Zitting van 28 april 2026
ZITTINGEN GEMEENTERAAD. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.
Juridische gronden
Bijlagen
● Notulen van de zitting van 31 maart 2026.
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De raad keurt de notulen van de zitting van 31 maart 2026 goed.
Zitting van 28 april 2026
REGIOWERKING. RAPPORTAGEVERSLAG BURGEMEESTERSOVERLEG REGIONALE SAMENWERKING OOST-BRABANT 26 SEPTEMBER 2025.
Juridische gronden
● Artikel 8 van het decreet over regiovorming van 3 februari 2023 en tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Bijlagen
● Verslag vergadering Burgemeestersoverleg Oost-Brabant 26 september 2025.
Besluit
Mededeling
In het kader van het decreet over de regiowerking, dat oplegt dat er over de regiowerking maandelijks moet worden teruggekoppeld aan het college van burgemeester en schepenen en halfjaarlijks aan de gemeenteraad, is tijdens de vergadering van het Burgemeestersoverleg regionale samenwerking Oost-Brabant dd. 22 maart 2023 beslist om telkens een rapportageverslag op te stellen en dit over te maken aan de algemeen directeurs van de lokale besturen die deel uitmaken van de regio Oost-Brabant.
De gemeenteraad neemt kennis van het rapportageverslag van het Burgemeestersoverleg regionale samenwerking Oost-Brabant van 26 september 2025.
Stemming plaatsvervangende vertegenwoordiger Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Bart Devisch Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts aantal voorstanders: 19 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Stemming effectieve vertegenwoordiger Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Bart Devisch Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 3 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 28 april 2026
WOONMAATSCHAPPIJ HET VLAAMSE WOONANKER. GOEDKEURING AANDUIDING LID ALGEMEEN EN BUITENGEWOON ALGEMEEN VERGADERING WOONMAATSCHAPPIJ HET VLAAMSE WOONANKER.
Voorgeschiedenis
● Email van 25 maart 2026 met de vraag van de woonmaatschappij Het Vlaamse Woonanker om een effectieve en een plaatsvervangende vertegenwoordiger aan te duiden om deel uit te maken van de (buitengewoon) algemene vergadering.
Juridische gronden
● Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
● Wetboek vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019;
● De statuten van het Vlaamse Woonanker.
Argumentatie
In het kader van de hervorming van de sociale woonsector door het Vlaams Gewest dienden de activiteiten van de betrokken woonmaatschappijen (huisvestingsmaatschappijen en sociaal verhuurkantoren) herschikt te worden zodat deze overeenstemmen met de respectievelijke werkingsgebieden.
Op 19/06/2025 werd in dat kader voor een eerste reeks partiële splitsingen (fase 1) beslist tussen Het Vlaamse Woonanker (HVW) uit Sint-Pieters-Leeuw, Woontrots uit Tervuren en Providentia uit Asse, waarbij verschillende onroerende goederen werden overgedragen tussen de verschillende woonmaatschappijen in ruil voor nieuwe aandelen terwijl de oorspronkelijke woonmaatschappij bleef bestaan.
Als gevolg hiervan zijn aandeelhouders van de betrokken woonmaatschappijen ook aandeelhouder geworden van Het Vlaamse Woonanker en is Bertem aandeelhouder geworden van HVW.
Alle nieuwe aandeelhouders worden bijgevolg ook uitgenodigd voor de algemene vergadering van HVW op 27/05/2026 en de buitengewone algemene vergadering van 18/06/2026.
Deze herstructurering maakt deel uit van een bredere sequentie van herstructureringen.
In dat kader zullen op 18/06/2026 bijkomende partiële splitsingen worden doorgevoerd (fase 2). Deze bijkomende partiële splitsingen zullen opnieuw een impact hebben op de aandeelhoudersstructuur.
Gelet op het feit dat de cijfers voor deze bijkomende partiële splitsingen nog niet vast staan,
kan er momenteel nog geen correct beeld geven van het exact aandeelhouderschap naar deze partiële splitsingen en is een uittreding op zeer korte termijn niet aangewezen.
Voorstel
Door de gemeenteraad wordt schepen Marc Morris voorgedragen om de gemeente Bertem te vertegenwoordigen in de algemene en buitengewoon algemene vergadering van Het Vlaamse Woonanker. Burgemeester Joël Vander Elst wordt voorgedragen als plaatsvervangende vertegenwoordiger.
Bijlagen
● Email van algemeen directeur Woontrots met duiding over de transactie van patrimonium tussen de woonmaatschappijen Woontrots, Het Vlaamse Woonanker en Providentia.
Besluit
Stemming effectieve vertegenwoordiger
Na geheime stemming:
17 stemmen voor
3 onthoudingen
Stemming plaatsvervangende vertegenwoordiger
Na geheime stemming:
19 stemmen voor
1 ongeldig
Artikel 1:
De gemeenteraad duidt schepen Marc Morris aan als effectieve vertegenwoordiger om de gemeente Bertem te vertegenwoordigen in de algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering van de woonmaatschappij het Vlaamse Woonanker.
Artikel 2:
De gemeenteraad duidt burgemeester Joël Vander Elst aan als plaatsvervangende vertegenwoordiger om de gemeente Bertem te vertegenwoordigen in de algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering van de woonmaatschappij het Vlaamse Woonanker.
Stemming plaatsvervangende vertegenwoordiger Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Bart Devisch Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts aantal voorstanders: 19 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Stemming effectieve vertegenwoordiger Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Bart Devisch Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 3 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 28 april 2026
WOONMAATSCHAPPIJ PROVIDENTIA. GOEDKEURING AANDUIDING LID ALGEMENE EN BUITENGEWOON ALGEMENE VERGADERING WOONMAATSCHAPPIJ PROVIDENTIA.
Voorgeschiedenis
Email van 2 april 2026 met de vraag van de woonmaatschappij Providentia om een effectieve en een plaatsvervangende vertegenwoordiger aan te duiden om deel uit te maken van de (buitengewoon) algemene vergadering.
Juridische gronden
● Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van de Vlaamse Codex Wonen van 2021;
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
● Wetboek vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019;
● De statuten van de besloten vennootschap Providentia
Argumentatie
In het kader van de hervorming van de sociale woonsector door het Vlaams Gewest dienden de activiteiten van de betrokken woonmaatschappijen (huisvestingsmaatschappijen en sociaal verhuurkantoren) herschikt te worden zodat deze overeenstemmen met de respectievelijke werkingsgebieden.
Op 19/06/2025 werd in dat kader voor een eerste reeks partiële splitsingen (fase 1) beslist tussen Het Vlaamse Woonanker (HVW) uit Sint-Pieters-Leeuw, Woontrots uit Tervuren en Providentia uit Asse, waarbij verschillende onroerende goederen werden overgedragen tussen de verschillende woonmaatschappijen in ruil voor nieuwe aandelen terwijl de oorspronkelijke woonmaatschappij bleef bestaan.
Als gevolg hiervan zijn aandeelhouders van de betrokken woonmaatschappijen ook aandeelhouder geworden van Providentia en is Bertem aandeelhouder geworden van deze woonmaatschappij.
Alle nieuwe aandeelhouders worden bijgevolg ook uitgenodigd voor de algemene vergadering van Providentia op 7/05/2026 en de buitengewone algemene vergadering van 18/06/2026.
Deze herstructurering maakt deel uit van een bredere sequentie van herstructureringen.
In dat kader zullen op 18/06/2026 bijkomende partiële splitsingen worden doorgevoerd (fase 2). Deze bijkomende partiële splitsingen zullen opnieuw een impact hebben op de aandeelhoudersstructuur.
Gelet op het feit dat de cijfers voor deze bijkomende partiële splitsingen nog niet vast staan,
kan er momenteel nog geen correct beeld geven van het exact aandeelhouderschap naar deze partiële splitsingen en is een uittreding op zeer korte termijn niet aangewezen.
Voorstel
Door de gemeenteraad wordt schepen Marc Morris voorgedragen om de gemeente Bertem te vertegenwoordigen in de algemene en buitengewoon algemene vergadering van Providentia. Burgemeester Joël Vander Elst wordt voorgedragen als plaatsvervangende vertegenwoordiger.
