot goedkeuring van de te betalen bedragen aan de algemeen directeur, die deze bevoegdheid niet verder kan delegeren.

Artikel 2:

Bij afwezigheid van de algemeen directeur wordt de gedelegeerde bevoegdheid automatisch uitgeoefend door de waarnemend algemeen directeur.

Artikel 3:

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de raad over de uitoefening van deze gedelegeerde bevoegdheid.

Zitting van 2 oktober 2018

ARBEIDSTRAJECTBEGELEIDING. GOEDKEURING ADDENDUM OVEREENKOMST IGO - OCMW BERTEM.

Voorgeschiedenis

•         Raadsbesluit van 5 januari 2016 over de goedkeuring van de overeenkomst welzijn en werk tussen IGO en OCMW Bertem om een arbeidstrajectbegeleider ter beschikking te stellen

•         Brief van IGO van 5 juli 2018 over de aanpassing van de prijzen voor de dienstverlening van IGO aan OCMW Bertem

•         E-mail van 3 september 2018 van IGO met een rapportering over hun ATB-werking in onze gemeente

•         E-mail van 14 september 2018 van IGO met een verduidelijking bij de cijfers van de eerder bezorgde rapportering

Feiten en context

•         OCMW Bertem neemt sinds 15 december 2015 dienstverlening door een arbeidstrajectbegeleider af van IGO a rato van 1 dagdeel per week (= 3u48min).

•         IGO meldt dat de huidige prijszetting voor hun diensten de effectieve kosten onvoldoende dekt. Daarom wenst IGO de prijzen voor hun dienstverlening inzake arbeidstrajectbegeleiding, juridische dienstverlening en eerstelijnspsychologische hulpverlening te verhogen vanaf 1 januari 2019. Het huidige tarief van 7020 euro per jaar wordt opgetrokken naar 8500 euro per jaar. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met 4%.

•         Bij de opstart op 1 januari 2016 waren er 12 gerechtigden op (equivalent) leefloon. Op 1 januari 2017 waren dat er 28 en op 1 januari 2018: 29.

•         IGO stelde zelf een rapport met kwantitatieve gegevens over de behaalde resultaten op. Op vraag van OCMW Bertem werden deze kwantitatieve gegevens verduidelijkt en verfijnd.

Juridische gronden

•         Artikel 51, §1 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De raad voor maatschappelijk welzijn beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn door of krachtens de wet of het decreet worden toevertrouwd.

Adviezen

•         Gunstig advies van het managementteam van 17 september 2018

Argumentatie

Uit de kwantitatieve rapportering door IGO, maar vooral uit de verduidelijking van de cijfers uit het rapport, blijkt dat de behaalde resultaten niet zo positief zijn als ze lijken. Achter de gerapporteerde cijfers van geslaagde tewerkstelling via interim schuilt bv. een zeer diffuse realiteit. Ook is het gerapporteerde succes van de artikel 60'ers veeleer de verdienste van het diensthoofd welzijn en niet zozeer die van de ATB'er van IGO.

Het team welzijn heeft het idee besproken om opnieuw zelf de arbeidstrajectbegeleiding op te nemen. Het team heeft de voor- en nadelen van het uitbesteden (aan IGO) en het inbesteden (naar dienst welzijn) besproken:

Nadelen bij de huidige manier van werken:

•         de cliënten moeten te vaak wachten op een afspraak aangezien er slechts 3 cliënten per voormiddag uitgenodigd kunnen worden

•         de doorstroom tussen maatschappelijk werker en ATB is niet altijd optimaal.

Voordelen bij de huidige manier van werken:

•         de ATB'er heeft expertise (opleidingen/tewerkstellingsinitiatieven...)

•         alle gerechtigden worden door 1 persoon opgevolgd en geëvalueerd (neutraler dan de maatschappelijk werker)

•         de ATB'er heeft een goede kennis van het softwareprogramma MLP van de VDAB

•         de ATB'er heeft een goed uitgebouwd netwerk (VDAB, GTB...).

Nadelen bij overname door eigen personeel:

•         alle begeleidingen erbij nemen, is extra werk voor de maatschappelijk werkers

•         er moet geïnvesteerd worden in de nodige tijd en middelen om expertise en een netwerk op te bouwen en om de software te leren

Voordelen bij overname door eigen personeel:

•         de maatschappelijk werkers kunnen sneller, frequenter en accurater de cliënten opvolgen

•         goedkoper: besparing van 8500 euro.

Mits het verder kunnen afstoten van administratief werk, staat de dienst welzijn niet afkerig tegenover het opnieuw zelf instaan voor de ATB.

