Vergadering van 10 oktober 2023

GOEDKEURING VERSLAG VORIGE ZITTING.

Toelichting

Bespreking van de laatste vergadering. Zijn er vragen of opmerkingen bij het vorige verslag?

Bespreking

Geen opmerkingen.

Vergadering van 10 oktober 2023

KADER AFSPRAKENNOTA 'UNIEKE GEBRUIKERS'. GEBRUIKERSOVEREENKOMST.

Toelichting

Er zijn gebruikersovereenkomsten gemaakt voor de 3 Chiro's: Chiro Leefdaal, Chiro Bertem en Chiro Korbeek-Dijle.

Dit waren de bemerkingen bij de punten van de jeugdraad op 5 september 2023: 

●        Punt 2. Gebruik lokalen

 Toevoeging: dit zal gezamelijk doorgaan met het lokaal bestuur Bertem en de

 jeugdvereniging.

●        Punt identificatie van de verhuurder
Per vereniging moeten er 2 verantwoordelijke aangesteld worden en ook iemand verantwoordelijk voor het materiaal.

●        Punt 4. Nutsvoorzieningen

 Het jeugdhuis 2Hoog heeft een vaste huurprijs voor de nutsvoorzieningen. Is het                 eventueel ook mogelijk om dit door te trekken naar de andere jeugdverenigingen?

 Zodat het voor iedereen hetzelfde is.

●        Punt 7. Onderverhuren van de Chirolokalen

 Mogen de Chirolokalen meer dan 5 weekends per werkjaar verhuurd worden maar enkel  aan jongeren?

 Zouden de aanvragen voor de overnachtingen digitaal kunnen aangeven worden via de  gemeentelijke website, via het e-loket? Alsook het onderverhuringscontract op de                                           gemeentelijk website zetten zodat deze geraadpleegd kan worden.

●        Punt 9. Alcohol-, rook- en drugsbeleid

 De jeugdverenigingen doen een voorstel om ook boven op een gewone pils (max. 4,5°)               toe te laten, ook wijn en sangria toe te laten. Deze zullen enkel toegelaten                                               worden buiten de activiteiten, in de lokalen genuttigd en opgeslagen worden.

 Chiro Leefdaal vraagt ook of hun jenever van hun jaarlijkse winterevenement in hun                Chirolokalen gestockeerd mag blijven?

 De jeugdverenigingen vragen of er op een leefweek een uitzondering mag gemaakt                              worden. Dit gaat ook digitaal moeten aangevraagd worden.

●        Jeugdhuis De Poemp vraagt of ze mogen verhuren aan externen in de nieuwe gebruikersovereenkomst?

Er werd gevraagd om tegen 3 oktober 2023 feedback terug te koppelen naar vrijetijd@bertem.be. Dit wordt ook besproken op de jeugdraad van 10 oktober 2023.

Enkel Chiro KaDee Korbeek-Dijle heeft feedback doorgegeven:

●        punt 3. Aard van de activiteiten

 Wij doen ook jaarlijks een bedankingsfeestje voor onze oudleiding en sympathisanten,

 dit valt dus voor ons ook nog onder de aard van onze activiteiten.

●        Punt 4. Nutsvoorzieningen

 Op de jeugdraad was er spraken van ofwel optie A) tot 2500 of optie B) per kwartaal

 €150 huur betalen, Chiro KaDee opteert voor optie A.

●        Punt 5. Verwarming
Geen timer nodig.

●        Punt 8.

 Buiten de 5 weekends per jaar zouden we graag nog bv. 3 keer aan BeLeKo groepen

 verhuren.

●        Punt 9. Onderhoud en Netheid

 in het contract is sprake van een inventaris met materiaal die in bijlage toegevoegd

 zou worden. Welk materiaal bevat deze inventaris?

●        Punt 9. Onderhoud en Netheid

 Stoelen en tafels dienen na gebruik schoongemaakt te worden en teruggeplaatst

 volgens schema. Alle stoelen, tafels en banken in de lokalen zijn eigendom van Chiro

 Korbeek-Dijle. Waarom dienen deze opgenomen te worden in het contract? Bijkomende

 vraag indien van toepassing: is dit schema op te stellen door Gemeente Bertem of

 door Chiro Korbeek-Dijle?