Besluit
Stemming effectieve vertegenwoordiger
Na geheime stemming:
17 stemmen voor
3 onthoudingen
Stemming plaatsvervangende vertegenwoordiger
Na geheime stemming:
19 stemmen voor
1 ongeldig
Artikel 1:
De gemeenteraad duidt schepen Marc Morris aan als effectieve vertegenwoordiger om de gemeente Bertem te vertegenwoordigen in de algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering van de woonmaatschappij Providentia.
Artikel 2:
De gemeenteraad duidt burgemeester Joël Vander Elst aan als plaatsvervangende vertegenwoordiger om de gemeente Bertem te vertegenwoordigen in de algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering van de woonmaatschappij Providentia.
Zitting van 28 april 2026
WOONMAATSCHAPPIJ. GOEDKEURING AGENDA ALGEMENE VERGADERING WOONMAATSCHAPPIJ PROVIDENTIA.
Voorgeschiedenis
● Raadsbesluit van 28 april 2026 over de aanduiding van de vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen van woonmaatschappij Providentia.
● Uitnodiging van 2 april 2026 voor de algemene vergadering van Providentia van 7 mei 2026.
Feiten en context
● De gemeente Bertem is aandeelhouder in Providentia.
Op 7 mei 2026 om 18 uur wordt een algemene vergadering van Providentia gehouden met volgende agendapunten:
1. Het jaarverslag van de raad van bestuur, inclusief het verslag waarin rekenschap wordt gegeven van zijn beleid, inclusief de klachtenrapportering, inclusief de wijze van toezicht op de naleving van de erkenningsvoorwaarden en inclusief vermelding van de activiteiten ter verwezenlijking van haar voorwerp en de daarvoor ingezette middelen (ter kennisgeving)
2. Het verslag van de commissaris (controleverslag) (ter kennisgeving)
3. De jaarrekening 2025 (ter goedkeuring)
4. Aanwending van het resultaat (ter goedkeuring)
5. Kwijting aan de bestuurders (na goedkeuring van de jaarrekening) (ter goedkeuring)
6. Kwijting aan de commissaris (na goedkeuring van de jaarrekening) (ter goedkeuring)
7. Eventueel ontslag en benoeming bestuurders en waarnemer (ter goedkeuring)
8. Vastlegging presentiegeld (ter goedkeuring)
9. Buitengewone algemene vergaderingen 18/06/2026 (ter kennisgeving)
10. Terugblik 2025 en perspectief 2026 (ter kennisgeving)
11. Varia
Juridische gronden
● Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Argumentatie
Op 7 mei 2026 vindt de algemene vergadering van aandeelhouders van woonmaatschappij Providentia plaats. Aangezien de gemeente en het OCWM aandeelhouder zijn, worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan deze algemene vergadering.
Marc Morris werd als vertegenwoordiger aangesteld ingevolge het raadsbesluit van 28 april 2026.
Bijlagen
● Uitnodiging AV woonmaatschappij Providentia.
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De gemeenteraad neemt kennis van de agenda van de algemene vergadering van Providentia van 7 mei 2026 en machtigt de gemeentelijke vertegenwoordiger om zelf of via volmacht de agendapunten goed te keuren.
Zitting van 28 april 2026
RETRIBUTIES. GOEDKEURING ACTUALISATIE REGLEMENT VERHUUR GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR.
Voorgeschiedenis
● Gemeenteraadsbesluit van 25 mei 2021 over de aanpassing van het gebruiksreglement gemeentelijke infrastructuur.
● Gemeenteraadsbesluit van 20 december 2022 over de goedkeuring van het retributiereglement reglement verhuur gemeentelijke infrastructuur.
● Collegebesluit van 2 maart 2026 over de bespreking van de vernieuwing van het reglement verhuur gemeentelijke infrastructuur.
● Collegebesluit van 16 maart 2026 over de principiële goedkeuring actualisatie reglement verhuur gemeentelijke infrastructuur.
Feiten en context
● De gemeente beschikt over verschillende gemeentelijke zalen en infrastructuur die ter beschikking worden gesteld voor activiteiten van verenigingen, organisaties en particulieren. De voorwaarden en modaliteiten voor het gebruik en de verhuur van deze infrastructuur zijn vastgelegd in het reglement verhuur gemeentelijke infrastructuur.
● Het bestaande reglement is inmiddels verouderd en sluit niet langer volledig aan bij de huidige werking en regelgeving. Daarnaast staat de gemeente voor de ingebruikname van een nieuwe polyvalente zaal 'Voerdal', waardoor een actualisatie van het reglement noodzakelijk is.
● Bij de herwerking van het reglement werd eveneens rekening gehouden met:
- recente en relevante wetgeving
- de praktische werking van het zaalverhuurprogramma dat de gemeente gebruikt voor reservaties en beheer
- de wens om de regels, voorwaarden en tarieven duidelijker en transparanter te maken voor gebruikers.
Juridische gronden
● Artikel 40, §3 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen, waaronder de gemeentelijke belasting- en retributiereglementen, vast.
● Artikel 41, 2e lid, 14° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De bevoegdheid van de gemeenteraad tot het vaststellen van de gemeentebelastingen en het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen, is niet delegeerbaar naar het college van burgemeester en schepenen.
Adviezen
● Toelichting en voorafgaande kennisgeving aan de verenigingen tijdens een overlegmoment op 01/04/2026.
Argumentatie
Het huidige reglement inzake verhuur van gemeentelijke infrastructuur is gedateerd en inhoudelijk niet meer volledig afgestemd op de huidige situatie binnen de gemeente.
Een actualisatie is aangewezen om verschillende redenen:
● Actualisatie naar huidige regelgeving: bepaalde bepalingen werden aangepast zodat ze conform de meest recente regelgeving zijn.
● Integratie van nieuwe infrastructuur: met de ingebruikname van de polyvalente zaal Voerdal dient deze infrastructuur opgenomen te worden in het reglement en de bijhorende tarievenstructuur.
● Afstemming op het zaalverhuurprogramma: het vernieuwde reglement werd afgestemd op de mogelijkheden en werkwijze van het digitale zaalverhuurprogramma dat de gemeente gebruikt. Dit verhoogt de efficiëntie van het reservatieproces en de administratieve opvolging.
● Meer duidelijkheid voor gebruikers: door de bepalingen te verduidelijken wordt het reglement transparanter en gebruiksvriendelijker voor verenigingen, organisatoren en andere gebruikers.
● Heldere tarievenstructuur: de verhuurtarieven worden overzichtelijk opgenomen in een afzonderlijke bijlage, zodat deze eenvoudiger kunnen geraadpleegd worden.
Bijlagen
● Bijlage 1_Inventaris van toepassing op het reglement verhuur gemeentelijke infrastructuur met toegepaste tarieven geldig vanaf 1 mei 2026
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1: Doelstellingen van dit document
Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor het gebruik en de verhuur van de gemeentelijke infrastructuur van het lokaal bestuur Bertem.
Artikel 2: Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op de volgende infrastructuur:
● Vergaderzalen in het gemeentehuis
○ De Vleugt
○ Het Schrei
○ De Saeger
● Sportzaal Bertem inclusief toogruimte en kleedkamers
● School Bertem
○ speelplaats, inclusief toiletblok
○ refter en/of klaslokalen
● School Leefdaal
○ speelplaats, inclusief toiletten
○ klaslokalen
● Gemeenschapscentrum Vlieg-In
○ industriële keuken
○ grote zaal met foyer
○ polyvalent lokaal inclusief kleine keuken
● Voerdal
○ industriële keuken
○ grote zaal
○ polyvalent lokaal
● Ontmoetingscentrum Ter Dijle
○ grote zaal 0 inclusief keuken
○ grote zaal +1
● Pastorij Bertem
○ Het Wagenhuis inclusief keuken
○ zaal Sint-Verona +1
● Parochiezaal Korbeek-Dijle
○ grote en kleine zaal inclusief keuken
Het college van burgemeester en schepenen kan de lijst van infrastructuur en de capaciteit van de zalen aanvullen of wijzigen.
Artikel 3: Algemene wetgeving en reglementen
De gebruiker leeft alle geldende wetten en reglementen na en voldoet aan alle fiscale en wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de organisatie van een activiteit (o.a. auteursrechten, vergunningen, schenken van alcohol, veiligheidsvoorschriften en eventuele fiscale verplichtingen). Boetes of sancties die voortvloeien uit het niet-naleven van algemene wetgeving of reglementen zijn ten laste van de gebruiker.