De datum van 1 januari 2019 komt echter zeer dichtbij; de maatschappelijk werkers moeten tijd krijgen om een netwerk uit te bouwen, de software te leren kennen en expertise op te bouwen. Door de integratie gemeente-OCMW, de zwangerschappen van 2 maatschappelijk werkers en de terugkeer van een maatschappelijk werker na langdurige afwezigheid, is de dienst nu nog niet in staat om autonoom in te staan voor de ATB. Daarom wordt het addendum bij de overeenkomst met IGO ondertekend voor 1 jaar (2019).

Vanaf 2020 zal de ATB opnieuw door de eigen dienst welzijn gebeuren.

Momenteel worden zo veel mogelijk cliënten naar ATB gestuurd, waardoor de beschikbare capaciteit op vlak van ATB zozeer wordt gespreid dat de effectiviteit van de individuele begeleiding veel te beperkt is. Bij gelijk beleid (grote toeleiding naar ATB, ongewijzigd budget) zal de effectiviteit van de arbeidstrajectbegeleiding bij OCMW Bertem zeer beperkt blijven.

Om de effectiviteit van de arbeidstrajectbegeleiding te verhogen, moet de strategie worden gewijzigd: in plaats van zo veel mogelijk cliënten naar arbeidstrajectbegeleiding te sturen, moet de focus liggen op (een beperkt aantal) cliënten van wie verwacht wordt dat de kans op een succesvol ATB-traject hoog is; zij zullen snel, frequent en intensief worden begeleid. De andere cliënten worden niet tot een ATB-traject verplicht (beslissing raad) of kunnen begeleid worden op minder regelmatige en minder intensieve wijze, zoals nu het geval. Met deze strategie zouden we méér cliënten moeten kunnen toeleiden naar een duurzame tewerkstelling.

Financiële gevolgen

De nodige kredieten zullen worden voorzien in het budget van 2019.

Bijlagen

•         Addendum overeenkomst IGO - OCMW Bertem

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de verhoging van de toelage voor de inzet van een arbeidstrajectbegeleider door IGO goed van 7020 euro in 2018 naar 8500 euro vanaf 1 januari 2019.

Artikel 2:

De raad keurt het bijgevoegde addendum bij de overeenkomst tussen IGO en OCMW Bertem over de inzet van een arbeidstrajectbegeleider.

Artikel 3:

De raad verzoekt de diensten om de nodige voorbereidingen te treffen voor de uitvoering van de arbeidstrajectbegeleiding door de dienst welzijn vanaf 1 januari 2020.

Zitting van 2 oktober 2018

ARCHIEF. GOEDKEURING OFFERTE INFORUM.

Voorgeschiedenis

•         Offertevraag aan Inforum e.s.v. van 6 juli 2018

•         Offerte van Inforum e.s.v. van 20 augustus 2018

Feiten en context

•         Bij de bouw van het sociaal huis in 2012 werden er twee archiefruimten voorzien: één voor een 'levend' archief en één voor een 'dood' archief. In het 'levend' archief op het gelijkvloers worden actieve dossiers bewaard, de afgesloten dossiers worden bewaard in het 'dood' archief in de kelder.

•         Zowel in het 'dood' als in het 'levend' archief, worden 3 soorten van dossiers op een aparte wijze bewaard.

Sociale dossiers

Het 'levend' archief bevat de actuele dossiers. Deze dossiers zijn in hangmappen alfabetisch op familienaam geordend. Het 'dood' archief bestaat uit de afgesloten dossiers. Deze dossiers kunnen afgesloten zijn omwille van verschillende redenen, zoals een verhuis van de cliënt naar een andere gemeente. Het ‘dood’ archief is chronologisch per jaartal geordend, op basis van de openingsdatum van het dossier.

Daarnaast worden de dossiers op een tweede niveau per jaar geordend op basis van dossiernummer. Tot 2011 verwees dit nummer naar de deelgemeenten (Korbeek-Dijle, Bertem en Leefdaal) en het Lokaal Opvanginitiatief (LOI). Vanaf 2012 bestaat het dossiernummer uit het jaartal en een volgnummer.

Er zijn tenslotte ook nog heel oude sociale dossiers van de Commissie van Openbare Onderstand die ook nog bewaard zijn.

Zorgdossiers

De actuele zorgdossiers worden bewaard in het 'levend' archief, op dezelfde manier als de sociale dossiers.

De afgesloten zorgdossiers worden geordend op basis van de afsluitingsdatum omdat voor deze dossiers andere bewaartermijnen gelden.

Ander archief

Een derde deel van het OCMW-archief bestaat uit archief van andere diensten zoals de administratie, personeelsdienst, financiën... Hiervoor bestaat er momenteel geen duidelijk ordeningssysteem.

