Zitting van 29 maart 2022
ZITTINGEN GR. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.
Juridische gronden
● Artikel 32 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen en het zittingsverslag van de vorige raadszitting goed.
● Artikel 33, §2 van het huishoudelijk reglement
De gemeenteraad beslist om het zittingsverslag, zoals vermeld in artikel 278 van het decreet lokaal bestuur, te vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
● Artikel 34, §3 van het huishoudelijk reglement
Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering van de gemeenteraad opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige raadsvergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige raadsvergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur.
Bijlagen
● Notulen van de zitting van 22 februari 2022.
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De raad keurt de notulen van de zitting van 22 februari 2022 goed.
Zitting van 29 maart 2022
WERKZAAMHEDEN GEMEENTERAAD. AANPASSING HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTERAAD.
Voorgeschiedenis
Juridische gronden
• Artikel 20 van het decreet lokaal bestuur
Het huishoudelijk reglement bepaalt of de gemeenteraad of de gemeenteraadscommissies digitaal of hybride kunnen vergaderen en de wijze waarop. De gemeenteraad kan enkel digitaal vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad kan enkel hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.
• Artikel 38 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens een aantal bepalingen worden opgenomen zoals omschreven in dit artikel. De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen.
• Besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen
Argumentatie
Op 22 januari 2022 trad het besluit van de Vlaamse regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen in werking. Hoewel het besluit dateert van 10 september 2021, verscheen het pas op 21 januari 2022 in het Belgisch Staatsblad.
Het besluit geeft de lokale besturen de mogelijkheid om, los van de pandemie en een burgemeestersbesluit, digitaal of hybride te vergaderen. Er gelden wel enkele voorwaarden. De mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen, moet voorzien zijn in het huishoudelijk reglement van de raad. De gemeenteraad kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden digitaal of hybride vergaderen.
Bij een digitale of hybride vergadering van de gemeenteraad:
• moet ieder lid afzonderlijk digitaal toegang hebben tot de beraadslaging en de stemming
• moeten de leden zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn
• moet de voorzitter in staat zijn om de orde te handhaven
• gelden voor de stemmingen de volgende regels:
º Niet-geheime stemming: ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, maakt zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
º Geheim: de stemming wordt op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, zonder dat kan worden afgeleid wie welke geheime stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Naast het invoeren van de mogelijkheid tot digitaal of hybride vergaderen, wordt het reglement geactualiseerd naar aanleiding van de oprichting van het autonoom gemeentebedrijf, het ter beschikking stellen van het zittingsverslag via Meeting.mobile en het voorzien van een persoonlijk e-mailadres van de gemeente Bertem aan elk raadslid.
Besluit
eenparig
BIJEENROEPING GEMEENTERAAD
Artikel 1. - § 1. - De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
§ 2. - In principe vergadert de gemeenteraad steeds fysiek in het gemeentehuis. De gemeenteraad kan digitaal of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in paragrafen 5 en 6 van dit artikel.
§ 3. - De voorzitter van de gemeenteraad beslist tot bijeenroeping van de gemeenteraad en stelt de agenda van de vergadering op.
§ 4. - De voorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:
In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten de aanvragers de dag, het uur en de agenda van de beoogde vergadering vermelden. De aanvragers bezorgen voor elk punt op die agenda hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in artikel 2 van dit reglement kan nakomen.
De voorzitter roept de vergadering bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda.
§ 5. - De gemeenteraad kan in de volgende uitzonderlijke omstandigheden digitaal vergaderen:
● tijdens een gemeentelijke, provinciale of federale fase van een noodsituatie zoals gedefinieerd in het koninklijk besluit van 22 mei 2019 betreffende de noodplanning en het beheer van noodsituaties op het gemeentelijk en provinciaal niveau en betreffende de rol van de burgemeesters en de provinciegouverneurs in geval van crisisgebeurtenissen en -situaties die een coördinatie of een beheer op nationaal niveau vereisen;
● tijdens een epidemische noodsituatie die is afgekondigd in uitvoering van de wet van 14 augustus 2021 betreffende de maatregelen van bestuurlijke politie tijdens een epidemische noodsituatie;
● er is een dringende noodzaak waarbij de tijd die nodig zou zijn om een fysieke vergadering te organiseren, de belangen van de gemeente (verder) zouden schaden;
● het gemeentehuis is fysiek ontoegankelijk (bv. na brand, overstroming, blokkade...) of er zijn technische redenen die het onmogelijk maken om een fysieke vergadering te organiseren in het gemeentehuis (bv. bij een elektriciteitspanne).
§ 6. - De gemeenteraad kan hybride vergaderen in de uitzonderlijke omstandigheden zoals vermeld in paragraaf 5.
§ 7. - In geval van een uitzonderlijke omstandigheid zoals vermeld in paragraaf 5, kan de burgemeester beslissen dat de raad niet fysiek kan vergaderen. De voorzitter geeft gevolg aan deze beslissing en moet de vergadering op digitale of hybride wijze organiseren.
In geval van een uitzonderlijke omstandigheid zoals vermeld in paragraaf 5, kan de voorzitter op eigen initiatief de vergadering op digitale of hybride wijze organiseren, na eensluidend advies van de burgemeester.
Artikel 2. - § 1. - De oproeping wordt ten minste acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.
De oproeping wordt digitaal, via e-mail en het elektronisch systeem voor vergaderbeheer, aan de raadsleden bezorgd. Het e-mailbericht wordt naar het persoonlijk e-mailadres verstuurd dat door de gemeente Bertem specifiek voor het raadslid werd aangemaakt (voornaam.familienaam@bertem.be). Het e-mailbericht bevat een digitale verwijzing naar de begeleidende stukken op het gemeentelijk elektronisch systeem voor vergaderbeheer. Uitzonderlijk, in geval van overmacht om technische redenen, kan de oproeping in papieren versie aan huis worden bezorgd.
Als de agenda en begeleidende stukken per uitzondering niet op digitale wijze ter beschikking kunnen worden gesteld, worden zij in de brievenbus bij de raadsleden thuis bezorgd. Als de stukken omwille van de omvang niet in de brievenbus kunnen, wordt het raadslid via een schriftelijk bericht in de brievenbus uitgenodigd om deze stukken te komen afhalen in het gemeentehuis tijdens de openingsuren.
§ 2. - De oproeping voor een fysieke vergadering vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering, alsook de toegelichte voorstellen van beslissing.
De oproeping voor een digitale vergadering vermeldt in elk geval de wijze waarop de vergadering doorgaat, de uitzonderlijke omstandigheden die de keuze voor een digitale vergadering verantwoorden, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering, alsook de toegelichte voorstellen van beslissing. Uiterlijk op dezelfde dag ontvangen de raadsleden een digitale link om te kunnen deelnemen aan de digitale vergadering.
De oproeping voor een hybride vergadering vermeldt in elk geval de wijze waarop de vergadering doorgaat, de uitzonderlijke omstandigheden die de keuze voor een hybride vergadering verantwoorden, de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering, alsook de toegelichte voorstellen van beslissing. Uiterlijk op dezelfde dag ontvangen de raadsleden een digitale link om te kunnen deelnemen aan de hybride vergadering.
De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.
Artikel 3. - § 1. - Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda van de gemeenteraad toevoegen. Hiertoe bezorgen ze schriftelijk, bij voorkeur per e-mail, hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken.
§ 2. - De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. Dit verloopt conform de afspraken rond de wijze van oproepen (artikel 2 § 1).
OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING
Artikel 4. - § 1. - De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.
§ 2. - De vergadering is niet openbaar als:
1. het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;
2. de gemeenteraad met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.
Artikel 5. - De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over de beleidsrapporten (=het meerjarenplan en de aanpassingen ervan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar.
Artikel 6. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Artikel 7. - § 1. – Uiterlijk acht kalenderdagen voor de vergadering worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de website van de gemeente:
● plaats, dag, uur en agenda van de fysieke raadsvergadering.
● dag, uur en agenda van de digitale raadsvergadering en de hyperlink naar de audiovisuele live uitzending ervan.