Het algemeen rookverbod moet nageleefd worden. In alle openbare gebouwen, en in een straal van 10 meter daarrond, geldt een volledig rookverbod. (wet van 22/12/2009, wetswijziging 05/04/2024).
Het “Zonaal Horeca- en Evenementenreglement van Hulpverleningszone Oost” (goedgekeurd door de gemeenteraad op 29 maart 2022) en het evenementenkader Lokaal bestuur Bertem (goedgekeurd door de gemeenteraad op 20 december 2022) is van toepassing op alle activiteiten in en rond de gebouwen of lokalen.
Ook de geldende “Algemene politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties” van politiezone Voer en Dijle van 24 juni 2025 is van toepassing.
Afwijkingen op deze reglementen of niet-reguliere activiteiten moeten digitaal worden aangevraagd via de website van het lokaal bestuur Bertem of via het evenementenloket.
Artikel 4: Beheer
De infrastructuur wordt beheerd door het lokaal bestuur Bertem. De praktische opvolging gebeurt door de dienst beheer en onderhoud patrimonium hierna genoemd de dienst BOP.
Artikel 5: Categorieën en gebruikers
Voor de huur van gemeentelijke infrastructuur worden vier categorieën onderscheiden:
Categorie 1:
● Lokaal bestuur Bertem
● Gemeentelijke adviesraden
● Bertemse scholen en hun ouderverenigingen
● Initiatieven door het lokaal bestuur Bertem georganiseerd of organisaties die een samenwerkingsverband vormen met het lokaal bestuur Bertem (Bertem Buitengewoon, speelpleinwerking Kattestroof, Mama’s Depot, Lokaal Dienstencentrum, Cattitude, Erfgoedkamer, Roemeniëcomité …)
● WZC Sint-Bernardus
● Rode Kruis Bertem-Huldenberg
● Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad, behalve bij winstgevende activiteit.
● Eerstelijnszone Leuven-Zuid
● Huis van het Kind Bertem
● Kerkfabrieken van Bertem, Leefdaal en Korbeek-Dijle voor hun pastorale activiteiten
Categorie 2:
● Bertemse politieke partijen die vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad voor winstgevende activiteit.
● Erkende Bertemse verenigingen, goedgekeurd onder de voorwaarden volgens het besluit van 24 juni 2014.
● Erkende bovenlokale verenigingen uit IGS Druivenstreek.
● Burgerinitiatieven met gemeenschapsvormend karakter (buurtfeest, wijkcomité…)
Categorie 3:
● Inwoners, bedrijven en niet genoemde entiteiten uit categorie 1 en 2 van de gemeente Bertem.
● Erkende verenigingen uit de Vrijetijdsregio Druivenstreek.
Categorie 4:
● Alle niet genoemde entiteiten uit categorie 1, 2, 3
Artikel 6: Communicatie
Elke vereniging of gebruiker geeft één algemeen e-mailadres op voor alle communicatie met de gemeente.
Artikel 7: Huurperiodes en voorwaarden
De huur wordt per begonnen uur aangerekend.
De huurder heeft enkel toegang tot de locatie tijdens de gereserveerde huurperiode. Het is niet toegestaan de locatie eerder te betreden om voorbereidingen te treffen, zoals het klaarzetten van de zaal of het koud zetten van drank. Alle activiteiten die verband houden met het gebruik van de zaal, zoals het opstellen van de zaal, het vullen van koelkasten, opruimen en poetsen, moeten volledig binnen de gehuurde periode plaatsvinden.
De huurperiode moet aaneensluitend zijn. Het is niet toegestaan de zaal op een later moment of de dag nadien opnieuw te huren uitsluitend om op te ruimen of te poetsen.
Wanneer de keuken wordt gehuurd, moet de huurperiode identiek zijn aan de huurperiode van de zaal. Het is niet toegestaan de keuken te betreden of materiaal te gebruiken buiten de gereserveerde huurperiode. Huurders van categorie 1 en categorie 2 mogen hiervan afwijken.
De infrastructuur mag alleen gebruikt worden waarvoor hij werd geboekt.
De kasten en koelkast in het polyvalent lokaal van de Vlieg-In verbonden aan de voormalige gebruikers van de oude parochiezaal Leefdaal zijn enkel toegankelijk wanneer de polyvalente zaal niet verhuurd is.
Onderverhuren is niet toegestaan.
Artikel 8: Reservaties en voorwaarden
Reservaties gebeuren bij voorkeur via het digitale reservatieplatform op de gemeentelijke website: www.bertem.be/zaalverhuur. Indien hierbij hulp nodig is kan er contact opgenomen worden met de dienst BOP via mail of telefonisch. Uitgezonderd voor de vergaderzalen in het gemeentehuis dient dit te gebeuren via outlook of een mail naar gebouwen@bertem.be.
Bij het aanvragen van een reservatie gaat de gebruiker akkoord met de voorwaarden en tarieven uit het gebruiksreglement.
Reservatieaanvragen kunnen enkel gebeuren door een meerderjarige.
Reservaties moeten ten laatste 7 werkdagen vóór de gebruiksdatum worden aangevraagd.
Binnen de 10 werkdagen na de aanvraag ontvang je bericht over de goedkeuring van je reservatie, en steeds vóór de geplande gebruiksdatum. Mondelinge toezeggingen zijn niet bindend.
Reservaties – hoe ver op voorhand aanvragen
● categorie 1: max. 480 dagen (+/-16 maanden) op voorhand. Voor gemeentelijke diensten en de gemeentelijke scholen kunnen afwijkingen toegestaan worden.
● categorie 2: max. 420 dagen (+/-14 maanden) op voorhand.
● categorie 3: max. 300 dagen (+/-10 maanden) op voorhand.
● categorie 4: max. 240 dagen (+/-8 maanden) op voorhand.
Tijdens schooluren (ma-di & do-vr 8–16u, wo 8–12u), behalve tijdens schoolvakanties, hebben de gemeentelijke basisscholen en hun ouderverenigingen voorrang op:
- refter school Bertem
- school Leefdaal
- sportzaal Bertem
- polyvalente zaal Voerdal
Afwijkingen zijn mogelijk mits schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur Bertem.
Artikel 9: Huurtarieven
De huur wordt per begonnen uur aangerekend.
De retributie voor het huren van infrastructuur van het Lokaal bestuur Bertem is vastgelegd in bijlage 1 van het gebruiksreglement - “Bijlage 1_Inventaris gemeentelijke infrastructuur van toepassing op het gebruiksreglement met toegepaste tarieven”.
De tarieven opgenomen in “Bijlage 1_Inventaris gemeentelijke infrastructuur van toepassing op het gebruiksreglement met toegepaste tarieven” gelden per begonnen uur van de aangevraagde periode.
Vanaf 1 januari 2027 worden de bedragen jaarlijks op 1 januari geïndexeerd aan de hand van de consumptieprijsindex (CPI) via onderstaande formule.:
Oorspronkelijk bedrag retributie x index
november lopende jaar
Bedrag komende retributie (jaar +1) = ---------------------------------------
Aanvangsindex (november 2025)
Geïndexeerde bedragen kleiner dan of gelijk aan 5,00 euro worden afgerond naar het hoger liggende veelvoud van 0,10 euro, geïndexeerde bedragen tussen 5,01 euro en 20,00 euro worden afgerond naar het hoger liggende veelvoud van 0,50 euro en geïndexeerde bedragen vanaf 20 euro naar het hoger liggende veelvoud van 1,00 euro.
De consumptieprijsindex is terug te vinden via de website van StatBel: https://statbel.fgov.be/nl/themas/consumptieprijsindex/consumptieprijsindex#figures
Voor deze indexering wordt de consumptieprijsindex van basisjaar 2013 = 100 toegepast
Artikel 10: Beslissing en bezwaren
Het gemeentebestuur mag op elk moment controle uitoefenen over het veilig gebruik van de infrastructuur. De gebruiker moet de instructies opvolgen.
