Zitting van 25 september 2018

ZITTINGEN GR. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.

Juridische gronden

• Artikel 33 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005
  De gemeenteraad keurt, mits eventuele aanpassingen, de notulen van de vorige raadszitting goed.

Bijlagen

• Notulen van de zitting van 28 augustus 2018.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad keurt de notulen van de zitting van 28 augustus 2018 goed.

Zitting van 25 september 2018

ENERGIE. GOEDKEURING BESTEK, RAMING EN GUNNINGSWIJZE ESCO.

Voorgeschiedenis

• Raadsbesluit van 17 november 2015 over de goedkeuring van het klimaatplan.
  Als actie werd onder meer opgenomen: sluit een EnergiePrestatieContract met een ESCO (Energy Service Company).

•         Collegebesluit van 22 mei 2017 waarin het bestek en de gunningswijze voor de opdracht van een EPC-facilitator werden goedgekeurd en waarbij het college het gemeentebestuur van Lubbeek mandateert om deze gunningsprocedure in haar naam te voeren.

•         Raadsbesluit van 19 december 2017 over de actualisatie van het financieel meerjarenplan voor de periode 2018-2020.
Voor investeringen aan de beide sportzalen is 160 000 euro voorzien, voor de kleuter- en lagere school in Bertem 76 000 euro en voor kleuter- en lagere school in Leefdaal 100 000 euro.

•         Collegebesluit van 3 januari 2018 waarin het college kennisneemt van het collegebesluit van de gemeente Lubbeek van 27 december 2017 waarin de opdracht van een EPC-facilitator wordt gegund aan Ingenium nv.

•         E-mail van Ingenium van 24 augustus 2018 waarbij Ingenium de aanbestedingsdocumenten voor de opdracht van een ESCO bezorgt aan de gemeenten Bertem en Lubbeek.

•         Bespreking door de gemeenteraad op 28 augustus 2018 van de stand van zaken van het EPC-project.

Feiten en context

• De gemeente kan een overeenkomst afsluiten met een 'energy service company' (ESCO) die energiebesparende maatregelen laat uitvoeren en als vergoeding hiervoor een deel of het geheel krijgt van de verwachte besparing op de energiekosten.
• Momenteel heeft de gemeente onderhoudscontracten afgesloten voor het gemeentehuis en de 2 sportzalen. Het is de bedoeling dat de ESCO alle contracten overneemt.

Juridische gronden

•         Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming.

•         Wet van 4 augustus 1996 over het welzijn van werknemers bij de uitvoering van hun werk.

•         Codex over het welzijn op het werk.

•         Het gemeentedecreet van 15 juli 2005, meer bepaald artikels 42 en 43, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

•         Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

•         Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen.

•         Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies.

•         Artikel 38, §1, 1°, b en c van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
De aanbestedende overheid kan in de volgende gevallen gebruik maken van een mededingingsprocedure met onderhandeling:

▪          ze bevatten ontwerp- of innovatieve oplossingen;

▪          de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's.

•         Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.

Argumentatie

Met het aanstellen van een ESCO die energiebesparende maatregelen en investeringen zal implementeren in gemeentelijke gebouwen wordt de nodige expertise in huis gehaald om deze investeringen kostenefficiënt uit te voeren. Daarnaast zijn er ook de niet-becijferde baten zoals het wegvallen van de huidige onderhoudscontracten, de transactiekosten (bijvoorbeeld de (arbeids)kosten voor het organiseren van een prijsvraag en het aanstellen en opvolgen van aannemers) en de baten op het vlak van milieu en duurzaamheid: met name een vermindering van de CO2-uitstoot en een beperking van energieverbruik.

De opdracht betreft een omvangrijke contractuele samenwerking waarbij tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer verdere, specifieke afspraken over diverse elementen voor de projectrealisatie moeten worden gemaakt. Het betreft hier immers een opdracht in een energieprestatiecontract waarbij de opdrachtnemer een zekere beslissingsvrijheid heeft over de te nemen maatregelen om het energieverbruik in de gebouwen te verminderen. Omwille van deze belangrijke eigen inbreng van de inschrijver / opdrachtnemer, is het voor de aanbestedende overheid noodzakelijk om met de inschrijvers over de uitvoering van de opdracht te kunnen onderhandelen. Hierdoor is de aanbestedende overheid dan ook genoodzaakt om de opdracht te gunnen middels een mededingingsprocedure met onderhandeling op grond van artikel 38, §1, 1°, b) en c) van de wet overheidsopdrachten.

Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten wordt deze opdracht als een overheidsopdracht voor werken in de zin van de Wet Overheidsopdrachten beschouwd, met aanvullende leveringen en diensten.

De opdracht heeft betrekking op het onderhoud en het identificeren en implementeren van energiebesparende maatregelen in gemeentelijke gebouwen en in het sociaal huis.

Met bijgevoegde selectieleidraad nodigt de aanbestedende overheid geïnteresseerde partijen uit om een aanvraag tot deelneming voor de opdracht in te dienen.

