Vergadering van 5 september 2023

GOEDKEURING VERSLAG VORIGE ZITTING.

Toelichting

Bespreking van de laatste vergadering. Zijn er vragen of opmerkingen bij het vorige verslag?

Bespreking

Geen opmerkingen.

Vergadering van 5 september 2023

KENNISNAME ONTSLAG EN VERVANGING LEDEN.

Toelichting

Nemen ontslag uit de jeugdraad:

●        Ward Fock voor jeugdhuis De Poemp Korbeek-Dijle vanaf oktober 2023.

●        Marika Dhondt voor speelplein Kattestroof Bertem vanaf januari 2024.

●        Michiel Vrancken voor Chiro KaDee Korbeek-Dijle vanaf september 2023.

●        Matteo Hamal voor jeugdhuis De Poemp vanaf september 2023.

●        Maya Willockx voor Chiro Doeritsan Bertem stopt vanaf september 2023.

Bespreking

●        Er is nog geen vervangend lid voor Marika Dhondt voor speelplein Kattestroof.

●        Ward Fock wordt vervangen door Milan Deno.

●        Michiel Vrancken wordt vervangen door Ferre Dupont.

●        Matteo Hamal wordt vervangen door Sophia Thys.

●        Maya Willockx wordt vervangen door Maeva Piutu.

●        Joris Devliegher komt voor Chiro Leefdaal vanaf september 2023.

Vergadering van 5 september 2023

KADER AFSPRAKENNOTA 'UNIEKE GEBRUIKERS'. GEBRUIKERSOVEREENKOMST.

Toelichting

In het kader van de afsprakennota 'unieke gebruikers' zijn de deelcontracten opgemaakt, gebruikersovereenkomsten.

Er zijn gebruikersovereenkomsten gemaakt voor de 3 Chiro's: Chiro Leefdaal, Chiro Bertem en Chiro Korbeek-Dijle. Vooraleer deze op het college of gemeenteraad komen, bespreken we dit eerst op de jeugdraad.

Bespreking

We overlopen al de punten die in de gebruikersovereenkomsten staan.

De punten worden besproken, de jeugdverenigingen maken eventueel tegen voorstellen / aanvullingen. Deze zullen later op het college en besproken worden:

●        Punt 2. Gebruik lokalen

 Toevoeging: dit zal gezamelijk doorgaan met het lokaal bestuur Bertem en de

 jeugdvereniging.

●        Punt 4. Nutsvoorzieningen

 Het jeugdhuis 2Hoog heeft een vaste huurprijs voor de nutsvoorzieningen. Is het

 eventueel ook mogelijk om dit door te trekken naar de andere jeugdverenigingen?

 Zodat het voor iedereen hetzelfde is.

●        Punt 7. Onderverhuren van de Chirolokalen

 Mogen de Chirolokalen meer dan 5 weekends per werkjaar verhuurd worden maar enkel  aan jongeren?

 Zouden de aanvragen voor de overnachtingen digitaal kunnen aangeven worden via de  gemeentelijke website, via het e-loket? Alsook het onderverhuring contract op de

 gemeentelijk website zetten zodat deze geraadpleegd kan worden.

●        Punt 9. Alcohol-, rook- en drugsbeleid

 De jeugdverenigingen doen een voorstel om ook boven op een gewone pils (max. 4,5°)  toe te laten, ook wijn en sangria toe te laten. Omwille van dar niet iedereen graag pils

 drinkt. Deze zullen dan ook enkel toegelaten worden buiten de activiteiten, in de

 lokalen genuttigd en opgeslagen worden.

 Chiro Leefdaal vraagt of hun jenever van hun jaarlijkse winter evenement in hun

 Chirolokalen gestockeerd mag blijven?

 De jeugdverenigingen vragen  of er op een leefweek een uitzondering mag gemaakt

 worden. Dit gaat ook digitaal moeten aangevraagd worden.

Advies

Er wordt gevraagd dat tegen 3 oktober 2023 feedback doorgegeven wordt naar vrijetijd@bertem.be.

De feedback over de gebruikersovereenkomst zal dan besproken worden.

Eventueel ook de verantwoordelijke aanduiden als spreekpunt en een  materiaalverantwoordelijke.

Vergadering van 5 september 2023

DEONTOLOGIE JEUGDVERENIGINGEN.

Toelichting

In afgelopen maanden hebben zich enkele incidenten voorgedaan waarbij de attitude van vereniging niet gepast was, vooral in relatie tot de werknemers van het lokaal bestuur Bertem. Daarom vragen we om in gesprek te gaan om dergelijke situaties in de toekomst te vermijden.