Niet-naleving van dit reglement of niet-betaling van een retributie kan leiden tot een in gebreke stellen of toekomstige weigering van infrastructuur. Eventuele bezwaren dien je in via gebouwen@bertem.be binnen 5 werkdagen na kennisgeving.
Bij overmacht kan de zaal niet beschikbaar zijn en is er geen recht op schadevergoeding. Er wordt in overleg met de gebruiker naar een oplossing gestreefd.
Afwijkingen van dit reglement kunnen door het schepencollege worden toegestaan, binnen de mogelijkheden van het decreet lokaal bestuur, mits een uitdrukkelijke en goed gemotiveerde beslissing.
Artikel 11: Betaling en facturatie
De betaling moet volledig zijn voldaan voordat sleutels of toegangsbadges worden overhandigd.
De retributie gebeurt via digitale betaling, overschrijving of contante betaling aan het onthaal van het gemeentehuis.
Reservaties en vaste kosten van vaste gebruikers of wederkerende reservaties (categorie 1 & 2) worden trimestrieel gefactureerd.
Bijkomende kosten, zoals toegebrachte schade, worden in rekening gebracht op basis van de werkelijke kost of op basis van het retributiereglement uitvoering van werken ten laste van derden.
Als de verhuurder moet tussenkomen door nalatigheid van de gebruiker, worden de kosten in rekening gebracht volgens het geldende retributiereglement “Retributie werken ten laste van derden” of via een onkostennota die de tussenkomst rechtvaardigt.
Artikel 12: Annulatie
Annulaties dienen tijdig aangevraagd te worden via gebouwen@bertem.be; bij laattijdige annulatie worden kosten aangerekend.
● meer dan 21 dagen voor de activiteit: kosteloos
● minder dan 21 dagen voor de activiteit: 25% van de huurprijs, tenzij bij aantoonbare overmacht.
● minder dan 5 dagen voor de activiteit: 100% van de huurprijs, tenzij bij aantoonbare overmacht
Het lokaal bestuur Bertem kan een reservatie annuleren bij overmacht, rampen of als het evenement een risico vormt voor openbare veiligheid, orde of rust. De gebruiker kan hiervoor geen vergoeding of tegenprestatie eisen.
Het lokaal bestuur Bertem kan op elk moment de infrastructuur opeisen voor eigen gebruik of voor zaken van openbaar belang, mits terugbetaling van de vergoeding.
In geval van annulatie door het lokaal bestuur Bertem wordt er in overleg met de gebruiker naar een oplossing gestreefd.
Artikel 13: Verzekeringen
Het lokaal bestuur Bertem heeft voor de gemeentelijke gebouwen en infrastructuur een brandverzekering afgesloten met een clausule van ‘afstand van verhaal’ ten aanzien van de gebruiker. Hierdoor is de gebruiker niet verplicht zijn huuraansprakelijkheid te laten verzekeren. Deze clausule houdt in dat zowel het lokaal bestuur als zijn verzekeraar, bij een door de polis gedekt schadegeval, geen verhaal kunnen uitoefenen op de gebruiker op basis van deze huuraansprakelijkheid. Deze afstand van verhaal geldt niet in geval van kwaadwilligheid.
De gebruiker blijft echter aansprakelijk voor schade aan derden en wordt sterk aangeraden een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA organisator) af te sluiten voor de activiteit en optioneel voor eigen meegebracht materiaal (geluidsinstallatie, decor, standen…)
Artikel 14: Verantwoordelijkheid
De gebruiker of verantwoordelijke die in het reservatiesysteem geregistreerd staat, is verantwoordelijk voor het correcte gebruik van de zaal en moet aanwezig zijn tijdens de huurperiode.
Alle zaaluitrusting moet met respect en zorg behandeld worden en na de activiteit teruggeplaatst worden op de juiste plek.
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schade die tijdens de huurperiode ontstaat, zowel tegenover derden als tegenover de verhuurder.
Het Lokaal bestuur Bertem kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen of schade (lichamelijk, materieel of moreel) door het gebruik van de infrastructuur of uitrusting.
Het bestuur is ook niet verantwoordelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke spullen of ander materiaal, ook niet als er een mogelijkheid is om spullen tijdelijk in bewaring te geven.
Artikel 15: Toegangen en ingebruikname
Een voorafgaand bezoek aan de infrastructuur kan na afspraak bij de dienst BOP.
Sleutels en badges kunnen vanaf drie werkdagen vóór de activiteit worden afgehaald aan het onthaal van het gemeentehuis tijdens de openingsuren. De gebruiker ondertekent hierbij een ontvangstbewijs. De sleutels en badges worden uiterlijk binnen drie werkdagen na de activiteit terugbezorgd. Het is niet toegelaten om sleutels/badges te droppen in de brievenbus van het gemeentehuis.
Sleutels en badges worden steeds op naam verstrekt. Bij verlies of diefstal moet de gebruiker onmiddellijk de dienst BOP verwittigen. De kosten voor het vervangen van sleutels of badges ten gevolge van verlies of misbruik worden doorgerekend aan kostprijs.
Bij het afsluiten van het gebouw let de gebruiker erop dat:
- alle bezoekers de lokalen verlaten hebben
- alle ramen, deuren en nooduitgangen gesloten zijn
- alle lichten gedoofd zijn
- alle waterkranen dichtgedraaid zijn
- alle toegangsdeuren en/of poorten op slot zijn
Tekortkomingen, schade of technische defecten moeten gemeld worden aan de dienst BOP:
● Telefoon: 016 49 99 87
● E-mail : gebouwen@bertem.be
● Digitaal meldingsplatform: www.bertem.be/melding.
Neem zeker foto’s van de tekortkomingen. Bij geen melding stemt de gebruiker in met de toestand van de zaal en kan er geen schadevergoeding gevraagd worden.
De zaalverantwoordelijke kan vóór en na de activiteit een (steekproefsgewijze) controle uitvoeren van de gehuurde infrastructuur.
Artikel 16: Veiligheid & brandveiligheid
Elke infrastructuur heeft een maximaal toegelaten aantal personen dat niet mag worden overschreden. De gebruiker neemt de nodige maatregelen (bv. beperking van het aantal toegangskaarten, telsysteem …) om dit maximum te allen tijde te respecteren.
Alle uitgangen, nooduitgangen, alsook de wegen die ertoe leiden, moeten vrij blijven van hindernissen en toegankelijk zijn voor hulpdiensten. Ook brandbestrijdingsmiddelen en installaties, veiligheidspictogrammen en noodverlichtingen moeten op elk moment bereikbaar en zichtbaar blijven.
Branddeuren blijven altijd gesloten en bereikbaar.
De aanwezigheid van gasrecipiënten met vloeibaar gemaakte petroleumgassen (propaan, butaan, LPG) is binnen publiek toegankelijke gebouwen en plaatsen verboden.
Gemakkelijk brandbare materialen, zoals papier, karton, doeken, rietmatten, stro, boomschors en kunststoffen alsook horizontaal aangebrachte doeken mogen niet als wand- of plafondbekleding of als versiering aangebracht worden in evacuatiewegen of
rond warmtebronnen. Verticaal hangende doeken mogen geen deur of uitgang aan het zicht onttrekken of het gebruik ervan bemoeilijken. Er mag geen versiering (slingers, vlaggenlijnen,…) kruiselings door de zaal opgehangen worden.
Het algemeen rookverbod moet nageleefd worden. In alle openbare gebouwen, en in een straal van 10 meter daarrond, geldt een volledig rookverbod. (wet van 22/12/2009, wetswijziging 05/04/2024).
Het is niet toegelaten om een keuken (indien aanwezig) te reorganiseren of om bijkomende toestellen zoals extra friteuses, toestellen op houtskool of gas, bakplaten te plaatsen.
Open vuur zowel binnen als buiten is niet toegestaan; fornuis uitgezonderd. Zijn verboden: kaarsen, fakkels, vuurkorven, kampvuren, gasbranders en BBQ met open vlam. Afwijkingen moeten aangevraagd worden bij de dienst BOP.
Het algemeen verbod op vuurwerk op het grondgebied Bertem is van toepassing. Ook wensballonnen zijn verboden.
Artikel 17: Overlast en vergunningen
De gebruiker zorgt ervoor dat de algemeen geldende voorschriften rond geluidsoverlast en burenhinder nageleefd worden. Hou rekening met mogelijk geluids- en zwerfvuiloverlast door luide muziek, de nachtrust van de buren, ...