•         In de archiefruimte op het gelijkvloers staat 65 lopende meter archief, waarvan 20 lopende meter ‘levend’ archief. Hier staan sociale dossiers, zorgdossiers en archief van andere diensten zoals de personeelsdienst en de administratie.

In de archiefruimte in de kelder staat 45 lopende meter archief. Dit is oud ‘dood’ archief zoals veel financiële stukken, waarvan een groot deel kan vernietigd worden. Op een aantal dozen staat geen concrete informatie vermeld.

•         Inforum e.s.v. staat ook in voor het archief van het gemeentebestuur.

•         Inforum is een samenwerking tussen de Vereniging van Steden en Gemeenten en Belfius.

Juridische gronden

•         Archiefwet van 24 juni 1955

•         Koninklijke besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de archiefwet van 24 juni 1955

•         Artikel 58, §4 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De voorzitter van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is verantwoordelijk voor de zorg voor het archief, waaronder de titels.

•         Artikel 88 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn organiseert het beheer van het archief, waaronder de titels.

•         Archiefdecreet van 9 juli 2010
Dit decreet bepaalt dat elk openbaar bestuur, waaronder ook de OCMW's, de verantwoordelijkheid moet opnemen voor de zorg voor en het beheer van de eigen archiefdocumenten.

•         Besluit van de Vlaamse regering van 21 maart 2014 tot regeling van het archiefbeheer
Dit uitvoeringsbesluit bevat o.m. verplichtingen over de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten.

Adviezen

•         Gunstig advies van het managementteam van 17 september 2018

Argumentatie

Het archief wordt niet regelmatig bijgewerkt. Het correct en structureel archiveren vergt specifieke kennis die onze diensten en medewerkers niet hebben.

Inforum zal in eerste instantie een selectie maken van de dossiers die vernietigd moeten worden. Door de selectie zal er plaats gewonnen worden. Vervolgens zal het archief geïnventariseerd en geordend worden op Nationale Decimale Classificatiesysteem (NDC) waardoor dossiers snel kunnen teruggevonden worden. De NDC-classificatie wordt ook door het gemeentebestuur reeds lange tijd gebruikt. Het systeem vormt de basis voor het analoge én het digitale archief van de gemeentediensten. In het kader van de integratie van gemeente en OCMW wordt best één archiefsysteem gebruikt. Een noodzakelijke voorwaarde daarvoor is dat het OCMW-archief eenmalig helemaal wordt ge(re)organiseerd, geclassificeerd en gedocumenteerd volgens de juiste archiveringsstandaarden en conform de archiefwetgeving.

De archiveringswerkzaamheden bij OCMW Bertem zullen pas in 2019 kunnen uitgevoerd worden, maar moeten nu reeds besteld worden om opgenomen te worden in de planning van Inforum.

Financiële gevolgen

•         De kostprijs per uur komt op 61 euro (excl. btw). In totaal bedraagt de prijs van de offerte 6527 euro (excl. btw) voor 14 gepresteerde dagen of 107 gepresteerde uren.

Deze offerte is gebaseerd op het aantal lopende meter archief zoals vastgesteld tijdens het plaatsbezoek van Inforum. De hoeveelheid archief kan toenemen en groter zijn bij de mogelijke start van de archiefwerkzaamheden. Als deze toename hoger zou zijn dan 5 procent tegenover het plaatsbezoek, dan kan het bedrag van de offerte herzien worden. Enkel de effectieve prestaties worden aangerekend.

•         In het huidige exploitatiebudget zijn geen middelen voorzien voor deze diensten. Het nodige krediet moet voorzien worden in het budget 2019.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de offerte van Inforum e.s.v., Aarlenstraat 53 bus 4, 1040 Brussel, goed voor de prijs van 61 euro per uur (excl. btw). De totale geraamde kostprijs bedraagt 6527 euro (excl. btw) voor 14 gepresteerde dagen.

Artikel 2:

De nodige budgettaire middelen zullen worden voorzien in het ontwerp van budget 2019.

Zitting van 2 oktober 2018

MANAGEMENTTEAM. KENNISNAME VERSLAG.

Juridische gronden

•         Artikelen 95-97 van het OCMW-decreet van 19 december 2008
Deze artikelen bepalen de oprichting, samenstelling, werking en taken van het managementteam bij het OCMW.

Bijlagen

•         Verslag managementteam 17 september 2018

Besluit

Artikel 1:

De raad neemt kennis van het verslag van het managementteam van 17 september 2018.

Zitting van 2 oktober 2018

VOORZITTER. MEDEDELING AFWEZIGHEID EN VERVANGING.

Besluit

Artikel 1:

De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de afwezigheid van de voorzitter van 29 oktober 2018 tot en met 5 november 2018. Hij duidt Guido Yserbijt aan als vervanger.