Bespreking

Chiro Leefdaal

●        Er was onduidelijkheid wie er verantwoordelijk was voor het regelen van het kampvervoer.

●        Er is door een medewerker van het lokaal bestuur Bertem, foto's verspreid naar de kookouders op de voetbal. Dit is helemaal niet oké, Tom Philips neemt dit verder op met Chiro Leefdaal.

●        Op 17 september 2023, organiseert de Chiro een grote opkuis bij de Chirolokalen. Dit wordt gezien als een teken van goede inzet en wil.

●        Soms zijn er frustraties omwille van de samenwerking met de werkman. De Chiro krijgt niet altijd de kans om de zaken zelf aan te pakken.

●        Communicatie met een derde loopt niet altijd vlot. In de toekomst dit beter opvangen en de derde partij beter informeren.

Algemene werkpuntjes voor alle jeugdvereniging:

●        Orde en netheid.

●        Respect voor infrastructuur.

●        Aanvragen van andere activiteiten buiten gewone Chiro activiteiten.

●        Communicatie en samenwerking.

Vergadering van 5 september 2023

WATEROVERLAST KAMP CHIRO LEEFDAAL.

Toelichting

Dit jaar ging het bivak van Chiro Leefdaal in Gierle door. Tijdens het kamp werd de groep echter getroffen door een wolkbreuk, wat resulteerde in wateroverlast. Hierdoor moesten ze geëvacueerd worden naar een nabijgelegen sporthal. Ondanks dat veel spullen nat werden, kon het bivak voortgezet worden tot 31 juli.

Bespreking

Chiro Leefdaal heeft bij aanvang van het bivak, de nummers gekregen van de buren. Ze hebben deze buren dan ook gecontacteerd. De buren hebben het nummer van de schepenen gegeven alsook de brandweer verwittigd.

Schepenen van Jeugd heeft de sporthal gecontacteerd en zij gaven toestemming om te mogen overnachten in de sporthal. Samenwerking van aanpak met schepenen, burgemeester en leiding verliep heel goed.

Puntje om mee te nemen:

Ook een aangepaste programma voorzien op het bivak als het regent.

Tenten beter opzetten in geval van regen.

Minpuntje:

Heel spijtig van al de negatieve commentaren van de ouders.

Vergadering van 5 september 2023

BLOKBAR EVALUATIE CHIROLOKALEN KORBEEK-DIJLE.

Toelichting

Op 3 juli 2023 heeft Merel Van Neck een mail gestuurd met de vraag of in de periode augustus een Blokbar gehouden mocht worden in Ter Dijle.

Bij het navragen van de beschikbaarheid van de zaal Ter Dijle bij het facilitair beheer kregen we de boodschap dat deze niet beschikbaar was in deze periode. Het facilitair beheer ging van de huurvrije periode gebruik maken om de zaal te 'verledden', dat wil zeggen al de lichten veranderen in ledlicht. De werken waren reeds ingepland en namen langere periode in beslag waardoor er geen Blokbar kon doorgaan.

De andere zalen die over voldoende wifi beschikken, waren in die periode af en toe verhuurd en konden dus niet ter beschikking worden gesteld.

Op 12 juli wordt de vraag gesteld, via mail, door Merel Van Neck dat een Blokbar in de Chirolokalen van Korbeek-Dijle mocht doorgaan.

Evalueren van de Blokbar in de Chirolokalen Korbeek-Dijle.

Bespreking

●        Blokbar in de Chirolokalen was niet rendabel wegens te verschillende agenda's van de examens.

●        Wie er verantwoordelijk is krijgt een vrijwilligers vergoeding. Het is niet duidelijk of dit nu naar de verenigingen gaat of niet.

●        Ze vragen voor een volgende Blokbar dat er meer afwisseling is, onder wie verantwoordelijke is en dit beter bespreken.

●        Blokbar in  januari en juni zeker behouden.

●        Kan er eventueel bekeken worden voor andere locaties voor in augustus de Blokbar te organiseren  buiten Ter Dijle?

●        Zou de Blokbar ook kunnen aangeven worden via de gemeentelijke website, via e-loket?

●        Tijdens de Blokbar in Ter Dijle wordt er gekuist. Dit vinden ze heel leuk. Ze vragen of er tijdens de Blokbar ook in de keuken zou gekuist kunnen worden.

Vergadering van 5 september 2023

PROMPARTY 2023.