Alle aanvragen voor het organiseren van evenementen en voor een uitzonderlijke afwijking op het geluidsniveau (> 85 dB(A) LAeq,15min), afwijking op het nachtlawaai (na 22.00 uur), sluitingsuur van dansgelegenheid, aanvraag sterke drankvergunning, inname openbaar domein, plaatsen van borden langs de openbare weg, tijdelijke beperkingsmaatregelen, Unisono … worden door de aanvrager in orde gebracht via het digitale evenementenloket www.bertem.be/product/3587/aanvraag-evenement.
Artikel 18: AED & EHBO
Op de volgende locaties is een AED-toestel aanwezig:
● sportzaal Bertem, Bosstraat 1, 3060 Bertem.
● atletiekpark Korbeek-Dijle, Blokkenstraat, 3060 Bertem
● polyvalente zaal Voerdal, Dorpstraat 542, 3061 Leefdaal.
● sporthal Verona (naast fietsstalling), Dorpstraat 259 , 3061 Leefdaal
Na gebruik ervan moet de organisator dit melden aan de dienst BOP.
De gebruiker zorgt zelf voor het nodige EHBO-materiaal voor zijn activiteit.
Artikel 19: Overnachtingen
Het is verboden te overnachten in de infrastructuur, tenzij met goedkeuring van het bestuur.
Artikel 20: Schoonmaak
De infrastructuur wordt onmiddellijk na de activiteit ontruimd en netjes achtergelaten. Volgende taken dienen minstens te worden uitgevoerd:
● verwijderen van versieringen en materialen
● vegen of dweilen van de vloeren – verwijderen van plakkerige resten
● afwassen, opdrogen en correct opbergen van het keukenmateriaal, glazen, servies en bestek
● bij gebruik van de friteuses (indien van toepassing) de olie aflaten via het kraantje, opvangen in een hittebestendig recipiënt of blik en meenemen; de friteuses worden proper achtergelaten. De huurder kan er ook voor kiezen om dit door het lokaal bestuur Bertem te laten uitvoeren. Hiervoor zal dan een kost van 50 euro worden aangerekend. De aanvraag hiervoor gebeurt minstens 7 dagen op voorhand.
● Verwijderen van het koffiegruis uit koffiemachines en percolators en het leegmaken van de thermossen
● leegmaken, reinigen en uitschakelen van de koelkasten en het op een kier zetten van de koelkastdeur
● zorgvuldig en grondig poetsen van alle gebruikte keukentoestellen
● afwassen van de tafels en stoelen en terugplaatsen in de oorspronkelijke schikking of berging
● reinigen van toog en spoelbakken
● reinigen van toiletten en leegmaken van afvalbakjes
● opruimen van achtergebleven vuil of glas op het buitenterrein en de toegangsweg
Kuismaterieel en producten worden ter beschikking gesteld door de verhuurder.
Indien bijkomende schoonmaak nodig is, worden de kosten aangerekend aan de gebruiker volgens het geldende retributiereglement “Retributie werken ten laste van derden”.
Afval wordt enkel achtergelaten in de voorziene containers volgens de regels van het gescheiden sorteren:
● Papier en karton in de gele container.
● PMD (plastiek-, metaal- en drankverpakkingen) in de blauwe container.
● Restafval in de grijze container.
● GFT (groente-, fruit- en tuinafval) in de groene container.
● KGA (klein gevaarlijk afval), glas, vetten en oliën worden door de gebruiker zelf verwijderd.
Bij abnormaal afvalverbruik (mossel- en eetfestijn, groot evenement …) dient de aanvrager dit apart aan te vragen bij openbarewerken@bertem.be en wordt dat verrekend volgens afrekening Diftar en ophaling Ecowerf.
Artikel 21:Sancties
Bij gebruik van de zaal buiten de gehuurde periode zullen de extra uren aangerekend worden aan de tarieven maal 2.
Bij inbreuken op de toepassing van dit reglement bepaalt het college van burgemeester en schepenen de sanctie en een eventuele schorsing.
Artikel 22: Uitvoering
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de verdere uitvoering van dit reglement.
Artikel 23: Bijlagen bij het reglement
Bijlage 1: Inventaris gemeentelijke infrastructuur met bijhorende tarieven (geldig vanaf 1 mei 2026).
Artikel 24: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2026.
Artikel 25: Overgangsbepaling
Reservatieaanvragen van toepassing op het jaar 2026 en 2027 ingebracht voor de datum van 1 mei 2026 worden nog gefactureerd volgens het retributiereglement van 20 december 2022.
Artikel 26: Opheffingsbepaling
Het retributiereglement van 20 december 2022 wordt opgeheven vanaf 1 mei 2026.
Zitting van 28 april 2026
GEZONDHEID. SAMENWERKINGSOVEREENKOMST INTERGEMEENTELIJKE PREVENTIEWERKING MET GEZONDHEIDSMAKERS VZW.
Voorgeschiedenis
● Collegebesluit 13 mei 2019: Intentieverklaring Intergemeentelijke preventiewerking (IGP).
● Collegebesluit 30 maart 2020: Delegatiebeheer Intergemeentelijke preventiewerking aan Logo Oost-Brabant
● Raadsbesluit 28 april 2020: Bekrachtiging collegebesluit 30 maart 2020 over de goedkeuring van de opstart intergemeentelijke preventiewerking, co-financiering en delegatie aan Logo Oost-Brabant.
● Raadsbesluit 27 oktober 2020: Kennisname actieplan Leuven-Zuid
● Collegebesluit van 8 mei 2023: Toetreding lokaal bestuur Oud-Heverlee tot IGP.
● Collegebesluit van 17 maart 2025: Engagementsverklaring IGP.
● Collegebesluit van 30 maart 2026: Samenwerkingsovereenkomst IGP.
Feiten en context
● In 2025 besliste het college om de intergemeentelijke preventiewerking Leuven Zuid (IGP) verder te zetten en verder uit te bouwen, met als doel het lokaal preventief gezondheidsbeleid structureel te versterken. Om deze samenwerking te formaliseren, wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen het samenwerkingsverband van de lokale besturen Bertem, Bierbeek, Herent, Huldenberg, Kortenberg, Lubbeek en Oud-Heverlee en Gezondheidsmakers vzw.
● De overeenkomst regelt de taken, verantwoordelijkheden en governance van de IGP-werking.
Juridische gronden
● Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Preventiedecreet van 31 mei 2023
● Besluit van 17 mei 2024 van de Vlaamse Regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 januari 2009 betreffende de Logo’s, wat betreft de erkenning, de werkgebieden en de financiering.
Argumentatie
● Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst en stelt voor de overeenkomst te ondertekenen om:
○ De intergemeentelijke preventiewerking officieel te formaliseren;
○ De samenwerking tussen de deelnemende lokale besturen en Gezondheidsmakers vzw te verankeren in een duidelijke governancestructuur;
○ De continuïteit en versterking van het lokaal preventief gezondheidsbeleid te verzekeren.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
649806/0986-00 | € 7716 | € 7716 | € 7716 |
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Geraamde inkomsten |
740900/0986-00 | € 3858 | € 3858 |
Bijlagen
● Samenwerkingsovereenkomst Gezondheidsmakers vzw – lokale besturen Leuven Zuid.
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De gemeenteraad beslist om de samenwerkingsovereenkomst met Gezondheidsmakers vzw voor de periode 1 januari 2026 tot 31 december 2030 goed te keuren.
Artikel 2:
De gemeenteraad beslist om de nodige administratieve en financiële stappen te ondernemen voor de uitvoering van de overeenkomst en de bijbehorende cofinanciering.
Zitting van 28 april 2026
GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR. JEUGD. GEBRUIKSOVEREENKOMST VOOR GEMEENTELIJKE GEBOUWEN, ZALEN EN LOKALEN IN EXCLUSIEF GEBRUIK VOOR JEUGDVERENIGINGEN ALS CHIRO EN JEUGDHUIS.
Voorgeschiedenis
● Diverse overeenkomsten met lokale verenigingen betreffende het exclusieve gebruiksrecht van gemeentelijke infrastructuur.