● plaats, dag, uur en agenda van de hybride raadsvergadering en de hyperlink naar de audiovisuele live uitzending ervan.
§ 2. - Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze openbaar bekendgemaakt overeenkomstig § 1. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze openbaar bekendgemaakt.
§ 3. - De agenda met toegelichte voorstellen van beslissing voor de openbare zitting wordt tevens bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten.
Artikel 8. - § 1. - De gemeente maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig de regels in verband met de openbaarheid van bestuur.
§ 2. - Tijdens de fysieke raadszitting ligt een overzichtslijst met een beknopte toelichting van de voorstellen die in openbare zitting worden behandeld, ter beschikking van de perscorrespondenten en het publiek.
§ 3. – De beslissingen van de gemeenteraad worden door de burgemeester bekendgemaakt op de website van de gemeente zoals bepaald in art. 285 tot 287 van het decreet over het lokaal bestuur.
Aan beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door sommige beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren in het gemeentelijk informatieblad.
Artikel 9. - § 1. - De administratie maakt voor de opmaak en de verwerking van de notulen en de besluiten gebruik van een elektronisch systeem voor vergaderbeheer. De raadsleden nemen via dit systeem kennis van:
● de agenda van de gemeenteraad
● de ontwerpbesluiten van de gemeenteraad, met eventuele bijlagen
● de besluiten van de gemeenteraad, met eventuele bijlagen
● de nog goed te keuren en de goedgekeurde notulen van de gemeenteraad
● het zittingsverslag van de gemeenteraad
● de besluiten van het college van burgemeester en schepenen, met eventuele bijlagen (na goedkeuring van de notulen)
● de goedgekeurde notulen van het college van burgemeester en schepenen
● de agenda, de voorbereidende stukken en de verslagen van de gemeentelijke adviesraden.
§ 2. - Elk gemeenteraadslid heeft toegang tot het digitaal archief van de vergaderingen van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en schepenen en van de gemeentelijke adviesraden. De login en de materiële en immateriële beveiligingssystemen voor authenticatie van het raadslid zijn strikt persoonlijk en mogen niet aan derden worden verstrekt. De toegang tot het elektronisch systeem voor vergaderbeheer is enkel geldig tijdens de duur van het mandaat.
Artikel 10. - § 1. - De gemeenteraadsleden hebben, vanaf de verzending van de oproeping, inzage in de dossiers van alle agendapunten, in het bijzonder de verklarende nota's en plannen, de feitelijke gegevens, de eventuele briefwisseling, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing. Deze stukken worden opgenomen in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer, voor zover ze digitaal beschikbaar zijn.
De dossiers kunnen op volgende wijze worden ingekeken:
1. op het directiesecretariaat tijdens de kantooruren
2. in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer.
§ 2. - Het ontwerp van meerjarenplan, de wijzigingen aan het meerjarenplan en de jaarrekening worden op zijn minst veertien kalenderdagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken, aan ieder lid van de gemeenteraad bezorgd. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld.
§ 3. - De algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden verstrekken aan de gemeenteraadsleden die erom verzoeken, technische toelichting over stukken in de dossiers voor de vergadering van de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.
De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk, via e-mail of mondeling aan de algemeen directeur. Het antwoord wordt gegeven op dezelfde wijze, tenzij anders wordt overeengekomen.
§4. De gemeenteraadsleden hebben, vanaf de verzending van de oproeping, de mogelijkheid om via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer een toelichting te vragen bij een agendapunt of een informatieve vraag te stellen bij een bepaald agendapunt. Zij dienen dit ten laatste 8 uur vóór het meegedeelde aanvangsuur via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer te laten weten en geven bij voorkeur ook aan of zij het woord wensen te nemen naar aanleiding van een bepaald agendapunt. Bij latere verzoeken is de voorzitter niet verplicht om een toelichting te (laten) geven en/of een antwoord te (laten) verstrekken op de gestelde informatieve vraag. De gemeenteraadsleden hebben evenwel steeds het recht om ter zitting het woord te vragen bij een bepaald agendapunt, ook al hebben zij dit niet voorafgaand aan de zitting laten weten.
Artikel 11. - § 1. - De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten, ongeacht de drager, die het bestuur van de gemeente betreffen.
§ 2. - De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden.
§ 3. - Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de openingsuren van het directiesecretariaat:
1. de begrotingen/budgetten en meerjarenplannen van vorige dienstjaren van de gemeente en het OCMW Bertem;
2. de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente en het OCMW Bertem;
3. de notulen van de beslissingen van de burgemeester;
4. de notulen van de beslissingen van de algemeen directeur;
5. het register van de inkomende en uitgaande stukken van de gemeente.
§ 4. - Alle andere dossiers, stukken en akten die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, kunnen door de raadsleden worden ingekeken na afspraak met de algemeen directeur.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde dossiers, stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan hem schriftelijk of via e-mail mee welke dossiers of documenten zij wensen te raadplegen. Tevens vermelden zij de gewenste dag en het uur waarop zij de gevraagde documenten wensen in te zien, met een minimum van drie werkdagen tussen het tijdstip van de aanvraag en het gewenste tijdstip van inzage.
Bij ernstige twijfel of betwisting wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
De algemeen directeur beantwoordt uiterlijk 24 uur voor het gewenste tijdstip van inzage de aanvraag.
Bij bevestiging van de aangevraagde inzage deelt de algemeen directeur de dag, het uur en de plaats van inzage mee aan het raadslid.
Een weigering tot inzage kan enkel op basis van wettelijke of decretale gronden. Indien het organisatorisch onmogelijk is om de dossiers, stukken of akten klaar te leggen voor inzage op de gewenste dag en uur, bepaalt de algemeen directeur in onderling overleg met het raadslid een nieuwe dag en uur.
Het raadslid, dat de in deze § bedoelde documenten niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het afgesproken tijdstip, wordt geacht af te zien van inzage.
§ 5. - De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de dossiers, akten en stukken betreffende het bestuur van de gemeente.
De aanvraag door gemeenteraadsleden tot het afleveren van een afschrift gebeurt schriftelijk of per e-mail, gericht aan de algemeen directeur.
Een eventuele weigering van de aflevering van een afschrift kan enkel op basis van wettelijke of decretale gronden.
De gemotiveerde beslissing van de algemeen directeur tot weigering van de aflevering van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld.
Bij ernstige twijfel of betwisting wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
§ 6. - De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken.
Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden hem minstens vijf werkdagen vooraf schriftelijk of per e-mail mee welke instelling of diensten zij willen bezoeken en op welke dag en uur. De algemeen directeur beantwoordt de aanvraag uiterlijk 24 uur voor het gewenste tijdstip van het bezoek.
Tijdens het bezoek van een gemeentelijke inrichting of dienst mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.
§ 7. - Het inzagerecht en het bezoekrecht van de gemeenteraadsleden, vermeld in dit artikel, gelden ook voor het autonoom gemeentebedrijf van de gemeente.
Artikel 12. - De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Een toegelicht voorstel van beslissing is niet vereist voor het stellen van een mondelinge vraag.
Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.
Op het einde van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke beleidsaangelegenheden die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Om het college van burgemeester en schepenen in staat te stellen om het antwoord op een mondelinge vraag voor te bereiden, bezorgen de raadsleden uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de zitting de omschrijving van hun mondelinge vraag aan de algemeen directeur, die deze onmiddellijk bezorgt aan het college van burgemeester en schepenen en aan de voorzitter van de gemeenteraad. Op mondelinge vragen voor een zitting die later dan de vermelde termijn worden ingediend bij de algemeen directeur, wordt ten laatste tijdens de daaropvolgende zitting geantwoord.
QUORUM
Artikel 13. - § 1. - De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde beginuur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
§ 2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.
In deze tweede oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat en worden de bepalingen van artikel 26 van het decreet lokaal bestuur overgenomen.