●        Punt 9. Alcohol-, rook- en drugsbeleid

 We zouden graag een lijst doorgeven van drank die we in onze lokalen stockeren met

 een goede reden, bv. Duvel, Karmeliet en wijn verkopen we op onze evenementen.

 Cider/Sangria hebben we voor diegenen die geen bier lusten/niet mogen omwille van                een allergie. Pilsbier is voor ons max. 5,2°, aangezien wij Stella drinken.

Chiro Leefdaal

●        Punt 2.Identificatie van de verhuurder
De contactpersonen van dit jaar zijn Fleur Sterckx, Dora Verbeken en Louisa Peeters. De algemene mail is chiroleefdaal3061@gmail.com.

●        Punt 4. Nutsvoorzieningen
Peter vond het goed dat de gemeente tot €2500 aan nutsvoorzieningen betaalt. Hij vroeg zich wel af hoe dit praktisch aangepakt zal worden, aangezien hij alle facturen betaalt.

●        Punt 10.Onderhoud en netheid
De materiaalverantwoordelijke van dit jaar is Janthe Goedhuys.
Maandelijks schrobben van de lokalen is voor ons een beetje overdreven, wij zouden dit graag laten aanpassen naar “indien noodzakelijk”.
Ook driemaandelijks alle deuren en ramen poetsen is voor ons te veel. Eén of twee keer per jaar lijkt ons te volstaan.
Bij het niet naleven zou de VB graag ook op de hoogte worden gebracht.
Wij zouden graag willen vragen om ons telkens het weekend te geven om op te kuisen. In de overeenkomst staat dat jullie ‘altijd’ mogen langskomen. Wij zouden graag laten optekenen dat dit enkel doorheen de week kan. Zo kunnen wij tijd maken om op te kuisen. Als wij een event hebben op vrijdag en jullie zouden zaterdagochtend komen kijken, dan is de kans groot dat het nog vuil is. Door ons het weekend te geven, kunnen wij jullie verzekeren dat het dan in orde zal zijn.

●        Punt 11. Alcohol-, rook- en drugsbeleid
Wij hebben regels in verband met roken op de chiro, maar wij zouden liever geen rookverbod hebben. Wij willen desnoods strenger toezien op de regels maar een verbod gaat voor ons te ver.
Wie is het dat voor de strafrechter zal worden gedaagd als er een incident zou plaatsvinden in verband met drugs? Is dit de hoofdleiding, de VB,..?

●        Punt 12. Overleg en communicatie
Ook hier: wie zijn ‘de betrokken partijen’?

Bespreking

Bespreking

Chiro KaDee Korbeek-Dijle:

●        punt 3. Aard van de activiteiten
Dit mag als een gewone activiteit beschouwd worden.

●        Punt 4. Nutsvoorzieningen
Tom Philips gaat dit bespreken op het college. Als er timer zou komen dan zal dit
gebruikt worden in verhouding wat de chiro's zelf verbruiken. Het is wel de bedoeling dat iedere vereniging dezelfde regeling gaat krijgen.

●        Punt 8.
Ze vragen om 8 weekends in de plaats van 5 weekends. Ofwel 5 weekends voor zelf gebruik en 3 weekends aan derden. De regel zou voor alle Chiro's hetzelfde zijn.

●        Punt 9. Onderhoud en Netheid
Dit geldt voor alle materialen en dit kan zeker samen opgesteld worden met het lokaal bestuur Bertem. Ook alcohol kan hieronder vallen, maar dit geldt enkel voor de opslag.

●        Punt 9. Onderhoud en Netheid
De Chiro mag een eigen schema opstellen en kan dan doorgegeven worden aan het lokaal bestuur Bertem.

●        Punt 9. Alcohol-, rook- en drugsbeleid
Aangezien Stella 5,2° is, kan dit ook gezien worden als een gewone pils. Buiten pils stellen ze ook voor of er eventueel cider, sangria of wijn mag.

Chiro Bertem:

Zijn akkoord met de bespreking van de bovenstaande punten zoals Chiro Korbeek-Dijle.

Chiro Leefdaal:

Zijn akkoord met de bespreking van de bovenstaande punten zoals Chiro Korbeek-Dijle.