● Voorbereidende besprekingen tussen gemeentelijke diensten m.b.t. de evaluatie van de bestaande overeenkomsten en de voorbereiding van een uniforme benadering.
● Goedkeuring van een algemeen reglement met betrekking tot het exclusief gebruik van gemeentelijke infrastructuur van 28 februari 2023
Feiten en context
● De bestaande overeenkomsten met exclusieve gebruikers kenden een aparte totstandkoming en verschillen naar inhoud van mekaar, vaak om een zeer logische reden omdat de context van het gebruik verschillend is. Dit gegeven maakt echter het beheer en de opvolging niet altijd even eenvoudig. Een algemeen afsprakenkader (wederzijdse rechten en verplichtingen, gemeentelijke engagementen op vlak van technisch onderhoud,...) kan de zaken vereenvoudigen en verduidelijken voor alle partijen.
● Daarom werd een gebruiksovereenkomst voor gemeentelijke gebouwen, zalen en lokalen in exclusief gebruik opgemaakt, dat telkens bestaat uit twee delen.
○ Deel 1 bevat de algemene bepalingen voor exclusief gebruik van gemeentelijke gebouwen, zalen en lokalen die gelden voor elke vereniging die exclusief gebruik maakt van infrastructuur.
○ Deel 2 bevat de specifieke bepalingen die gelinkt zijn aan de (soort) specifieke vereniging, aan het specifieke gebouw en zijn omgeving. Dit deel ziet er voor elke vereniging anders uit.
● Voor de jeugdverenigingen, de 3 chiro's en 3 jeugdhuizen van Bertem, werd het 2de deel met specifieke bepalingen reeds afgetoetst en afgewerkt.
● De diensten vragen goedkeuring en inwerkingtreding voor:
○ Deel 1 met de algemene bepalingen voor exclusief gebruik van gemeentelijke infrastructuur.
○ Deel 2 met specifieke bepalingen voor de volgende verenigingen:
■ Chiro Leefdaal
■ Chiro Doeritsan Bertem
■ Chiro Kadee Korbeek-Dijle
■ Jeugdhuis 2Hoog
■ Jeugdhuis De Voer
■ Jeugdhuis De Poemp
● Het is de bedoeling om in de nabije toekomst ook met andere verenigingen die exclusief gebruik maken van gemeentelijke infrastructuur (bv. VC Bertem-Leefdaal en de Bertemse Atletiekclub vzw), deze overeenkomst in twee delen af te sluiten. Deel 1 zal in deze gelijk blijven. Deel 2 wordt opnieuw specifiek toegepast op de vereniging en het specifieke gebouw. Ook deze overeenkomsten zullen op de gemeenteraad gebracht worden ter goedkeuring.
Juridische gronden
● Artikel 40, §3 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017. De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen, waaronder de gemeentelijke belasting- en retributiereglementen, vast.
Argumentatie
Het algemeen reglement m.b.t. het exclusief gebruik van gemeentelijke infrastructuur was toe aan een actualisering en vervollediging. Er werden heel wat bepalingen vastgelegd die moeten gelden voor elke gebruiker die exclusief gebruik maakt van de gemeentelijke infrastructuur, ongeacht het type vereniging.
Om onduidelijkheid en twijfel over verantwoordelijkheden in de toekomst te vermijden, verkiezen de diensten niet te werken met een reglement, maar met een overeenkomst in twee delen waarbij elk deel door alle partijen gelezen, goedgekeurd en gehandtekend dienen te worden.
Met deze gebruiksovereenkomst streven we naar een uniforme en gelijke behandeling van alle exclusieve gebruikers.
De opgemaakte gebruiksovereenkomst werd besproken op de jeugdraad van 17 februari 2026. Daarnaast werden er op vrijdag 20 maart 2026 vragenmomenten georganiseerd met de geïnteresseerde verenigingen om feedback en extra input te geven. Deze input werd waar mogelijk meegenomen in de finale afwerking.
Bijlagen
● Deel 1: algemene bepalingen gebruiksovereenkomst in exclusief gebruik
● Deel 2: specifieke bepalingen voor exclusief gebruik in 6 exemplaren:
○ Chiro Leefdaal
○ Chiro Doeritsan Bertem
○ Chiro Kadee Korbeek-Dijle
○ Jeugdhuis 2Hoog
○ Jeugdhuis De Voer
○ Jeugdhuis De Poemp
● Brandweeradviezen van de 4 gebouwen die vandaag geopend zijn (deze overeenkomst wordt van kracht bij opening jeugdhuis De Voer en nieuwe jeugdhuis 2Hoog en deze controle door brandweer moet in de 2 gebouwen nog gebeuren)
○ Chiro Leefdaal
○ Chiro Doeritsan Bertem
○ Chiro Kadee Korbeek-Dijle
○ Jeugdhuis De Poemp
● Template 'sleutelverklaring'
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1:
De gemeenteraad van Bertem keurt de overeenkomsten in bijlage met 6 jeugdverenigingen met betrekking tot het exclusief gebruik van gemeentelijke infrastructuur, opgedeeld in 2 delen, een algemeen en een specifiek deel per vereniging, goed.
Artikel 2:
Deze overeenkomsten vormen vanaf nu de basis voor elke opmaak en/of hernieuwing van een overeenkomst tussen lokaal bestuur Bertem en verenigingen of organisaties in het kader van het exclusief gebruik van gemeentelijke infrastructuur.
Artikel 3:
Deze overeenkomst vervangt integraal het algemeen reglement m.b.t. het exclusief gebruik van gemeentelijke infrastructuur van 28/3/2023.
Stemming punt Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Bart Devisch Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts Marc Morris Albert Mees Yvette Laes Ludo Croonenberghs Joël Vander Elst Elsie Vander Hulst Jana Vanden Plas Joery Verhoeven Karolien Schoenaerts Joke Himpens Jan De Keyzer Jurgen Gyns Hans Neckebrouck Merel Van Neck Jimmy Geyns Iris De Smet Tom Philips Wouter Fock Diane Vander Elst Mathias Haesaerts Joery Verhoeven Wouter Fock Marc Morris Albert Mees Jimmy Geyns Joke Himpens Jana Vanden Plas Hans Neckebrouck Tom Philips Jan De Keyzer Mathias Haesaerts Iris De Smet Merel Van Neck Yvette Laes Elsie Vander Hulst Diane Vander Elst Joël Vander Elst Karolien Schoenaerts Jurgen Gyns Ludo Croonenberghs aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 3 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 28 april 2026
ERFGOED. HERNIEUWING VAN HET CONVENANT ERFGOEDKAMER 2026.
Voorgeschiedenis
● Collegebesluit van 7 december 2009 over de goedkeuring van de visienota over de inhoudelijke invulling van de pastorij.
● Raadsbesluit van 26 januari 2010 over de visienota van de pastorij.
● Collegebesluit van 10 mei 2010 over de goedkeuring van het ontwerp van het convenant met de Erfgoedkamer Bertem vzw.
● Raadsbesluit van 31 januari 2012 over de goedkeuring van het convenant met de Erfgoedkamer Bertem vzw met als ingangsdatum 1 januari 2012 en als einddatum 31 december 2013.
● Raadsbesluit van 31 januari 2012 over de goedkeuring van de gebruiksovereenkomst voor de pastorij Bertem.
● Raadsbesluit van 24 september 2013 over de goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor de pastorij Bertem.
● Raadsbesluit van 17 december 2013 over de goedkeuring verlenging convenant met de Erfgoedkamer Bertem vzw.
● Raadsbesluit van 24 april 2018 over de goedkeuring van de erfpachtovereenkomst over de pastorij Bertem tussen de gemeente Bertem en de Kerkfabriek Sint-Pieters-Banden.
● Collegebesluit van 12 juni 2019 over de bespreking van het ontwerp van het huishoudelijk reglement voor de pastorij Bertem.
● Raadsbesluit van 26 november 2019 over de goedkeuring verlenging convenant met de Erfgoedkamer Bertem vzw.
● Raadsbesluit van 27 september 2022 over de goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor de pastorij Bertem.
● De Erfgoedkamer Bertem vzw heeft op 27 september 2022 haar toekomstplan voor de komende jaren bezorgd. Het vorige convenant werd hierop afgestemd en aangepast.