§ 3. - Bij een hybride of digitale vergadering gelden elk van de volgende voorwaarden om een lid dat digitaal deelneemt aan de vergadering, als aanwezig te beschouwen:
● het digitaal deelnemend raadslid laat zijn camera aanstaan gedurende de hele raadsvergadering en is zichtbaar herkenbaar
● het digitaal deelnemend raadslid zet zijn microfoon aan wanneer hij het woord krijgt en is hoorbaar herkenbaar
● elk digitaal deelnemend raadslid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming.
Het digitaal deelnemend raadslid dat de vergadering tijdelijk of voortijdig verlaat, stopt op eigen initiatief en voor de duur van zijn afwezigheid de digitale connectie tot de digitale of hybride vergadering.
WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 14. - § 1 - De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.
§ 2. - Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het decreet lokaal bestuur.
De voorzitter van een vergadering die op digitale of hybride wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.
Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.
Artikel 15. - § 1. - De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen.
De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daarop bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.
§ 2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 16. - § 1. - Nadat het agendapunt werd ingeleid, verleent de voorzitter desgevallend eerst het woord aan de gemeenteraadsleden die in toepassing van artikel 10§4 daartoe een verzoek hebben ingediend.
De raadsleden die fysiek deelnemen aan een fysieke of hybride vergadering, kunnen daarna het woord vragen door hun hand op te steken.
De raadsleden die digitaal deelnemen aan een digitale of hybride raadsvergadering, vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje.
De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.
§ 2. - Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen.
De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.
Artikel 17. - Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.
In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst:
1. om te vragen dat men niet zal besluiten;
2. om de verdaging te vragen;
3. om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie of werkgroep;
4. om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;
5. om naar het huishoudelijk reglement te verwijzen.
Artikel 18. - § 1. - Met een amendement kan de raad een besluit nemen dat afwijkt van het ontwerpbesluit.
Een amendement wordt ingediend door één of meer raadsleden. De raad beslist uiteindelijk of het amendement wordt aangenomen of verworpen.
Een amendement wordt bij voorkeur digitaal ingediend vóór de zitting bij de algemeen directeur en uiterlijk tijdens de zitting. De algemeen directeur bezorgt het amendement onverwijld aan de voorzitter.
§ 2. - De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.
Artikel 19. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.
Als een lid van de raad aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.
Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.
Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.
Artikel 20. - De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.
Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.
Aan de raadsleden wordt gevraagd hun gsm, tablet/laptop en andere communicatieapparatuur stil te zetten tijdens het verloop van de fysieke raadsvergadering.
Artikel 21. - De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke fysiek aanwezige toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.
De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.
Artikel 22. - Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.
Artikel 23. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.
Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. In geval van sluiting van een fysieke of hybride vergadering moeten de fysiek aanwezige leden van de raad dan onmiddellijk de zaal verlaten. In geval van sluiting van een digitale of hybride vergadering moeten de digitaal deelnemende leden de digitale vergadering onmiddellijk verlaten.
Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.
Artikel 24. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking.
WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 25. - § 1. - Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.
§ 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen, blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.
Artikel 26. - § 1. - De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.
Nadat zowel de gemeenteraad als de OCMW-raad elk hun deel van het beleidsrapport hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De gemeenteraad kan het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren als dat de financiële belangen van de gemeente bedreigt. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad.
§ 2. - De gemeenteraad stemt telkens over het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.
In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.
Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de OCMW-raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de OCMW-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.
Artikel 27. - § 1. - De leden van de gemeenteraad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 4.
§ 2. - Er zijn vijf mogelijke werkwijzen van stemmen:
1. de stemming bij handopsteking;
2. de mondelinge stemming;
3. de openbare digitale stemming
4. de geheime digitale stemming
5. de geheime stemming met stembriefjes.
§ 3. - Bij fysieke en hybride vergaderingen stemmen de gemeenteraadsleden bij handopsteking. Bij digitale vergaderingen stemmen de gemeenteraadsleden digitaal.
In elk geval wordt er mondeling gestemd als een derde van de aanwezige leden daarom verzoekt.
§ 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:
1. de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;
2. het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;
3. individuele personeelszaken.
Artikel 28. - De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt. Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven, vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden neen stemmen, zich onthouden of ja stemmen. Het niet willen deelnemen aan de stemming wordt gelijkgesteld met een onthouding.
Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal stemmen per stemming.
Artikel 29. - De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken.
De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.
Artikel 30. - § 1. - Voor een geheime stemming met stembriefjes worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.
§ 2. - Voor een geheime digitale stemming wordt gebruik gemaakt van een digitaal systeem dat de voorzitter toelaat om de authenticiteit van de uitgebrachte stem te controleren, zonder dat kan worden afgeleid wie welke geheime stem heeft uitgebracht.
§ 3. - De raadsleden stemmen ja, neen of onthouden zich.
In geval van een geheime stemming met stembriefjes gebeurt de onthouding door het afgeven van een blanco stembriefje.
In geval van een geheime digitale stemming gebeurt de onthouding door het aanduiden van de antwoordmogelijkheid 'onthouding' of door niet te stemmen.
§ 4. - De voorzitter organiseert de geheime stemming en de wijze waarop de stemmen geteld worden. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.
Artikel 31. - § 1. - Vooraleer tot de stemopneming bij een geheime stemming met stembriefjes over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
§ 2. - Indien na een geheime digitale stemming het aantal uitgebrachte stemmen hoger is dan het aantal raadsleden die aan de stemming hebben deelgenomen, wordt de digitale geheime stemming als ongeldig beschouwd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.
Artikel 32. - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.
Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
NOTULEN, ZITTINGSVERSLAG EN ONDERTEKENING
Artikel 33. - § 1. - De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid dat vraagt om in de notulen de motivering van zijn stemgedrag op te nemen, bezorgt de tekst hiervan uiterlijk op de dag na de zitting aan de algemeen directeur, bij voorkeur op digitale wijze, met een maximum van 500 lettertekens. Tevens kunnen bijkomende feiten worden opgenomen in de desbetreffende rubriek van het motiverend gedeelte van het besluit, mits akkoord van de gemeenteraad.
Een samenvatting van de mondelinge vragen en de antwoorden daarop worden opgenomen in de notulen. Loutere meldingen die geen vraagstelling over beleidsaangelegenheden bevatten, worden niet in de notulen opgenomen.
§ 2. - De gemeenteraad beslist om het zittingsverslag, zoals vermeld in artikel 278 van het decreet lokaal bestuur, te vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de gemeenteraad.
§ 3. - Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, § 2 en artikel 6 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen.
Artikel 34. - § 1. - De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur. Indien er geen algemeen directeur (titularis of waarnemend) ter beschikking is tijdens de zitting van de raad, wordt het secretariaat waargenomen door het jongste lid (in leeftijd) van het college van burgemeester en schepenen.
§ 2. - Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering van de gemeenteraad ten minste acht dagen voor de vergadering van de gemeenteraad gepubliceerd op het elektronisch systeem voor vergaderbeheer. De gemeenteraadsleden worden via e-mail op de hoogte gebracht van deze publicatie.
§ 3. - Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering van de gemeenteraad opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige raadsvergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige raadsvergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. - Telkens als de gemeenteraad het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de algemeen directeur ondertekend.
Artikel 35. - De notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen volgend op de vergadering van het college van burgemeester en schepenen waarop de notulen werden goedgekeurd, gepubliceerd op het elektronisch systeem voor vergaderbeheer. De gemeenteraadsleden worden via e-mail op de hoogte gebracht van deze publicatie.
RAADSCOMMISSIES
Artikel 36. - De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen.
De bevoegdheden van deze commissies worden bij de eventuele oprichting vastgesteld en goedgekeurd door de gemeenteraad.
Artikel 37. - § 1. - De mandaten in iedere commissie worden evenredig verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad is samengesteld. De gemeenteraad bepaalt per gemeenteraadscommissie het aantal leden, alsook de wijze waarop de evenredigheid wordt berekend. Deze berekeningswijze geldt voor alle commissies die de gemeenteraad opricht. De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties.
Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien een lid verklaart niet meer te behoren tot de fractie waartoe hij oorspronkelijk behoorde, kan dit lid niet meer zetelen in de commissie, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.
§ 2. - Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig de berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.
Om ontvankelijk te zijn, moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.
Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging overeenkomstig § 1 een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan deze fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.
Artikel 38. - Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie.
De commissievoorzitter wordt verkozen door de gemeenteraad in openbare zitting en met geheime stemming op basis van een voordrachtakte. Bij staking van stemmen is het jongste lid verkozen.
Artikel 39. - § 1. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kunnen de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen.
§ 2. - De commissievoorzitter beslist of de commissievergadering fysiek, digitaal of hybride wordt georganiseerd.
§ 3. - De oproeping wordt via e-mail naar alle raadsleden gestuurd.
De oproeping voor een fysieke vergadering vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering.
De oproeping voor een digitale vergadering vermeldt in elk geval de wijze waarop de vergadering doorgaat en de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering. Uiterlijk op dezelfde dag ontvangen de raadsleden een digitale link om te kunnen deelnemen aan de digitale vergadering.
De oproeping voor een hybride vergadering vermeldt in elk geval de wijze waarop de vergadering doorgaat en de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering. Uiterlijk op dezelfde dag ontvangen de raadsleden een digitale link om te kunnen deelnemen aan de hybride vergadering.
Deze informatie wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door publicatie op de website van de gemeente.
§ 4. - De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden. De raadsleden kunnen, zonder stemrecht, de vergaderingen van de commissies waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.
§ 5. - Artikel 4, artikel 13 § 3 en artikelen 27 t.e.m. 32 van dit reglement zijn van overeenkomstige toepassing op de vergaderingen en de stemmingen in de commissies.
§ 6. - De commissievoorzitter heeft inzake leiding en handhaving van de orde dezelfde bevoegdheden als de voorzitter van de raad. Bij afwezigheid van de commissievoorzitter wordt hij vervangen door het commissielid met de hoogste rangorde als raadslid.
§ 7. - Het ambt van secretaris van een raadscommissie wordt waargenomen door de algemeen directeur of door een door hem aangewezen personeelslid. Hij stelt een verslag van de commissievergadering op, dat via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer wordt bezorgd aan de raadsleden.
Artikel 40. - De gemeenteraad kan onder zijn leden een tuchtcommissie oprichten, die de tuchtbevoegdheid van de gemeenteraad uitoefent.
De tuchtcommissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad.
De tuchtcommissie vergadert besloten.
VERGOEDING RAADSLEDEN
Artikel 41. - § 1. - Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor de vergaderingen van de gemeenteraad waarop zij aanwezig zijn en voor de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies waarop zij als lid van de commissie aanwezig zijn (incl. de leden met raadgevende stem).
§ 2. - De voorzitter van de gemeenteraad of zijn vervanger ontvangt een dubbel presentiegeld voor elke vergadering die hij effectief voorzit.
Artikel 42. - § 1. - Het presentiegeld wordt met ingang van 1 januari 2019 en gedurende de legislatuur 2019-2024 als volgt vastgesteld:
● 124,98 euro vast per zitting van de gemeenteraad
● 40 euro vast per zitting van een gemeenteraadscommissie.
Deze bedragen worden geïndexeerd overeenkomstig artikel 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris.
§ 2. - De presentiegelden worden tweemaal per jaar op de bank- of postrekening van het raadslid gestort (na de gemeenteraad van juni en na de gemeenteraad van december).
VERZOEKSCHRIFTEN
Artikel 43. – § 1. – Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen.
De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.
§ 2. - Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn.
De verzoekschriften worden aan het orgaan van de gemeente gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.
§ 3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk.
Verzoekschriften die duidelijk tot de bevoegdheid van het OCMW behoren, worden door de ontvanger van het verzoekschrift overgemaakt aan het bevoegde orgaan van het OCMW. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.
Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:
1. de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;
2. het louter een mening is en geen concreet verzoek;
3. de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend;
4. het taalgebruik ervan beledigend is.
De voorzitter van het orgaan waaraan het verzoekschrift gericht is, doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.
Artikel 44. - § 1. – Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het verzoekschrift minstens twintig dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.
§ 2. - De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoeken naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.
§ 3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.
§ 4. - Het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
ONDERTEKENING EN VORM VAN STUKKEN
Artikel 45. - § 1. De reglementen, verordeningen, beslissingen, akten van de gemeenteraad en alle andere stukken of briefwisseling die specifiek betrekking hebben op de gemeenteraad worden ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en medeondertekend door de algemeen directeur.
De reglementen, verordeningen, beslissingen en akten van de burgemeester en van het college van burgemeester en schepenen worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur.
§ 2. - Onverminderd § 1 wordt de briefwisseling van de gemeente ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur.
§ 3. - Alle andere stukken van de gemeente, die niet bedoeld worden in de voorgaande paragrafen, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur, tenzij de wetgever de bevoegdheid tot ondertekening expliciet enkel aan de burgemeester heeft toegewezen.
Artikel 46. - Stukken van de gemeente worden bij gewone brief of een digitale brief aan de betrokkene bezorgd, tenzij de wet, het decreet lokaal bestuur of een ander decreet een andere vorm van mededeling of kennisgeving oplegt. Onder 'digitale brief' wordt verstaan: een brief opgenomen in een digitaal bestand. Een digitale brief kan op eender welke wijze aan de betrokkene worden bezorgd (bv. e-mail, digitale postbus, digitaal loket, geheugendrager…).
BEROEPSGEHEIM
Artikel 47. - § 1. - De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsmede van alle andere personen, vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
§ 2. - De verplichte geheimhouding geldt ook voor de besluiten van de andere organen van het gemeentebestuur m.b.t. aangelegenheden die de persoonlijke levenssfeer raken en waarvan het gemeenteraadslid kennisneemt vanuit zijn/haar hoedanigheid als gemeenteraadslid. De beslissingsbevoegdheid voor de openbaarmaking van deze besluiten is geregeld in het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
§ 3. - De documenten die via het elektronisch systeem voor vergaderbeheer kunnen worden geraadpleegd, mogen niet worden gebruikt voor een doeleinde / op een wijze die onverenigbaar is met de rechten en verplichtingen van het mandaat.
TERUGBETALING VAN SPECIFIEKE KOSTEN DIE VERBAND HOUDEN MET DE UITOEFENING VAN HET MANDAAT VAN GEMEENTERAADSLID OF LID VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN EN ANDERE FACILITEITEN
Artikel 48. - § 1. - De fracties in de gemeenteraad kunnen voor hun fractievergaderingen gratis gebruikmaken van een vergaderzaal in het gemeentehuis of in het sociaal huis. Daartoe richten ze per e-mail een verzoek tot de facilitaire dienst (gebouwen@bertem.be). In het verzoek vermeldt de aanvrager de gewenste vergaderzaal, datum en uur, het aantal personen en of er water gewenst is.
§ 2. - De gemeenteraadsleden hebben op het gemeentehuis toegang tot draadloos internet in het kader van de werkzaamheden van hun mandaat. Zij kunnen gratis kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. Zij kunnen alle nodige informatie inkijken in een lokaal dat door de algemeen directeur wordt toegewezen.
Artikel 49. - De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun mandaat.
Artikel 50. - Gemeenteraadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG) terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.
De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma's. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur.
Artikel 51. - De raadsleden en de leden van het college van burgemeester en schepenen mogen, voor het uitvoeren van hun taken als mandataris, ICT-materiaal kopen zoals een smartphone, pc, tablet of laptop. Deze aankopen kunnen door de gemeente vergoed worden met een maximum – per legislatuur en per mandataris – van:
● 1500 euro voor een lid van het college van burgemeester en schepenen
● 500 euro voor een gemeenteraadslid dat geen lid is van het college van burgemeester en schepenen.
Deze maximumbedragen mogen niet gecumuleerd worden tijdens de legislatuur.
Het toestel waarvoor een tussenkomst wordt gevraagd, moet voorzien zijn van een legale versie van antivirussoftware en van beveiligingssoftware tegen malware.
Voor de verkrijging van deze tussenkomst in de aankoopprijs dient een bewijsstuk van aankoop te worden voorgelegd aan de financiële dienst van de gemeente.