Toelichting

Omdat er een grote switch is bij de Chiro's onder nieuwe leiding en leiding die gaan stoppen, bespreken we of er dit jaar, 2023, een Promparty zal plaatsvinden.

De sporthal van Leefdaal is gereserveerd van vrijdag 27 oktober tot zondag 29 oktober 2023.

Misschien moet er eens bekeken worden voor een nieuwe coördinator aan te duiden, aangezien Marika Dhondt haar ontslag heeft ingediend.

Bespreking

●        Chiro Leefdaal

 Ze hebben de Prom Party besproken, ze zouden liever shiften op zich willen nemen

 maar niet organiseren en afsluiten.

 Louise Smets had oorspronkelijk gezegd dat zij mee wou helpen organiseren. Bij het

 navragen of ze het nog zag zitten om mee te werken aan de Promparty en het

 eventueel te trekken, maar ze ziet eigenlijk geen van beide nog zitten.

●        Chiro Bertem

 Ja, ze willen het mee organiseren.

●        Chiro Korbeek-Dijle

 Er is maar 1 iemand die mee wilt helpen.

●        Jeugdhuis De Poemp

 Ze hebben het nog eerst eens besproken. Er is maar 1 iemand die zou mee willen

 helpen, Jente Vanden Eynde. Ze wilt graag mee voorbereiden zoals drank bestellen,

 maar zou niet mee willen instaan voor het afsluiten op de avond zelf.

●        Jeugdhuis 2Hoog

 Ze hebben dit nog eens besproken en besloten dat ze liever niet mee willen

 organiseren. Ze zijn van mening dat dit evenement beter geleid zou worden door één

 Bertemse vereniging. Deze vereniging kan zich dan volledig achter het evenement

 zetten.

●        Aan de Landelijke Gilde vragen of ze willen tappen.

●        Werkgroep samenstellen van 2 personen per vereniging.

Vergadering van 5 september 2023

LOGO BESRPEKEN.

Toelichting

Bespreken stand van zaken LOGO vormingsdag 7 oktober 2023.

Voor de LOGO vormingsdag vraagt Tumult vzw of er nog specifieke vragen of verwachtingen zijn. Tumult vzw gaat een vorming geven in verband met alcohol. 

Alles kan doorgegeven via deze link: verwachtingsformulier.

Bespreking

Er wordt gevraagd of er bij de vorming van EHBO een certificaat krijgt? Dienst vrije tijd heeft eens nagevraagd bij de lesgeefster. We wachten nog op antwoord van haar.

Op het einde van de dag zouden ze graag BBQ willen van Stef Van Laer. Ze zijn ongeveer met 100 man. Dit wordt nagevraagd bij Stef. Zeker vragen of ze het eten mogen bijhouden.

Dienst vrije tijd heeft gemaild naar Stef maar hij is niet vrij op deze dag.

Vergadering van 5 september 2023

AANKOPEN DUURZAAM MATERIAAL. STAND VAN ZAKEN.

Toelichting

Voor de aankopen van duurzaam materiaal werden er vooraf bedragen toegekend:

●        Chiro Bertem: € 155

●        Chiro Korbeek-Dijle: € 1045

●        Chiro Leefdaal: € 1344

●        Jeugdhuis De Poemp: € 900

●        Jeugdhuis 2Hoog: € 259,14

We overlopen wie wat al heeft aangekocht.

Bespreking

Overlopen van de tussenstand per jeugdvereniging van het subsidiebudget.

Het subsidiebudget 2023 bedraagt € 2600. Er kan dus voor € 5200 (aankoopprijs) aangekocht worden door de jeugdverenigingen, goedgekeurd gemeenteraadbesluit 'subsidiereglement jeugd' op 29 augustus 2016, hoofdstuk 5, artikel 17: Alle aanvragen worden besproken en geadviseerd door de jeugdraad. Indien de aanvraag door het college - na kennisname van dit advies - wordt aanvaard, bedraagt de subsidie 50 % van de aankoopprijs.

Laatste stand van zaken:

●        Chiro Bertem

○        Chiro Bertem heeft alles aangekocht van het voorstel. Ze hebben nog 2 extra kosten: kapotte tuinslangen, dit bedraagt € 200 en ze vragen een koffiezetapparaat van € 45. Ze vragen dus een extra van € 245.

●        Chiro Leefdaal

○        Chiro Leefdaal heeft enkel het bedrag van stoelen, tafels en banken nog niet gebruikt, € 1000.