Deze selectieleidraad strekt er enkel toe geschikte kandidaten te selecteren die in de volgende fase van de gunningsprocedure uitgenodigd zullen worden om een offerte in te dienen op grond van het bestek dat enkel zal worden overgemaakt aan de geselecteerde kandidaten. Deze selectieleidraad beschrijft derhalve de eerste fase van de gunningsprocedure, namelijk de selectiefase.

In de tweede fase van de gunningsprocedure zullen de door de aanbestedende overheid geselecteerde kandidaten worden verzocht een concrete offerte voor de uitvoering van de opdracht in te dienen.

Financiële gevolgen

De nodige middelen zullen voorzien worden in het budget voor 2019 en zolang het contract met de ESCO loopt.

Naast de uitgaven voor de ESCO moeten ook de huidige uitgaven voor onderhoud in mindering worden gebracht aangezien de ESCO het onderhoud van de gebouwen zal overnemen voor een periode van 15 jaar. Het totaal van de facturen voor de onderhoudscontracten voor:

•         sportzalen Leefdaal en Bertem

•         lagere scholen in Bertem en Leefdaal en kleuterschool Leefdaal

•         liften gemeentehuis en sociaal huis

in 2017 bedroeg voor de gemeente Bertem 29 950,44 euro btw inbegrepen. Voor de hele periode van 15 jaar wordt dit 449 256,60 euro btw inbegrepen.

Bijlagen

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Gemeentehuis_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Kleuterschool Bertem_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Kleuterschool Leefdaal_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Lagereschool Bertem_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Lagereschool Leefdaal_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Sociaal huis_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Sporthal en Bib_v1

•         18006.001 Conditiebepaling_Bertem_Sporthal Leefdaal_v1

•         Bijzonder Bestek -ESCO

•         Raming_onderhoud_ESCO

•         Selectieleidraad - ESCO

•         Technisch bestek_ESCO

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De selectieleidraad, het bijzonder bestek, het technisch bestek en de raming voor de opdracht 'Onderhouds- en energieprestatiecontract voor gebouwen van de gemeenten Lubbeek en Bertem' worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgelegd zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming voor beide gemeenten bedraagt 218 902 euro/jaar en 3 283 535 euro inclusief 21% btw voor de hele duur van het contract. Het deel voor Bertem wordt geraamd op 95 664 euro/jaar en 1 434 957 euro voor de hele duur inclusief 21% btw.

Artikel 2:

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van een mededingingsprocedure met onderhandeling.

Artikel 3:

De gemeenteraad mandateert het bestuur van de gemeente Lubbeek om deze gunningsprocedure in haar naam te voeren.

Zitting van 25 september 2018

DEMER EN DIJLE NV. AANVAARDING BOD EN VERKOOP AANDELEN.

Voorgeschiedenis

•         Op de algemene vergadering van de aandeelhouders van Demer en Dijle nv van 5 april 2018 werd melding gemaakt van de lopende onderhandelingen met een potentiële overnemer van alle aandelen van de vennootschap.

•         Patronale Life nv, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Bischoffsheimlaan 13, een Belgische levensverzekeraar, bracht per schrijven van 4 juli 2018 een finaal bod uit op de aandelen van Demer en Dijle nv.

Feiten en context

•         Kandidaat-koper Patronale Life nv toont zich in een finaal bod bereid om een waarde van 143,50 euro per aandeel te betalen op voorwaarde dat 75% van de totale aandelen van de vennootschap kan verworven worden.

•         De verkoopwaarde werd beoordeeld in een verslag van Winx Capital House, Schaliënhoevedreef 20C, 2800 Mechelen, een gerenommeerd onafhankelijk Mergers & Acquisitions adviseurskantoor.

•         Daarnaast is Patronale Life nv bereid om een extra premie van 25 euro per aandeel te betalen indien er voor 31 december 2019 een wetswijziging zou goedgekeurd worden die de herfinanciering van de bestaande Belfius kredieten mogelijk maakt met een maximale wederbeleggingsvergoeding van 6 maanden.

•         Na de verkoop en de betaling van de som is de gemeente geen aandeelhouder meer.

Juridische gronden

•         Artikel 42, §1 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005.
De gemeenteraad is bevoegd.

•         Artikel 195, §1 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005.
De gemeenten kunnen verenigingen, stichtingen en vennootschappen met sociaal oogmerk oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen voorzover die verenigingen, stichtingen en vennootschappen met sociaal oogmerk niet belast worden met de verwezenlijking van welbepaalde taken van gemeentelijk belang.

Adviezen

•         Gunstig advies van de financieel directeur

Argumentatie

De verkoop van de aandelen biedt de kans om een meerwaarde te realiseren van 77 025 euro.

Financiële gevolgen

Bijlagen

•         Brief van Demer en Dijle nv van 24 augustus 2018

•         Certificaat van nominatieve inschrijving van 22 augustus 2014 (na fusie Demer en Dijle nv met Zonnige Woonst nv en bijhorende kapitaalverhoging)

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De gemeenteraad geeft uitdrukkelijk volmacht aan de raad van bestuur van Demer en Dijle nv voor de verkoop van de 650 aandelen die de gemeente bezit in Demer en Dijle nv voor de totale som van 93 275 euro aan Patronale Life nv (0403.288.089), met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Bischoffsheimlaan 33.