Artikel 52. - Jaarlijks wordt een overzicht overgemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dit document is openbaar.
Joël Vander Elst Sonia Stiasteny Joery Verhoeven Iris De Smet Wouter Fock Diane Vander Elst Roland Gustin Roos De Backer Joris Fonteyn Karin Baudemprez Yvette Laes Hans Neckebrouck Pieter Sempels Kris Philips Maria Andries Eddy Vranckx Marc Morris Jan De Keyzer Tom Philips Joël Vander Elst Sonia Stiasteny Joery Verhoeven Iris De Smet Wouter Fock Diane Vander Elst Roland Gustin Roos De Backer Joris Fonteyn Karin Baudemprez Yvette Laes Hans Neckebrouck Pieter Sempels Maria Andries Eddy Vranckx Marc Morris Jan De Keyzer Tom Philips Roos De Backer Joël Vander Elst Diane Vander Elst Tom Philips Pieter Sempels Yvette Laes Wouter Fock Joery Verhoeven Jan De Keyzer Sonia Stiasteny Eddy Vranckx Hans Neckebrouck Iris De Smet Marc Morris Roland Gustin Karin Baudemprez Maria Andries Joris Fonteyn aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 29 maart 2022
SERVERVERNIEUWING. AANKOOP NIEUWE SERVERS VIA RAAMCONTRACT VITO.
Voorgeschiedenis
• Midden 2016 lanceerde Vito een overheidsopdracht voor een raamcontract inzake "aankoop of huur van ict-apparatuur (hardware & software)voor een datacenter met bijhorende diensten". Dit werd gegund aan Securitas met maatschappelijke zetel in Sint Lendriksborre 3 te 1120 Brussel.
• De gunning werd reeds twee maal verlengd met 1 jaar en is momenteel nog lopende tot 24 november 2022.
Feiten en context
• De lokale en provinciale besturen worden in de raamovereenkomst vernoemd als potentiële rechtstreekse afnemers.
• De gemeente Bertem heeft enkele fysieke servers en een opslagnetwerk (SAN) in gebruik. Deze apparatuur zorgt ervoor dat de medewerkers hun data en toepassingen die nodig zijn kunnen raadplegen. Net omdat deze apparatuur zo belangrijk is, is het van belang dat de servers performant en betrouwbaar zijn én er een garantie is op herstelling ingeval van problemen.
• De huidige servers (2 hostservers en 1 SAN) zijn geplaatst in oktober 2016, voor een duurtijd van 5 jaar. Als backupserver werd een ouder toestel genomen dat hergebruikt werd. In januari 2022 werd een bijkomend jaar onderhoud afgesloten op de productieservers; het onderhoud op de backupserver was al verlopen.
• Ondanks het extra jaar onderhoud moet er overgegaan worden tot de vervanging van de infrastructuur zodat de nieuwe omgeving tijdig operationeel is. Bovendien wordt er nog overwegend Windows Server 2012 gebruikt als besturingssysteem en ook dat moet gemigreerd worden naar een recentere versie.
Juridische gronden
• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 2, 35°. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbesteders en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden.
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) De goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 140 000 euro niet.
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 43. Dit artikel omschrijft de voorwaarden voor het sluiten van raamovereenkomsten.
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 47;
º Een aanbestedende overheid kan gebruikmaken, wat de werken, leveringen en/of diensten betreft, van de gecentraliseerde aankoopactiviteiten van een aankoopcentrale door gebruik te maken van een raamovereenkomst die gesloten is door deze aankoopcentrale.
º Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
• De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 129; De aanbestedende entiteit kan leveringen en/of diensten verwerven van een aankoopcentrale die gecentraliseerde aankoopactiviteiten aanbiedt.
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
• Het bestuursdecreet van 7 december 2018.
Adviezen
• Positief advies van de ICT-beheerder
• Positief advies van de ICT-stuurgroep
• Visum van de waarnemend financieel directeur
Argumentatie
Met het raamcontract van Vito is het mogelijk om, met Securitas als integrator dit project uit te rollen.
De offerte van Securitas omvat de volgende:
• Het leveren, testen, installeren en parametriseren van de nieuwe hostservers, SAN en
backupserver.
• Het migreren van de bestaande virtuele machines naar de nieuwe omgeving.
• Een onderhoudscontract met de fabrikant zodat er te allen tijde de
garantie is op de herstelling van de apparatuur.
Securitas is het eerste aanspreekpunt voor problemen met de apparatuur. Escalaties gebeuren ook via hen.
De voorgestelde hardware in de offerte is voorzien om de huidige werklast van de omgeving vlot te draaien. De hardware (geheugen, harde schijfruimte) kan nog uitgebreid worden in de toekomst, als daar de noodzaak toe is. De oplossing van Securitas laat ook toe om in geval van een volledige uitval van de productieservers, makkelijk de meest kritieke servers vanaf de backupserver op te starten.
In de offerte is het onderhoudscontract terug te vinden onder volgende omschrijvingen:
Voor de hardware (steeds 5 jaar)
• HPE DL360 Gen10 Support: het onderhoud op de 2 fysieke servers
• HPE DL38x Gen10 Support: het onderhoud op de backup server
• HPE MSA 2062 Support: het onderhoud op de SAN
Voor de software
• 2 additional years of Basic maintenance prepaid for Veeam Backup Essentials
Enterprise Plus. 2 socket pack.: 2 x2 jaar extra onderhoud op de
backupsoftware (1jaar is al standard voorzien)
• F6M50AAE: VMware vSphere Essentials Plus Kit 6 Processor 5yr E-LTU: 5 jaar
onderhoud op de virtuele omgeving (Vmware)
Volgende servicelevels zijn voorzien (hardware):
• basis support op de 2 host servers en de backupservers: 2h responsetijd + technieker ter plaatse de volgende dag
• essential service op de SAN: 15m responsetijd en technieker ter plaatse binnen de 4u.
De SAN (storage area network) is het hart van de gehele omgeving. Op dit toestel wordt alle data opgeslagen. Zonder SAN is er geen dienstverlening aangezien de hostservers afhankelijk zijn van de werking van de SAN. Vandaar de strictere SLA op dit toestel.
De hostservers zijn redundant. Dat betekent dat als 1 machine uit valt, de andere grotendeels zal overnemen. Dit kan de tijd overbruggen tot een technieker langs komt.
De backupserver is belangrijk, maar niet kritisch. In het ergste geval wordt er 1 nacht geen backup genomen.
Wat expliciet niet in deze opdracht zit, is het upgraden van het bestaande Windows besturingssysteem. Een groot deel van de virtuele servers draait Windows Server 2012. In de offerte voorziet Securitas reeds de juiste licenties om te migreren naar Windows Server 2022. Er zal nadien een vervolgtraject opgestart moeten worden om de virtuele machines te upgraden. Securitas kan assisteren bij zulke migraties.
De oplossing die Securitas voorstelt voldoet dus aan de noden die de gemeente momenteel heeft.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
241000/0119-03 | € 193 314,80 | € 193 314,80 | € 130 913,72 |
Bijlagen
• HPE Pointnext Tech Care – Support services data sheet
• V220111 Gemeente Bertem DC Infra Renewal v1.0
• visum servers
• VITO bestek_prijsaanvraag
• VITO gunningsbrief_vito_securitas
• VITO Verlenging 1 contract DATACENTER 2020-2021 -1
• VITO Verlenging 2 contract DATACENTER 2021-2022_signed
Besluit
17 stemmen voor: Joël Vander Elst, Marc Morris, Yvette Laes, Joery Verhoeven, Tom Philips, Jan De Keyzer, Karin Baudemprez, Wouter Fock, Diane Vander Elst, Maria Andries, Pieter Sempels, Iris De Smet, Roland Gustin, Sonia Stiasteny, Hans Neckebrouck, Roos De Backer en Eddy Vranckx
1 onthouding: Joris Fonteyn
Artikel 1:
Lokaal bestuur Bertem tekent in op de raamovereenkomst Vito-Securitas met voorwerp “aankoop of huur van ict-apparatuur (hardware & software) voor een datacenter met bijhorende diensten".