●        Punt 4. Nutsvoorzieningen
Chiro vind het goed dat de gemeente tot € 2500 betaalt aan nutsvoorzieningen. Hoe zal dit praktisch aangepakt worden in verband met de facturen?

●        Punt 9. Alcohol-, rook- en drugsbeleid
Chiro vraagt ook voor Cara Rouge bij te voegen.

Extra punten:

●        De brandverzekering vermelden in de gebruikersovereenkomsten. Welke plaatsen in de Chirolokalen worden door wie verzekerd. Blijkbaar zouden de keukens bij de Chiro's onder een andere regeling zitten.

●        Als er een ruimte wordt voorzien om hun alcohol op te bergen, moet er ook een slot voorzien. En onder zeer strenge voorwaarden. Worden er sporen van gebruik gezien, dan zullen er consequenties zijn.

Vergadering van 10 oktober 2023

PROMPARTY 2023.

Toelichting

Bespreken of de Promparty wel of niet doorgaat met onderstaande informatie:

●        Chiro Leefdaal
Ze hebben de Prom Party besproken, ze zouden liever shiften op zich willen nemen maar niet organiseren en afsluiten.

 Louise Smets had oorspronkelijk gezegd dat zij mee wou helpen organiseren. Bij het  navragen of ze het zag zitten om mee te werken aan de Promparty en het                                           eventueel te trekken, maar ze ziet eigenlijk geen van beide nog zitten.

●        Chiro Bertem

 Ja, ze willen het mee organiseren.

●        Chiro Korbeek-Dijle

 Er is maar 1 iemand die mee wilt helpen.

●        Jeugdhuis De Poemp

 Ze hebben het nog eerst eens besproken. Er is maar 1 iemand die zou mee willen   helpen, Jente Vanden Eynde. Ze wilt graag mee voorbereiden zoals drank bestellen,               maar zou graag niet mee instaan voor het afsluiten op de avond zelf.

●        Jeugdhuis 2Hoog

 Ze hebben dit nog eens besproken en besloten dat ze liever niet mee willen    organiseren. Ze zijn van mening dat dit evenement beter geleid zou worden door                             één Bertemse vereniging. Deze vereniging kan zich dan volledig achter het                                           evenement zetten.

●        Aan de Landelijke Gilde vragen of ze willen tappen.

●        Werkgroep opmaken, 2 personen per vereniging.

Bespreking

Er zal geen Promparty zijn dit jaar.

Er wordt voorgesteld om tegen volgend jaar een werkgroep samen te stellen. Eventueel een nieuw concept uit te bouwen. Dit zal nog verder opgenomen en bekeken worden met de jeugdverenigingen.

Vergadering van 10 oktober 2023

AANKOMENDE JEUGDACTIVITEITEN.

Toelichting

We overlopen de jeugdactiviteiten die gepland staan voor de komende weken.

Bespreking

●        Chiro Bertem:
Quiz, zaterdag 21 oktober 2023, Vlieg-In

●        Jeugdhuis 2Hoog:
Auwe Rakkers, 9 december 2023.
Club 61, 11 november 2023.
55 jaar 2Hoog, 17 en 18 mei 2024

●        Chiro Leefdaal:
Spaghettifestijn, 18 en 19 november 2023
Heksentocht, 4 november 2023
Chiro fuif, 18 maart 2024

●        Jeugdhuis De Poemp:
Korbeek Calling, 18 november 2023

●        Chiro Korbeek-Dijle:
Flodderfuif, 13 oktober 2023, jeugdhuis De Poemp

Vergadering van 10 oktober 2023

VARIA.

Toelichting

●        LOGO vormingsdag 7 oktober 2023.

Bespreking

Evaluatie van de LOGO vormingsdag van 7 oktober 2023:

●        goed organiseert

●        nuttige vormingen

●        EHBO was goed

●        heel veel eten

●        psychisch welzijn en pestpreventie was vrij algemeen, de vorming mocht soms wat dieper in gaan op sommige onderwerpen. Alsook meer specifieke situaties aanhalen per verenigingen.

●        inschrijvingen beter opvolgen en afspraken maken bij eventuele annuleringen

Vergadering van 10 oktober 2023

VASTLEGGEN NIEUWE VERGADERMOMENTEN.

Toelichting

Afspreken volgende vergadermoment.

Bespreking

Nog geen nieuwe data vastgelegd.