●        Chiro Korbeek-Dijle

○        Chiro Korbeek-Dijle heeft alles aangekocht van het voorstel. Bij de herbruikbare bekers gaan ze een samenwerking aangaan met het jeugdhuis De Poemp, dit geeft een extra kost van € 40. Hierboven op willen ze graag de volgende puntjes extra:

■        Dweilen € 20

■        SimUp € 100

■        Wimpels € 30

■        Valse bloemen € 58

■        Sjortouw € 43

■        TOTAAL € 251

  Ze vragen dus een extra van € 291.

●        Jeugdhuis 2Hoog

○        Jeugdhuis 2Hoog heeft het bedrag van het voorstel opgebruikt. Ze hebben de volgende extra's al aangekocht: kuismateriaal, lampen en een lichtmachine. Dit allemaal samen bedraagt € 472,20 euro. Ze vragen dus € 213 extra.

●        Jeugdhuis De Poemp

○        Jeugdhuis De Poemp heeft het bedrag van het voorstel volledig opgebruikt. Ze hebben het bedrag voor geluidsmateriaal, € 500, gebruikt voor De Poemp Live.

                   Ze vragen € 340 extra voor herbruikbare bekers.

Het totaal bedrag voor al de extra's kwam op € 1089 .

Van het beschikbare budget van € 5200 was er al € 4792,14 verdeeld. Er bleef een bedrag van € 407,86 over. Dit bedrag gaan we nu verdelen.

Advies

Chiro Korbeek-Dijle

●        Een kist voor hun oven om gemakkelijker te transporteren: € 75.

●        Voetballen.

Chiro Bertem

●        Banken en tafels: € 1129,80.

 Ze hadden een budget van € 100, dus € 129,80 wordt extra gevraagd.

Te verdelen bedrag: € 407,86 over.

€ 407,86 - € 75 - € 129,80 = € 203,60

Momenteel is er nog een bedrag over van € 203,60.

Vergadering van 5 september 2023

VRIJETIJDSFORUM IN TER DIJLE.

Toelichting

Op woensdag 4 oktober is het vrijetijdsforum in Ter Dijle, om 19u30. Dit jaar wordt de formule een beetje omgegooid en vragen ze aan de verenigingen een soort marktje te willen houden om jullie activiteiten te promoten.

Daarnaast zal er ook nog een kort (max 40 min.) informatief moment zijn, waarop we een aantal dingen bespreken:

●        Jaarwerking 2022-2023 vrijetijdsraad (kort)

●        Hilde Weygaerts geeft toelichting IGS Druivenstreek

●        Toelichting over het evenementenkader + werking van het digitale evenementenloket

●        Verenigingenvoucher + verenigingenbrochure

Bespreking

Niet zoveel reacties.

De mail is nog eens doorgemaild naar Luna, Chiro Bertem, luna.vdv@gmail.com.

Vergadering van 5 september 2023

AANKOMENDE JEUGDACTIVITEITEN.

Toelichting

We overlopen de jeugdactiviteiten die gepland staan voor de komende weken.

Bespreking

Chiro Leefdaal

●        24 september 2023, startdag

●        18 en 19 november 2023, spaghetti weekend

Jeugdhuis 2Hoog

●        22 september 2023, Bierpong tornooi

●        7 oktober 2023, Vers Vlees

Chiro Korbeek-Dijle

●        24 september 2023,  startdag

●        13 oktober 2023, Flodderfuif

Jeugdhuis De Poemp

●        18 november 2023, Korbeek Calling

Chiro Bertem

●        24 september 2023, startdag

●        30 september 2023, jaarmarkt

●        21 oktober 2023, Quiz, sportzaal Leefdaal

Vergadering van 5 september 2023

VARIA.

Bespreking

Jeugdhuis De Poemp

●        Verhuren aan externen in de nieuwe gebruikersovereenkomst?

●        Facturen naar jeugdhuisdepoemp@gmail.com sturen. Dit is doorgegeven aan de facilitaire dienst.

Chiro Bertem

●        Jeugdhuis De Poemp heeft elektriciteit afgenomen van de chiro op De Poemp Live en  Family Fancy Fair ook. Wat is de vergoeding? Dit is doorgegeven aan de facilitaire dienst.

Vergadering van 5 september 2023

VASTLEGGEN NIEUWE VERGADERMOMENTEN.

Toelichting

Afspreken volgende vergadermoment.

Bespreking

Dinsdag 10 oktober 2023 om 20u in de Saegher.