Artikel 2:
De opdracht servernieuwing voor lokaal bestuur Bertem wordt gegund aan de firma Securitas op basis van de bijgevoegde offerte met kenmerk V220111 van 15 maart 2022, conform het raamcontract van Vito-Securitas.
Artikel 3:
De gunning behelst:
• Het leveren, testen, installeren en parametriseren van de nieuwe hostservers, SAN en
backupserver.
• Het migreren van de bestaande virtuele machines naar de nieuwe omgeving.
• Een onderhoudscontract zodat er ten allen tijde de
garantie is op de herstelling van de apparatuur gedurende een periode van 5 jaar.
Artikel 4:
De geraamde waarde van deze opdracht voor de gemeente Bertem bedraagt 130.913,72 euro incl. btw als eenmalige investering.
Zitting van 29 maart 2022
FIETSPADEN HULSTBERGSTRAAT EN MEERBEEKSESTEENWEG. GOEDKEURING ONTWERP, RAMING, LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE DEEL BERTEM.
Voorgeschiedenis
Feiten en context
Het deel op grondgebied Bertem wordt geraamd op 653 749,7 euro excl. btw of 791 037,14 euro incl. 21% btw:
º Het aandeel van de gemeente Bertem wordt geraamd op 180 679,64 euro excl. btw of 218 622,36 euro incl. 21% btw.
º Het aandeel van de provincie/Vlaams Gewest wordt geraamd op 473 070,06 euro excl. btw of 572 414,77 euro incl. 21% btw.
Juridische gronden
Twee of meer aanbestedende entiteiten kunnen overeenkomen bepaalde specifieke opdrachten gezamenlijk te plaatsen. Wanneer een volledige plaatsingsprocedure gezamenlijk wordt uitgevoerd namens en voor rekening van alle betrokken aanbestedende entiteiten, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor het nakomen van hun verplichtingen. Dit geldt ook wanneer een aanbestedende entiteit de plaatsingsprocedure beheert en optreedt voor rekening van zichzelf en voor rekening van de andere betrokken aanbestedende entiteiten.
Argumentatie
Zowel Kortenberg als Bertem willen deze legislatuur inzetten op de ontwikkeling van fietspaden. De aanleg van het fietspad Meerbeeksesteenweg is een opdracht die om conceptuele en uitvoeringstechnische redenen niet anders dan op een gezamenlijke en gecoördineerde manier dient te verlopen in overeenstemming met de aanleg van het fietspad Hulstbergstraat.
Het dossier wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad alvorens de subsidieaanvraag wordt ingediend, de omgevingsvergunning wordt aangevraagd en tot aanbesteding wordt overgegaan.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
2.20.72 0200-00/224607 | € 1 779 043 (2020- 2025) | € 1 669 822,95 (2022-2025) | € 791 037,14 |
Bijlagen
• Ontwerpdossier fietpaden Hulstbergstraat - Meerbeeksesteenweg
Besluit
eenparig
Artikel 1:
Het bijzonder bestek met nr. 4803 en de raming voor de opdracht “Fietspaden Hulstbergstraat - Meerbeeksesteenweg”, opgesteld door de ontwerper, Quadrant bvba, Dorpsstraat 202 te 3078 Kortenberg, worden goedgekeurd.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
Artikel 2:
De totale uitgave van het werk wordt geraamd op 2 654 014,91 euro excl. btw of 3 211 358,04 euro incl. 21% btw.
Het deel op grondgebied Bertem wordt geraamd op 653 749,7 euro excl. btw of 791 037,14 euro incl. 21% btw:
• Het aandeel van de gemeente Bertem wordt geraamd op 180 679,64 euro excl. btw of 218 622,36 euro incl. 21% btw.
• Het aandeel van de provincie/Vlaams Gewest wordt geraamd op 473 070,06 euro excl. btw of 572 414,77 euro incl. 21% btw.
Artikel 3:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van een openbare procedure.
Artikel 4:
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget op actie BD2-AP20-A72 224607/0200-00.
Zitting van 29 maart 2022
ROOILIJNPLANNEN. VOORLOPIGE VASTSTELLING ROOILIJNPLAN MEERBEEKSESTEENWEG IN HET KADER VAN AANLEG FIETSPAD
Voorgeschiedenis
● Collegebesluit van 19 oktober 2020 Intentie tot aankoop van grond OCMW Brussel voor de aanleg van een dubbelrichtingsfietspad langsheen de Meerbeeksesteenweg.
● Gemeenteraadsbesluit van 28 april 2020 waarbij het studiebureau Quadrant bvba wordt aangesteld en de overeenkomst 'Studieovereenkomst voor de heraanleg van het fietspad langsheen te Meerbeeksesteenweg te Bertem' tussen de gemeente Bertem en Quadrant bvba wordt goedgekeurd.
● Schattingsverslag van 9 juni 2020, opgemaakt door landmeter-expert Ronny Van Eester van Landmeterskantoor Van Eester uit Boechout.
Feiten en context
● Quadrant heeft een ontwerp van rooilijnplan opgemaakt voor de fietspaden Meerbeeksesteenweg.
● De procedure vastgelegd in het decreet gemeentewegen moet toegepast worden voor goedkeuring van de rooilijn.
Juridische gronden
• Artikel 17 van het decreet houdende de gemeentewegen van 3 mei 2019
De gemeenteraad stelt het ontwerp van gemeentelijk rooilijnplan voorlopig vast.
Argumentatie
De gemeente wenst de aanleg te realiseren van een nieuw dubbelrichtingsfietspad aan de zuidzijde van de Meerbeeksesteenweg, afgescheiden van de rijbaan met behoud van de bomenrij.
Het is aan de gemeenteraad om dit rooilijnplan voorlopig vast te stellen. De regelgeving van het gemeentewegendecreet legt op dat het openbaar onderzoek wordt aangekondigd binnen een ordetermijn van dertig dagen na de voorlopige vaststelling door de gemeenteraad.
De gemeenteraad verzoekt het college om het openbaar onderzoek te organiseren.
Bijlagen
● Rooilijn-en grondinnameplan
● Schattingsverslag
Besluit
eenparig
Artikel 1:
Het bijgevoegde rooilijnplan "Rooilijn-en grondinnameplan" wordt voorlopig vastgesteld.
Artikel 2:
De gemeenteraad geeft opdracht aan het college van burgemeester en schepenen om het ontwerp van rooilijnplan te onderwerpen aan een openbaar onderzoek.
Joël Vander Elst Sonia Stiasteny Joery Verhoeven Iris De Smet Wouter Fock Diane Vander Elst Roland Gustin Roos De Backer Joris Fonteyn Karin Baudemprez Yvette Laes Hans Neckebrouck Pieter Sempels Kris Philips Maria Andries Eddy Vranckx Marc Morris Jan De Keyzer Tom Philips Joël Vander Elst Sonia Stiasteny Joery Verhoeven Iris De Smet Wouter Fock Diane Vander Elst Roland Gustin Roos De Backer Joris Fonteyn Karin Baudemprez Yvette Laes Hans Neckebrouck Pieter Sempels Maria Andries Eddy Vranckx Marc Morris Jan De Keyzer Tom Philips Yvette Laes Iris De Smet Joël Vander Elst Roland Gustin Wouter Fock Jan De Keyzer Karin Baudemprez Joery Verhoeven Tom Philips Sonia Stiasteny Eddy Vranckx Pieter Sempels Hans Neckebrouck Maria Andries Marc Morris Roos De Backer Diane Vander Elst Joris Fonteyn aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 29 maart 2022
NIEUWBOUW SCHOOLSITE LEEFDAAL. GOEDKEURING ONTWERP, RAMING, LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE NIEUWBOUW SCHOOL LEEFDAAL.
Voorgeschiedenis
● Gemeenteraadsbesluit van 27 september 2011 waarbij de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van de opdracht "Renovatie school Leefdaal" worden goedgekeurd.
● Collegebesluit van 19 december 2011 waarbij de studieopdracht renovatie school Leefdaal gegund wordt aan STABO Cv.
