Vergadering van 19 april 2022

GOEDKEURING VORIG VERSLAG.

Toelichting

Zijn er vragen of opmerkingen bij het vorige verslag?

Bespreking

Geen opmerkingen bij vorig verslag.

Vergadering van 19 april 2022

PROMPARTY. STAND VAN ZAKEN.

Toelichting

Toelichten programma of uitstel (nieuwe datum prikken)

Bespreking

De werkgroep werd uitgesteld als eveneens de Promparty van 23 april.

Nieuwe datum werd bepaald: 1 oktober 2022.

Iedere vereniging zoekt een zo goedkoop mogelijke DJ.

Tap: regeling via Ward Fock.

Thema: Shine bright like a diamond.

Voorverkoop en kassaverkoop: 1 euro verschil.

Huur materiaal bij provincie.

Busvervoer zoals vroeger (aan glasbollen). Vorige keer was Veronica cars volzet en heeft Lindencars het vervoer gedaan.

Zaal Ter Dijle nog vastleggen en datum melden aan politie.

Vergadering van 19 april 2022

VRIJETIJDSRAAD. TOELICHTING PUNTEN DIE BETREKKING HEBBEN OP JEUGDWERK.

Toelichting

Op woensdag 30 maart heeft de vrijetijdsraad plaatsgevonden. De punten die belang hebben met jeugdwerk worden kort toegelicht door Marika.

Bespreking

•         Aanvraag evenementen via dienst vrije tijd en doorgeven aan politie.

•         Dienst vrije tijd bekijkt de mogelijkheid om een standaardformulier te voorzien voor het aanvragen van evenementen om de aanvragen te vereenvoudigen.

Vergadering van 19 april 2022

SUBSIDIES BERTEMSE VERENIGINGEN. ADVIES.

Toelichting

De dienst vrije tijd zal binnenkort weer starten met de berekening van de subsidies die de

erkende verengingen jaarlijks krijgen van de gemeente.

Door de Coronamaatregelen van het afgelopen jaar, kunnen de meeste verenigingen weer geen volledig werkjaar aantonen.

Van september tot februari (ongeveer zes maanden) waren de verenigingen immers opnieuw beperkt in het organiseren van activiteiten.

Als het subsidiereglement gevolgd wordt, betekent dat minder punten en dus minder subsidies.

De dienst vrije tijd stelt twee mogelijke berekeningen voor en vraagt het advies van de jeugdraad.

•         Ofwel worden de subsidies van een volledig werkjaar (gebaseerd op 2018-2019) uitgekeerd zoals de afgelopen twee jaar (met uitzondering van duurzaam materiaal en culturele animatie)?

•         Ofwel worden de subsidieformulieren bezorgd en ingevuld. (waardoor mogelijks sommige verenigingen punten gaan verliezen omdat ze maar de activiteiten van 6 maanden gaan kunnen invullen)?

Bespreking

Voorstel vrijetijdsraad: subsidies uitbetalen van een volledig werkjaar.

Voorstel Jeugdraad: de jeugdraad volgt het advies van de vrijetijdsraad uitgezonderd voor duurzaam materiaal en culturele animatie.

Voor bepaalde verenigingen (jeugdhuizen) zou er extra ondersteuning mogelijk moeten zijn omdat ze geen leden hebben of activiteiten hebben moeten annuleren door strenge HoReCamaatregelen. Extra vraag op CBS voor éénmalige extra ondersteuning tav jeugdhuizen. Groei binnen jeugdhuizen staat vast maar geveld door Coronamaatregelen.

Schepen Tom Philips bekijkt dit.

Vergadering van 19 april 2022

KAMPVERVOER. AANVRAGEN.

Toelichting

Er kan nog kampvervoer aangevraagd worden tot ten laatste 31 mei.

Je doet dit via het onlineformulier 'aanvragen kampvervoer' op de gemeentelijke website.

De facilitaire dienst zal de aanvragen bundelen en behandelen.

Bespreking

Tot en met 20/05 online aan te vragen.

Dienst vrije tijd checkt of de contactpersonen nog actueel zijn.

Vergadering van 19 april 2022

INFRASTRUCTUUR. STAND VAN ZAKEN.

Toelichting

We overlopen de stand van zaken betreffende jeugdinfrastructuur.

Bespreking

Chiro Leefdaal:

•         verwarming werkt niet goed

Chiro Bertem:

•         raam bovenaan is los (poort is gemaakt)

•         verwarming werkt niet maar betalen wel bijdrage

•         spoelbak in de meisjestoiletten is verstopt

Vergadering van 19 april 2022

GEBRUIKSOVEREENKOMSTEN JEUGDLOKALEN. FEEDBACK VERENIGINGEN.

Toelichting

De jeugdhuizen en Chiro's hebben tot 21 maart de tijd gekregen om feedback te geven op de gebruiksovereenkomst die de gemeente met hun heeft afgesloten.

Er is feedback gekomen van Chiro Bertem en Jeugdhuis 2-Hoog. Beide verenigingen lichten hun feedback kort toe. Deze feedback zal meegenomen worden bij de opmaak van de nieuwe gebruiksovereenkomsten.

Bespreking

Chiro Bertem:

•         Extra lokaal gevraagd (9 lokalen).

•         Vermelding: "Vandalisme en overlast rond de lokalen wordt niet getolereerd." Bemerking: gebeurt niet door de verenigingen zelf.

•         Geen apparatuur in de keuken: bvb friteuses. Eventueel op een andere manier afspraken maken kwestie brandveiligheid.

•         Na te vragen: mogelijkheid om 1 container per vereniging (of voor enkele verenigingen samen) per jaar gratis ter beschikking te stellen voor grote kuis.

•         Gemeentebestuur kan sporadisch gebruik maken van de lokalen. Graag dit tijdig laten weten.

•         Verwarming: geprogrammeerd? Wanneer wel en wanneer niet? (idem jeugdhuis 2Hoog.

•         Te weinig fietsparkeerplaats op zondag? Extra parkeerplaatsen?

•         Schade: materiaal ook verzekerd of heeft de gemeente enkel een verzekering voor het gebouw?

•         Onderverhuring lokalen: oude regeling aanpassen. 7 keer per jaar maar wel minder grote groepen. Vraag om de verhuringen van Leefdaal en Korbeek-Dijle niet op te nemen in deze 7 verhuringen.

•         Volwassen begeleider verantwoordelijk - onderverhuur chirolokalen - specifiëren dat het over de externe begeleider gaat en niet de volwassen begeleider van de verhuurder.

Jeugdhuis 2Hoog

•         Gebruiksovereenkomst is minder van toepassing op 2Hoog (specifieker per locatie) (andere locatie jeugdhuis dan Bertem).

•         Verhuur aan andere verenigingen: belangrijke inkomstenbron (cfr jeugdhuis De Poemp).

•         Sleutels: 5 sleutels maar bestuur van 13 personen.

•         Cfr verwarmingsproblemen.

•         Aansprakelijkheidsverzekering: jeugdhuis heeft dit.

•         Billijke vergoeding van school: billijke vergoeding wordt betaald door gemeente. Mogelijkheid om jeugdhuis samen te nemen met de school?

Deadline om verdere aanvullingen te bezorgen: 30/4

Vergadering van 19 april 2022

AANKOMENDE JEUGDACTIVITEITEN.

Toelichting

We overlopen de jeugdactiviteiten die gepland staan voor de komende weken.

Bespreking

Chiro Korbeek-Dijle:

•         wafelenbak - 15/5

Chiro Bertem

•         aspi's buitenspeeldag week 29/5 (ipv Voerrock)

Jeugdhuis De Poemp

•         "oude zakken avond" 7/5 en in de zomer op zaterdag zomerbar

Jeugdhuis 2Hoog

•         "oude rakkersavond" 30/04 en club 61 technofeest 7/5

Chiro Leefdaal

•         kwis aspi's 14/5

Vergadering van 19 april 2022

VARIA.

Bespreking

Aspi's buitenlands kamp: toestemming vragen aan gemeente? welke stappen? Stelden de vraag al via mail maar ontvingen nog geen antwoord.

Vergadering van 19 april 2022

VASTLEGGEN NIEUWE VERGADERMOMENTEN.

Bespreking

jeugdraad:  maandag 27/6 om 19 uur (eten met korte bespreking)