● Raadsbesluit van 31 januari 2023 over de aanpassing van het convenant met de Erfgoedkamer Bertem vzw.
Feiten en context
Erfgoedkamer vzw is een erkende erfgoedvereniging die zich inzet voor het opsporen, verzamelen, bewaren, bestuderen en ontsluiten van lokaal erfgoed uit Bertem, Korbeek-Dijle en Leefdaal.
De vereniging organiseert publieksevenementen zoals tentoonstellingen, lezingen en erfgoeddagen en vervult een belangrijke rol in het ontsluiten van lokale geschiedenis voor inwoners en bezoekers.
Daarnaast levert Erfgoedkamer vzw historische expertise aan het lokaal bestuur en draagt ze bij aan erfgoedinitiatieven zoals Erfgoeddag en Open Monumentendag.
Het bestaande convenant werd geëvalueerd en geactualiseerd. Het vernieuwde convenant legt duidelijke afspraken vast over:
● gebruik van lokalen in De Pastorij
● gebruik van depotruimte in Korbeek-Dijle
● logistieke en communicatieve ondersteuning
● structurele financiële ondersteuning
● overlegstructuur via een stuurgroep erfgoedconvenant
Juridische gronden
● Artikel 41 van het decreet lokaal bestuur
● Het gemeenteraadsbesluit van 24 april 2018 betreffende de erfpachtovereenkomst met de Kerkfabriek Sint-Pieter-Banden met betrekking tot De Pastorij.
● Het huishoudelijk reglement van De Pastorij, goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 september 2022.
Adviezen
● Het ontwerp van convenant werd afgestemd met en goedgekeurd door het bestuur van Erfgoedkamer vzw.
Argumentatie
Erfgoedkamer vzw levert een belangrijke bijdrage aan het bewaren en ontsluiten van het lokale erfgoed van Bertem.
De werking van de Erfgoedkamer versterkt:
● de culturele identiteit van de gemeente
● de historische kennis bij inwoners
● het toeristisch en educatief aanbod
● de publiekswerking rond erfgoed in De Pastorij
Het convenant zorgt voor duidelijke afspraken over wederzijdse engagementen en ondersteunt een duurzame samenwerking tussen het lokaal bestuur en de Erfgoedkamer.
De structurele ondersteuning via infrastructuur, logistiek en een jaarlijkse toelage biedt de vereniging stabiliteit om haar werking verder uit te bouwen.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
649602/0720-00
| € 3500 | € 3500
| € 3500
|
Het convenant voorziet een jaarlijkse forfaitaire toelage van 3.500 euro voor de dienstjaren 2026 en 2027.
Vanaf 2028 kan deze toelage verhoogd worden tot maximaal 5.000 euro, op voorwaarde dat de Erfgoedkamer haar engagementen correct nakomt.
De toelage wordt jaarlijks uitbetaald vóór 30 juni van het betrokken dienstjaar en wordt niet geïndexeerd.
Voor uitzonderlijke projecten buiten het convenant kan de gemeenteraad afzonderlijk een bijkomende toelage toekennen, mits voorafgaande aanvraag en budgettaire voorziening.
Daarnaast blijven de kosten voor verwarming, elektriciteit en water in De Pastorij ten laste van het lokaal bestuur, conform de afspraken in het convenant.
Bijlagen
● Convenant Erfgoedkamer 2026
Besluit
Stemming punt
17 stemmen voor: Joël Vander Elst, Joery Verhoeven, Tom Philips, Marc Morris, Mathias Haesaerts, Iris De Smet, Yvette Laes, Jan De Keyzer, Wouter Fock, Diane Vander Elst, Jimmy Geyns, Hans Neckebrouck, Merel Van Neck, Elsie Vander Hulst, Joke Himpens, Jana Vanden Plas en Albert Mees
3 onthoudingen: Ludo Croonenberghs, Jurgen Gyns en Karolien Schoenaerts
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het convenant tussen het lokaal bestuur Bertem en Erfgoedkamer vzw goed.
Artikel 2:
De gemeenteraad verleent aan Erfgoedkamer vzw een jaarlijkse forfaitaire toelage van 3.500 euro voor de dienstjaren 2026 en 2027, zoals bepaald in het convenant. Indien Erfgoedkamer vzw haar engagementen correct nakomt, kan deze toelage vanaf het dienstjaar 2028 verhoogd worden tot maximaal 5.000 euro, conform de bepalingen opgenomen in het convenant.
Artikel 3:
De toelage wordt jaarlijks uitbetaald vóór 30 juni van het lopende dienstjaar, overeenkomstig de afspraken vastgelegd in het convenant.
Artikel 4:
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan het kosteloos gebruik door Erfgoedkamer vzw van de toegewezen lokalen in De Pastorij en de depotruimte in het bijgebouw van Ter Dijle, conform de voorwaarden opgenomen in het convenant.
Artikel 5:
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit besluit en met de verdere opvolging van het convenant.
Artikel 6:
Het convenant vervangt de huidige samenwerkingsovereenkomst en treedt in werking op 1 mei 2026.
Zitting van 28 april 2026
BELASTINGEN. GOEDKEURING REGLEMENT CONTANTBELASTING OP DE INGEBRUIKNAME OPENBAAR DOMEIN VOOR DE AANSLAGJAREN 2026 TOT EN MET 2031.
Voorgeschiedenis
● reglement van 20 december 2022 over de retributie op innames van het openbaar domein.
Juridische gronden
● Artikel 170, §4 van de grondwet
Geen last of belasting kan door de agglomeratie, de federatie van gemeenten en de gemeente worden ingevoerd dan door een beslissing van hun raad.
● Het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebestuur.
● Artikel 40, §3 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen vast. Met behoud van de toepassing van de federale wetgeving in verband met de bevoegdheid van de gemeenteraad om politieverordeningen vast te stellen, kunnen de reglementen onder meer betrekking hebben op het gemeentelijk beleid, de gemeentelijke belastingen en retributies, en op het inwendige bestuur van de gemeente.
● Artikel 41, §2, 14° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd: het vaststellen van de gemeentebelastingen en het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen.
● Bestuursdecreet van 7 december 2018 betreffende de openbaarheid van bestuur.
● Omzendbrief KB ABB 2026/2 van 20 maart 2026 betreffende de gemeentefiscaliteit.
Argumentatie
● Het is aangewezen om het reglement van 20 december 2022 over de retributie op innames van het openbaar domein te vernieuwen.
● Vergoedingen in het kader van inname van het openbaar domein vallen eerder te beschouwen als een belasting dan als een retributie. Vandaar dat het vorige retributiereglement vervangen wordt door een belastingsreglement.
Besluit
Stemming punt
eenparig
Artikel 1: Definities en toepassingsgebied
§1. Er wordt vanaf 1 mei 2026 een belasting geheven op de tijdelijke inname van het openbaar domein.
§2. Met het openbaar domein wordt bedoeld: de publiek toegankelijke ruimte in het bezit of in het beheer van de overheid; dit behelst onder meer:
§3. De inname van het openbaar domein omvat:
Artikel 2: Aanvraag en aanvraagtermijn
Alvorens het openbaar domein effectief mag ingenomen worden, moet de aanvrager een officiële schriftelijke toelating - vergunning - van lokaal bestuur van Bertem hebben verkregen.
Spoedverlenging: minstens 1 werkdag (minimum 24 uur) voor het aflopen van de eerdere tijdelijke inname van het openbaar domein.
Elke latere aanvraag wordt als 'laattijdig' beschouwd.
Artikel 3: Aanvrager
De belasting is verschuldigd door de aanvrager. Bij gebreke van aanvraag en voor zover de plaatsing kan worden toegestaan, is de belasting verschuldigd door de particulier, aannemer of rechtspersoon die het openbaar domein voor privédoeleinden heeft ingenomen.
Artikel 4: Tarieven
De belasting is samengesteld als volgt:
Artikel 5: Afwijkingen en Overtredingen
Artikel 6: Vaststelling overtreding
Overtredingen worden vastgesteld door een daartoe aangestelde ambtenaar.
De aangestelde ambtenaren van het lokaal bestuur zijn gemachtigd om alle vaststellingen inzake deze verordening te doen. De door hun opgestelde processen-verbaal hebben bewijskracht tot het bewijs van het tegendeel.