● Collegebesluit van 26 maart 2012 waarbij in het collegebesluit van 19 december 2011 de woorden STABO Cv vervangen zijn door de woorden THV STABO - AR-TE, nu Archipelago.
● Gemeenteraadsbesluit van 24 september 2013 waarbij de gemeenteraad ervoor kiest om een nieuwbouw te realiseren.
● Subsidieaanvraag bij Agion van 30 september 2013 voor het bekomen van infrastructuursubsidies voor de lagere school.
● Gemeenteraadsbesluit van 18 november 2014 waarbij een addendum voor nieuwbouw aan de studieovereenkomst werd goedgekeurd.
● Brief van 3 april 2019 waarbij de gemeente Bertem de subsidieaanvraag herbevestigt.
● E-mail van OVSG van 20 december 2019 met melding dat het dossier school Leefdaal is opgenomen in de budgettering van OVSG als reservedossier 2021. Uiterste datum van indiening is 1 juli 2021.
● Toelichting globaal ontwerpvoorstel site Leefdaal door architect tijdens collegezitting 24 augustus 2020.
● Gemeenteraadsbesluit van 24 november 2020 over de goedkeuring bouw kleuterschool via procedure promotiebouw en kennisgeving voorontwerpplannen site school Leefdaal.
● Subsidieaanvraag bij AGION van 3 december 2020 voor het bekomen van infrastructuursubsidies voor de kleuterschool.
● Brief van OVSG van 11 januari 2021 dat het dossier 0.17933 (nieuwbouw lagere school) opgenomen is op de prioriteitenlijst 2021.
● Brief van Agion van 15 januari 2021 om een geactualiseerd dossier O.17933 te bezorgen tegen 1 juli 2021.
● Gemeenteraadsbesluit van 23 februari 2021 en collegebesluit van 29 maart waarbij de plannen voor de omgevingsvergunningsaanvraag werden goedgekeurd.
● Gemeenteraadsbesluit van 29 juni 2021 waarbij het ontwerpdossier O.17933 wordt goedgekeurd voor indiening bij Agion.
● Collegebesluit van 5 juli 2021 waarbij de omgevingsvergunning werd verleend.
● Gemeenteraadsbesluit van 31 augustus 2021 waarbij de akte tot vestiging van een erfpacht wordt goedgekeurd tussen de kerkfabriek Sint-Lambertus Leefdaal en het gemeentebestuur Bertem voor de realisatie van de nieuwe school.
● E-mail van Wouter Van den Bulcke van Agion van 19 november 2021 met de vraag een aangepaste gemeenteraadsbeslissing te bezorgen voor het aanvraagbedrag van 6 851 929,47 euro. Een verklaring op eer werd bezorgd voor 25 november 2021.
● Gemeenteraadsbesluit van 30 november 2021 waarbij het bestek, de raming en de gunningswijze werd goedgekeurd voor de opdracht “ontwerpopdracht kleuterschool, polyvalent blok en omgevingsaanleg”.
● Gemeenteraadsbesluit van 21 december 2021 waarbij het geactualiseerd ontwerpdossier O.17933 wordt goedgekeurd voor indiening bij Agion.
● Brief van AGION van 4 januari 2022 met principeakkoord voor subsidiëring.
● Collegebesluit van 31 januari 2022 waarbij de opdracht “ontwerpopdracht kleuterschool, polyvalent blok en omgevingsaanleg” wordt gegund aan TV Stabo - Ar-te.
Feiten en context
Juridische gronden
Argumentatie
Het volledige dossier wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad alvorens de aanbestedingsprocedure wordt opgestart.
Financiële gevolgen
Bouwkost
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
1.10.32 221007/0800-01 (school) 221007/0705-03 (pol. gebouw) |
€8 312 500 €2 257 500 |
€8 312 500 €2 257 500 | €12 445 501 incl. btw |
Bijlagen
Besluit
17 stemmen voor: Joël Vander Elst, Marc Morris, Yvette Laes, Joery Verhoeven, Tom Philips, Jan De Keyzer, Karin Baudemprez, Wouter Fock, Diane Vander Elst, Maria Andries, Pieter Sempels, Iris De Smet, Roland Gustin, Sonia Stiasteny, Hans Neckebrouck, Roos De Backer en Eddy Vranckx
1 onthouding: Joris Fonteyn
Artikel 1:
Het bijzonder bestek met nr. A20054-20 en de raming voor de opdracht 'Nieuwbouw gemeentelijke basisschool, Leefdaal', opgesteld door de ontwerper, TV Stabo - Ar-te, Remylaan 2b te 3018 Leuven, worden goedgekeurd.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
Artikel 2:
De totale uitgave voor de aanleg van de gehele site (lagere school, kleuterschool, polyvalent blok en omgevingsaanleg) wordt geraamd op 11 578 544,10 euro excl. btw of 12 445 501 euro incl. (6% of 21%) btw.
Artikel 3:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van een openbare procedure.
Artikel 4:
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget op actie BD1-AP10-A32 221007/0800-01 en -03.
Joël Vander Elst Sonia Stiasteny Joery Verhoeven Iris De Smet Wouter Fock Diane Vander Elst Roland Gustin Roos De Backer Joris Fonteyn Karin Baudemprez Yvette Laes Hans Neckebrouck Pieter Sempels Kris Philips Maria Andries Eddy Vranckx Marc Morris Jan De Keyzer Tom Philips Joël Vander Elst Sonia Stiasteny Joery Verhoeven Iris De Smet Wouter Fock Diane Vander Elst Roland Gustin Roos De Backer Joris Fonteyn Karin Baudemprez Yvette Laes Hans Neckebrouck Pieter Sempels Maria Andries Eddy Vranckx Marc Morris Jan De Keyzer Tom Philips Sonia Stiasteny Roos De Backer Joël Vander Elst Diane Vander Elst Joery Verhoeven Maria Andries Hans Neckebrouck Marc Morris Roland Gustin Jan De Keyzer Karin Baudemprez Yvette Laes Tom Philips Wouter Fock Eddy Vranckx Iris De Smet Pieter Sempels Joris Fonteyn aantal voorstanders: 16 , aantal onthouders: 2 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 29 maart 2022
ALGEMENE VEILIGHEID. GOEDKEURING ZONAAL HORECA- EN EVENEMENTENREGLEMENT.
Voorgeschiedenis
Op 17 mei 2021 werden de voorontwerpen van bijgaande reglementen ter bespreking aan het College van Burgemeester en Schepenen van Bertem voorgelegd. Ook in andere gemeenten gebeurde dit. De opmerkingen uit de verschillende gemeenten werden vervolgens opgenomen in deze nieuwe versie.
In de zoneraad van 24 november 2021 werden de ontwerpen van het zonale horeca- en evenementenreglement goedgekeurd. Door deze beslissing dienen alle horecazaken en evenementen binnen de 32 gemeenten van Hulpverleningszone-Oost die deze reglementen bekrachtigen te voldoen aan dezelfde voorschriften.
Ook bieden deze nieuwe reglementen de mogelijkheid om bestaande verouderde politiereglementen op te heffen.
Feiten en context
● College van burgemeester en schepenen van 17 mei 2021 over de bespreking van het zonaal horeca- en evenementenreglement.
● E-mail van Hulpverleningszone Oost van 20 december 2021 over de goedkeuring van het nieuwe horeca- en evenementenreglement.
Juridische gronden
● Wet van 15 mei 2007 over de civiele veiligheid.
Argumentatie
Voor heel wat type gebouwen en inrichtingen zijn er brandpreventiereglementen opgelegd door defederale overheid of de Vlaamse overheid of bestaan er normen (nieuwe gebouwen, hotels,woonzorgcentra, kinderdagverblijven, scholen, enz...).
Voor o.a. horecazaken en evenementen is dat niet het geval. Het is aan de steden en gemeenten omdaar regels voor op te stellen en dit leidt tot heel wat verschillen.