Artikel 2:

De gemeenteraad geeft volmacht aan de raad van bestuur van Demer en Dijle nv, vertegenwoordigd door de heer Guido Dumon, voorzitter van de raad van bestuur, en de heer Luciano Verheyden, directeur, voor het vervullen van alle formaliteiten met betrekking tot de overdracht van de aandelen.

Zitting van 25 september 2018

BUDGET. GOEDKEURING BUDGETWIJZIGING NR. 1/2018.

Voorgeschiedenis

•         Raadsbesluit van 19 december 2017 over de goedkeuring van het budget 2018 en de aanpassing van het meerjarenplan 2014 - 2019.

Juridische gronden

•         Artikel 43, §2, 3° van het gemeentedecreet

Het vaststellen van een budgetwijziging is een bevoegdheid van de gemeenteraad en is niet delegeerbaar naar het college van burgemeester en schepenen.

•         Artikel 87, §4 van het gemeentedecreet

De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van de verklarende nota van de budgetwijziging.

•         Artikel 93 van het gemeentedecreet

De financieel directeur staat onder de functionele leiding van de algemeen directeur in voor het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de financiële nota van de budgetwijziging.

•         Besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

•         Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.

Argumentatie

De budgetwijziging heeft tot doel om op basis van de huidige stand van zaken de budgettaire kredieten up-to-date te maken en de transactiekredieten van de investeringen aan te passen in functie van de timing van de uitvoering van de voorziene investeringen.

Bijlagen

•         Budgetwijziging

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad keurt de eerste budgetwijziging voor het boekjaar 2018 goed.

Zitting van 25 september 2018

BESTUURLIJK TOEZICHT. ADVIES JAARREKENING 2017 OCMW.

Voorgeschiedenis

•         De raad voor maatschappelijk welzijn van het OCMW Bertem keurde in zitting van 28 juni 2018 de jaarrekening over het boekjaar 2017 goed.

Feiten en context

•         De jaarrekening sluit af met een positief resultaat op kasbasis van € 406 030 en een negatieve autofinancieringsmarge van € -24 032. De negatieve autofinancieringsmarge is voornamelijk te wijten aan de sterke toename van het aantal leefloners in de loop van het tweede semester van 2017.

Juridische gronden

•         Artikel 174, §2 van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
Een afschrift van de vastgestelde jaarrekening van het OCMW wordt bezorgd aan de gemeenteraad, die binnen vijftig dagen na overzending, zijn opmerkingen ter kennis kan brengen van de provinciegouverneur.

Bijlagen

•         Jaarrekening 2017 OCMW Bertem.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

De raad verleent gunstig advies over de jaarrekening 2017 van het OCMW Bertem.

Zitting van 25 september 2018

VRAGENKWARTIERTJE.

Bespreking

• Raadslid Joris Fonteyn verwijst naar de asfalteringswerken in de omgeving van school De Waaier. Die straten zijn ook fietsstraten. Volgens het raadslid zouden die in rode asfaltkleur aangelegd moeten worden, wat nu niet gebeurd is. Er is slechts een klein bordje dat naar de fietsstraat verwijst. Het raadslid vindt een rode asfaltkleur veiliger, samen met de symbolen die op het wegdek worden geschilderd. Raadslid Fonteyn vraagt om daar aandacht voor te hebben en vraagt aan het college waarom de fietsstraten niet in rode asfalt zijn aangelegd.
• Schepen Marc Morris antwoordt dat fietsstraten op sommige plaatsen wel en op andere plaatsen niet in rood asfalt worden aangeduid; rode asfalt is geen verplichting voor een fietsstraat. De ervaring in de Dorpstraat met rode asfalt is volgens de schepen niet zo positief. Het asfalt op sommige kruispunten is al aan heraanleg toe. Hij stelt voor om andere middelen te gebruiken om de fietsstraten beter te accentueren, zoals het schilderen van het logo van een fietsstraat.
• Raadslid Ludo Croonenbergs komt tussen en verwijst naar de verschillende putten op de kruispunten van de Dorpstraat met rode asfalt. Hij vraagt of de gemeente daar op één of andere manier voor verzekerd is. Heeft het bedrijf dat het asfalt heeft aangelegd, geen aansprakelijkheid?
• Schepen Marc Morris wijst erop dat die kruispunten er intussen al 5 jaar liggen. Door het draaien en keren van o.a. lijnbussen zijn zo'n kruispunten op zich al kwetsbaar. De gemeente heeft nu een nieuw contract met een bepaalde firma. Het zit mee in haar opdracht om die plekken te herstellen. I.v.m. de aansprakelijkheid worden de putten wel gesignaleerd. Het is niet de bedoeling dat dit permanent zo blijft. Als puntje bij paaltje komt, zal het een kwestie van verzekeringen worden.
• Raadslid Ludo Croonenbergs vult aan dat er iedere dag meer en meer asfalt verdwijnt; het broze asfalt brokkelt verder af telkens er wordt overgereden. Dat beaamt schepen Morris, maar hij wijst erop dat dat bij gewone asfalt ook wel zo is.