Artikel 7: Vrijstelling van retributie
Van de belasting zijn vrijgesteld, voor zover tijdig aangevraagd, de inname van het openbaar domein nodig voor:
Artikel 8: Verkeerssignalisatie
Met uitzondering van nutsmaatschappijen, aannemers van wegenwerken en organisatoren van evenementen, wordt de verkeerssignalisatie voor de inname van het openbaar domein altijd geleverd en terug opgehaald door de gemeentelijke diensten, tenzij anders gevraagd op het bevoegd platform.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correcte plaatsing en opstelling van de signalisatie.
Tijdens de periode van gebruik van het signalisatiemateriaal is de aanvrager volledig verantwoordelijk voor de ontleende voorwerpen. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging van de verkeersborden moet volgende procedure gevolgd worden:
● Op de eerstvolgende werkdag wordt de dienst beheer en onderhoud van patrimonium van gemeente Bertem schriftelijk (of per mail) op de hoogte gebracht van het vastgestelde probleem.
● In geval van diefstal wordt daarvan onmiddellijk aangifte gedaan bij de politie en wordt een dubbel van het proces-verbaal van deze aangifte zo vlug mogelijk bezorgd aan de dienst beheer en onderhoud van patrimonium van gemeente Bertem.
● Ook indien de verkeerssignalisatie niet werd (of kan worden) geplaatst zoals voorzien, wordt van de aanvrager verwacht dat hij/zij de technische dienst schriftelijk (of per mail) op de hoogte brengt op de eerstvolgende werkdag.
Artikel 9: Betaling
De belasting is betaalbaar door de aanvrager na gunstig advies en goedkeuring van de algemeen directeur en de burgemeester, voor de inname van het openbaar domein, en dient online te worden voldaan. Indien een digitale betaling niet mogelijk is of niet kan worden uitgevoerd, kan de betaling eveneens gebeuren via overschrijving of aan het onthaal van het gemeentehuis. Na verwerking van de betaling ontvangt de aanvrager per e-mail een formele bevestiging. De vergunning wordt pas afgeleverd nadat de betaling is ontvangen. Zolang de betaling niet is gebeurd, wordt geen vergunning verleend. Zolang de betaling niet is ontvangen, is de aanvrager niet in regel en is hij onderworpen aan het toepasselijke overtredingsregime.
Artikel 10: Bij gebrek aan betaling, wordt de belasting ingekohierd.
Artikel 11: Terugbetaling
Terugbetaling van enkel de variabele kost gebeurt in geval van annulering door de aanvrager zelf minstens 48u voor de aanvangsdatum van de aangevraagde inname. ln geval van laattijdige annulering (minder dan 48u voor de aanvangsdatum van de aangevraagde inname) is er geen terugbetaling.
In geval een effectieve inname korter is dan oorspronkelijk werd aangevraagd, kan een terugbetaling, van enkel de variabele kost, worden aangevraagd. Deze aanvraag moet ten laatste 48u voor de einddatum van de oorspronkelijke inname worden gemeld aan het lokaal bestuur van Bertem. Hiervoor wordt dan een administratieve kost van 20,00 euro aangerekend.
Bij verwerking van een aanvraag of van een verlenging is het lokaal bestuur van Bertem in bepaalde gevallen genoodzaakt extra informatie op te vragen bij de aanvrager. lndien na opvraging van deze extra informatie geen antwoord wordt ontvangen binnen een termijn van 48u na opvraging, kan het lokaal bestuur niet langer de tijdige verwerking van de aanvraag garanderen en kan het dossier worden afgekeurd. ln dat geval zal de verschuldigde belasting worden terugbetaald met uitzondering van de administratieve kost.
Deze termijn van 48u kan niet worden gehanteerd in geval van een spoedaanvraag of een spoedverlenging. Hier is het noodzakelijk dat de aanvrager zijn dossier zo volledig mogelijk indient. Indien het dossier onvolledig is, kan de aanvraag niet objectief worden beoordeeld en zal het dossier worden afgekeurd. In dit geval zal de verschuldigde belasting worden terugbetaald, inclusief de administratieve kost.
Artikel 12: Bezwaar
De belastingplichtige of zijn vertegenwoordiger kan bij het college van burgemeester en schepenen bezwaar indienen tegen deze belasting of tegen een belastingverhoging. De indiening en de behandeling van het bezwaar gebeurt volgens de bepalingen van het decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen.
Het bezwaar dient schriftelijk, gemotiveerd en ondertekend te zijn en op straffe van verval te worden ingediend binnen een termijn van drie maanden vanaf de datum waarop de belastingplichtige het aanslagbiljet heeft ontvangen of vanaf de kennisgeving van de aanslag of vanaf de datum van de contante inning.
Bezwaarschriften kunnen via duurzame drager worden ingediend binnen de termijnen en de
voorwaarden vermeld in dit artikel.
Artikel 13: Indexering
De bedragen van dit reglement zijn van toepassing voor het werkjaar 2026.
Vanaf 1 januari 2027 worden de bedragen jaarlijks op 1 januari geïndexeerd aan de hand van de consumptieprijsindex (CPI) via onderstaande formule.
Oorspronkelijk bedrag retributie x index november lopende jaar
Bedrag komende retributie (jaar +1) =-------------------------------------------------
Aanvangsindex (november 2025)
Geïndexeerde bedragen kleiner dan 5,00 euro worden afgerond naar een hoger liggend veelvoud van 0.10 euro; Geïndexeerde bedragen tussen 5,01 euro en 20,00 euro worden afgerond naar een hoger liggend veelvoud van 0.50 euro; En geïndexeerde bedragen groter of gelijk aan 20,01 euro worden afgerond naar een hoger liggend veelvoud van 1.00 euro.
De consumptieprijsindex is terug te vinden via de website van StatBel: https://statbel.fgov.be/nl/themas/consumptieprijsindex/consumptieprijsindex#figures
Voor deze indexering wordt de consumptieprijsindex van basisjaar 2013 = 100 toegepast
Artikel 14: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2026 tot en geldt tot en met 31 december 2031 voor het uitvoeren van werken die, ongeacht de datum van aanvraag, aanvangen na 30 april 2026.
Voor innames die aanvangen voor 30 april 2026geldt het reglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 20 december 2022.
Artikel 15: Het gemeenteraadsbesluit van 20 december 2022 inzake de aanpassing van het retributiereglement ingebruikname openbaar domein in het kader van het uitvoeren van werken wordt opgeheven met ingang van 1 mei 2026.
Zitting van 28 april 2026
MONDELINGE VRAGEN.
Juridische gronden
• Artikel 31 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraadsleden hebben het recht aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Voor het stellen van een vraag als vermeld in het eerste lid, is geen toegelicht voorstel van beslissing vereist.
• Artikel 12 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad
Op het einde van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke beleidsaangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. Om het college van burgemeester en schepenen in staat te stellen om het antwoord op een mondelinge vraag voor te bereiden, bezorgen de raadsleden uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de zitting de omschrijving van hun mondelinge vraag aan de algemeen directeur, die deze onmiddellijk bezorgt aan het college van burgemeester en schepenen en aan de voorzitter van de gemeenteraad. Op deze mondelinge vragen voor een zitting die later dan de vermelde termijn worden ingediend bij de algemeen directeur, wordt ten laatste tijdens de daaropvolgende zitting geantwoord.
• Artikel 33, §1 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad
Een samenvatting van de mondelinge vragen en de antwoorden daarop worden opgenomen in de notulen. Loutere meldingen die geen vraagstelling over beleidsaangelegenheden bevatten, worden niet in de notulen opgenomen.
Besluit
Mondelinge vragen
● Nihil
Mededeling
● Burgemeester Vander Elst verwijst naar het dossier van de verkeersveiligheid Neerijsesteenweg dat op een vorige raad behandeld werd. Uit recente snelheidsmetingen is een V85 vastgesteld tussen de 63 en 64km/u. Dit is te snel en daarom werd er op 14 april een flitsactie georganiseerd. Van de 169 gecontroleerde voertuigen bleken 20% in overtreding wegens niet eerbiediging van de maximale snelheid. We beogen een beter resultaat en daarom worden extra flitsbeurten georganiseerd en we hopen hiermee in eerste instantie betere resultaten te verkrijgen.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.