Begin jaren 2000 werd door de Vlaams-Brabantse brandweerdiensten een voorstel van uniform
brandpreventiereglement voor horecazaken opgesteld en door de gouverneur overgemaakt aan desteden en gemeenten van de provincie met de vraag dit toepasselijk te maken. Dit is in een aantalgemeenten gebeurd maar lang niet overal. Inmiddels zijn we ongeveer 20 jaar verder.Momenteel bestaat er dus binnen de brandweerzone geen uniform horeca- en
evenementenreglement. Dit veroorzaakt heel wat problemen en onduidelijkheden voor
gemeentebesturen, eigenaars en de brandweer.Het invoeren van een zonaal reglement kan een oplossing bieden en zal bijdragen aan het verhogenvan het veiligheidsniveau.
Bijlagen
● zonaal evenementenreglement versie 25_10_2021
● ZR20211124_7_horeca-evenementenreglement
● zonaal horecareglement versie 01_06_2021
Besluit
16 stemmen voor: Joël Vander Elst, Marc Morris, Yvette Laes, Joery Verhoeven, Tom Philips, Jan De Keyzer, Karin Baudemprez, Wouter Fock, Diane Vander Elst, Maria Andries, Iris De Smet, Roland Gustin, Sonia Stiasteny, Hans Neckebrouck, Roos De Backer en Eddy Vranckx
2 onthoudingen: Joris Fonteyn en Pieter Sempels
Artikel 1:
De gemeenteraad besluit dit uniform horeca- en evenementenreglement goed te keuren.
Zitting van 29 maart 2022
BESLISSING AANVRAAG PRINCIPIEEL AKKOORD TOT AANSNIJDING VAN HET WOONUITBREIDINGSGEBIED 'OPSTREEK 2-FASE II'. GOEDKEURING VERKOOPSVOORWAARDEN.
Voorgeschiedenis
Hierbij heeft Interleuven er zich toe verbonden om de verkoopsvoorwaarden en de prijs van de gronden te bepalen in samenspraak met het gemeentebestuur. Deze worden ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. Bij de verkoop hebben de inwoners van de gemeente of kandidaten afkomstig van de gemeente absolute prioriteit.
• Verkavelingsvergunning van 5 maart 1997 voor 49 bouwpercelen en de aanleg van de wegenis ter ontsluiting van deze percelen.
Feiten en context
Situering
Interleuven heeft een voorstel voorgelegd over de volgende fase van invulling van het woonuitbreidingsgebied 'Opstreek'.
Het voorstel omvat de realisatie en verkoop van 12 bescheiden (<5 are) kavels.
De percelen zijn vlak gelegen en liggen op straatniveau. De percelen zijn onmiddellijk bouwrijp en liggen aan een uitgeruste weg, goedgekeurd in de stedenbouwkundige vergunning van 12 oktober 2009.
Sociaal woonaanbod
Het Vlaamse woonbeleid wil het sociaal woonaanbod versneld uitbreiden en geografisch spreiden. Het legde daarom elke gemeente in 2009 een bindend sociaal objectief (BSO) op. Het bindend sociaal objectief is de rechtsplicht voor de gemeente om de opgelegde doelstellingen voor bijkomende sociale huurwoningen, sociale koopwoningen en sociale kavels (samen: het sociaal woonaanbod) te realiseren in de periode 2009 - 2025.
Het is aan de gemeente om concrete initiatieven te nemen om tijdig dit BSO te behalen
Verkoopreglement
In het kader van de ontwikkeling van een beleidsvisie inzake woonprojecten en het uitwerken van een ‘uniforme’ aanpak voor het op de markt brengen van de woonprojecten, werd door de Raad van Bestuur van Interleuven in 2009 een werkwijze goedgekeurd inzake toewijzing. In 2011 werd deze ‘uniforme’ aanpak vervolledigd met:
• standaard koopvoorwaarden’ waarbinnen, afhankelijk van het type van aangeboden wooneenheid, de inkomensvoorwaarde varieert
• afspraken rond de werkwijze inzake prijsbepaling voor niet-gesubsidieerde kavels/woningen
• het aangeven van wat inzake ‘voldoende band met de gemeente’ in welk type woonproject van toepassing is.
In 2012 werden hieraan nog enkele bijstellingen doorgevoerd.
In het verkoopreglement voor de verkoop van de 12 kavels, januari 2022 - WP802.000, baseert Interleuven zich op de goedgekeurde werkwijze door de Raad van Bestuur van Interleuven.
In het verkoopreglement wordt de werkwijze besproken die gebruikt wordt voor
• het bepalen van de verkoopprijzen
• het bepalen van de koopvoorwaarden
• het bepalen van toewijzingscriteria en van de werkwijze voor toewijzing
• de organisatie van de oproep en de behandeling van de kandidaturen
• de onderhandelingen met de kandidaat-kopers
Juridische gronden
Argumentatie
Het woonuitbreidingsgebied (WUG) 'Opstreek' werd al gedeeltelijk gerealiseerd door Interleuven.
De woonwijk is doorheen de tijd in meerdere fases ontwikkeld.
De reeds gerealiseerde woningen in het WUG 'Opstreek' worden door twee aparte wegen ontsloten. De eerste ontwikkelingen vonden plaats in het oostelijke deel en bestaat uit de aanleg van 49 sociale kavels. Deze kavels worden ontsloten via de Alsemberglaan.
In maart 2004 besliste de gemeenteraad een aanvraag in te dienen tot principieel akkoord tot aansnijding van het woonuitbreidingsgebied opstreek 2 fase I.
De 24 reeds gerealiseerde koopwoningen van fase II worden voor het gemotoriseerd verkeer ontsloten via de Prins van Steenberglaan.
In een volgende stap wil Interleuven 12 bescheiden koopkavels realiseren in het resterende gebied dat gelegen is in het westen van het WUG 'Opstreek'
Deze gronden zijn eigendom van Interleuven.
De gemeente Bertem besteedde de voorbije jaren veel aandacht aan visieontwikkeling rond betaalbaar wonen. Er werd bekeken hoe de beschikbare middelen optimaal kunnen worden ingezet.
In 2009 werd er een oplijsting gemaakt van onbebouwde percelen waaruit blijkt dat
2 ha 56 are en 88 ca in het bezit is van publieke besturen (in Bertem zijn geen semi-publieke besturen actief) waarvan 2 ha 48 are gelegen is in het WUG 'Opstreek'.
Deze percelen werden in het plan van aanpak betaalbaar wonen in de categorie A, prioritair te ontwikkelen ondergebracht.
Bijlagen
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De gemeenteraad verleent haar principieel akkoord voor de verdere aansnijding van het woonuitbreidingsgebied 'Opstreek 2 fase II' om samen met Interleuven 12 sociale bouwpercelen te realiseren in het kader van het gemeentelijk woonbeleid.
Artikel 2:
Het verkoopreglement van januari 2022 voor het woonproject Opstreek fase II - 12 kavels wordt goedgekeurd.
Artikel 3:
Huidig besluit samen met de visie sociaal wonen Bertem, het plan van aanpak betaalbaar wonen, het voorstel verkavelingsplan en het verkoopreglement worden overgemaakt aan de bestendige deputatie van de provincie Vlaams-Brabant.
Zitting van 29 maart 2022
MONDELINGE VRAGEN.
Juridische gronden
● Artikel 31 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
● Artikel 12 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad
Op het einde van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke beleidsaangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Om het college van burgemeester en schepenen in staat te stellen om het antwoord op een mondelinge vraag voor te bereiden, bezorgen de raadsleden uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de zitting de omschrijving van hun mondelinge vraag aan de algemeen directeur, die deze onmiddellijk bezorgt aan het college van burgemeester en schepenen en aan de voorzitter van de gemeenteraad. Op deze mondelinge vragen voor een zitting die later dan de vermelde termijn worden ingediend bij de algemeen directeur, wordt ten laatste tijdens de daaropvolgende zitting geantwoord.
● Artikel 33, §1 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad
Een samenvatting van de mondelinge vragen en de antwoorden daarop worden opgenomen in de notulen. Loutere meldingen die geen vraagstelling over beleidsaangelegenheden bevatten, worden niet in de notulen opgenomen.
Mondelinge vragen
Er werden geen mondelinge vragen gesteld.
Raadslid Joris Fonteyn wenst drie vragen/opmerkingen te formuleren: