Zitting van 24 juni 2014
ZITTINGEN GR. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.
Juridische gronden
Bijlagen
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De raad keurt de notulen van de zitting van 27 mei 2014 goed.
Zitting van 24 juni 2014
VERENIGINGEN. VASTSTELLING REGLEMENT ERKENNING BERTEMSE VERENIGINGEN.
Juridische gronden
Adviezen
Argumentatie
Het bestuur streeft naar een uniform reglementair kader voor de erkenning van Bertemse verenigingen, ongeacht het domein waarop ze actief zijn. De erkenning is een basisvoorwaarde voor het verkrijgen van voordelen en diensten die door het gemeentebestuur worden geleverd.
Besluit
eenparig
HOOFDSTUK I - ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1:
Verenigingen die voldoen aan de voorwaarden van dit reglement, kunnen door het college van burgemeester en schepenen worden aanvaard als erkende vereniging.
Artikel 2:
De erkenning kan door het college worden ingetrokken indien de vereniging niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden. De intrekking van de erkenning heeft het verlies van de voordelen als erkende vereniging tot gevolg.
HOOFDSTUK II - ERKENNINGSVOORWAARDEN
Artikel 3:
Om erkend te kunnen worden en blijven, moet de vereniging minimaal voldoen aan elk van de volgende voorwaarden:
• opgericht zijn door het privé-initiatief;
• de vereniging streeft in haar werking één of meerdere van de volgende doelstellingen na in de vrijetijdssfeer:
º (socio)culturele doelstellingen
º jeugdwerk
º gemeenschapsvorming
º recreatieve doelstellingen
º sportieve doelstellingen
º sociale of humanitaire doelstellingen
º toeristische doelstellingen
º vorming
º bescherming van het leefmilieu en de natuur
• een werking ontplooien zonder beroepsdoeleinden of winst- of handelsoogmerken;
• geleid worden door een bestuur, waarvan de meerderheid van de leden in de gemeente Bertem woont;
• haar zetel en hoofdactiviteit hebben op het grondgebied van de gemeente Bertem;
• de communicatie met het gemeentebestuur Bertem en met de bevolking verloopt in de Nederlandse taal;
• een open vereniging zijn m.a.w. iedereen kan lid worden van de vereniging op voorwaarde dat hij/zij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.
Eventuele specifieke erkenningsvoorwaarden voor verenigingen die zich tot een bepaalde doelgroep richten, worden vermeld in bijlage bij dit reglement.
Artikel 4:
Een onderafdeling van een reeds door het college erkende Bertemse vereniging kan niet als aparte vereniging worden erkend. De erkenning van een vereniging heeft tot gevolg dat alle onderafdelingen automatisch kunnen genieten van alle voordelen als erkende Bertemse vereniging.
Indien een vereniging één of meerdere onderafdelingen telt, gelden alle erkenningsvoorwaarden voor zowel de vereniging als de onderafdelingen.
HOOFDSTUK III – PROCEDURE AANVRAAG ERKENNING
Artikel 5:
§ 1. De vereniging die erkend wenst te worden, moet de erkenningsaanvraag indienen bij het college van burgemeester en schepenen aan de hand van een aanvraagformulier tot erkenning als Bertemse vereniging. Het college van burgemeester en schepenen stelt het aanvraagformulier vast en bepaalt welke bijlagen moeten worden toegevoegd bij de aanvraag.
Het college van burgemeester en schepenen kan aan de bevoegde adviesraad een niet-bindend advies over de erkenningsaanvraag vragen volgens de procedure vermeld in de statuten van de adviesraad.
Het college van burgemeester en schepenen neemt een gemotiveerde beslissing over de erkenningsaanvraag binnen een termijn van 3 maanden na ontvangst van de erkenningsaanvraag. Als binnen deze termijn geen beslissing genomen is, wordt de aanvraag geacht aanvaard te zijn.
Artikel 6:
Zolang de vereniging voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, blijft de erkenning als Bertemse vereniging geldig.
HOOFDSTUK IV – INTREKKING ERKENNING
Artikel 7:
Als de erkende vereniging ophoudt te bestaan of niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden, moet ze dit onverwijld schriftelijk meedelen aan het college van burgemeester en schepenen.
Bij gebrek aan een dergelijke mededeling, kan het college van burgemeester en schepenen uit eigen beweging vaststellen dat de vereniging niet meer bestaat of dat ze niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden.
Het college van burgemeester en schepenen neemt een gemotiveerd besluit over de intrekking van de erkenning als Bertemse vereniging. Het college deelt zijn besluit mee aan de laatst gekende voorzitter van de vereniging binnen de 2 maanden na de kennisname of de vaststelling van de ontbinding van de vereniging of het niet meer voldoen aan de erkenningsvoorwaarden.
HOOFDSTUK V – VOORDELEN
Artikel 8:
Een erkende Bertemse vereniging heeft recht op de volgende voordelen:
• voorstelling van de vereniging in de verenigingengids op de gemeentelijke website
• meedelen van de eigen activiteiten in de gemeentelijke informatiekanalen, zoals de website, een elektronische nieuwsbrief en het informatieblad
• ontlenen van gemeentelijke uitleenmaterialen volgens de modaliteiten bepaald in het reglement gemeentelijke uitleenmaterialen
• huren van gemeentelijke infrastructuur volgens de modaliteiten bepaald in het reglement verhuur gemeentelijke zalen
• toegang tot het gemeentelijk containerpark volgens de modaliteiten bepaald in het retributiereglement
• maken van fotokopies op het gemeentelijk kopieertoestel volgens de modaliteiten bepaald in het retributiereglement van 2 april 2013 op het gebruik van het gemeentelijk kopieertoestel
• ophangen van affiches en verspreiden van flyers via de gemeentescholen en de diensten en gebouwen van de gemeente en het OCMW
• subsidiëring van de vereniging volgens de modaliteiten bepaald in een subsidiereglement
• lidmaatschap van de bevoegde adviesraad indien het raadsbesluit over de oprichting van de adviesraad hierin voorziet.
HOOFDSTUK VI – VERANTWOORDING
Artikel 9:
De erkende vereniging is verplicht om de voordelen en diensten die door het gemeentebestuur worden geleverd ten voordele van de vereniging, exclusief te gebruiken voor de doelstellingen van de vereniging. Elk misbruik voor persoonlijk gewin is verboden.
HOOFDSTUK VII – UITVOERING
Artikel 10:
Het college wordt belast met de verdere uitvoering van dit reglement.
Herman Ginis Joery Verhoeven Anja De Herdt Jan De Keyzer Yvette Laes Tom Philips Dirk Stoffelen Maria Andries Kristien Van Essche Ken Geyns Marc Morris Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Jan Buysse Roos De Backer Leonard Vranckx Sonia Stiasteny Joris Fonteyn Joël Vander Elst Griet Verhenneman Albert Mees Eddy Vranckx Greet Goossens Herman Ginis Joery Verhoeven Anja De Herdt Jan De Keyzer Yvette Laes Tom Philips Maria Andries Kristien Van Essche Ken Geyns Marc Morris Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Jan Buysse Roos De Backer Leonard Vranckx Sonia Stiasteny Joris Fonteyn Joël Vander Elst Griet Verhenneman Albert Mees Greet Goossens Yvette Laes Jan De Keyzer Albert Mees Joël Vander Elst Ken Geyns Jan Buysse Griet Verhenneman Sonia Stiasteny Greet Goossens Tom Philips Herman Ginis Joery Verhoeven Roos De Backer Kristien Van Essche Maria Andries Leonard Vranckx Marc Morris Anja De Herdt Ludo Croonenberghs Joris Fonteyn Karin Baudemprez aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 4 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 24 juni 2014
RETRIBUTIES. GEBRUIKSREGLEMENT GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR.
Voorgeschiedenis
Juridische gronden
Adviezen
Argumentatie
Sinds 2001 zijn er enkele nieuwe infrastructuren bij gekomen, die nog niet in het reglement zijn opgenomen en waarvoor nog geen retributie vastgesteld was.
Het nieuwe gebruiksreglement onderscheidt zich van het vorige retributiereglement doordat het niet alleen de retributies bepaalt, maar ook de algemene gebruiksvoorwaarden. De specifieke gebruiksvoorwaarden per infrastructuur zijn opgenomen in huishoudelijke reglementen.
Het reglement vereenvoudigt en versnelt de procedure voor de aanvraag van gemeentelijke infrastructuren. Door de beslissing over de terbeschikkingstelling van de infrastructuren te delegeren aan de gemeentelijke dienst, worden bovendien een administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst gerealiseerd.
De retributietarieven voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuren zijn sinds 2001 niet meer verhoogd. Deze tarieven zijn in overeenstemming gebracht met het huidige prijzenniveau. De betalingsmogelijkheden zijn uitgebreid en minder eenzijdig gericht op contante betaling, wat de klantvriendelijkheid van de dienstverlening verbetert.
Ten slotte worden ook de tarieven bepaald voor de sancties bij niet-naleving van afspraken.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Geraamde inkomsten |
0705/70600000 1419/001/001/001/001 0740/70600000 1419/001/001/001/001 0750/70600000 1419/002/001/006/001 | € 1000 € 15 000 € 500 | € 15 000 |
Bijlagen
Besluit
17 stemmen voor: Albert Mees, Marc Morris, Joël Vander Elst, Greet Goossens, Jan Buysse, Maria Andries, Leonard Vranckx, Kristien Van Essche, Yvette Laes, Roos De Backer, Herman Ginis, Sonia Stiasteny, Joery Verhoeven, Jan De Keyzer, Tom Philips, Ken Geyns en Griet Verhenneman
4 onthoudingen: Ludo Croonenberghs, Joris Fonteyn, Karin Baudemprez en Anja De Herdt
TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 1: Gebruikers
1.1 Definities
• Aanvrager: de natuurlijke persoon die, al dan niet in naam van een organisatie, een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuren richt tot het gemeentebestuur door indiening van het daartoe bestemde aanvraagformulier.
• Gebruiker: de persoon die gebruikmaakt van de terbeschikkinggestelde gemeentelijke infrastructuur.
• Vaste gebruiker: gebruiker die op vaste, regelmatige basis gebruikmaakt van een gemeentelijke infrastructuur.
• Gemeentelijke infrastructuur: socioculturele infrastructuur en sportzalen van de gemeente Bertem
• Bertemse vereniging: erkende Bertemse vereniging op basis van het raadsbesluit van 24 juni 2014 over de erkenning van Bertemse verenigingen.
1.2 Doelgroepen
Volgende doelgroepen kunnen gebruikmaken van de gemeentelijke infrastructuur onder de voorwaarden bepaald in dit reglement:
• Bertemse verenigingen
• Bertemse adviesraden
• OCMW Bertem
• Bertemse scholen
• Organisatoren van buurtfeesten in de gemeente Bertem
• Kunstenaars Bertem Buiten Gewoon
• Personeelsleden van gemeente en OCMW in actieve dienst
• Gemeentelijke diensten van omliggende gemeenten of van gemeenten die deel uitmaken van de Sportregio Dijle & Hageland
• Verenigingen van buiten de gemeente Bertem
Particulieren of initiatieven met een commercieel oogmerk kunnen geen gemeentelijke infrastructuur huren.
1.3 Akkoordverklaring
Door de indiening van een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur verklaart de aanvrager zich akkoord met dit reglement en met de huishoudelijke reglementen van de gemeentelijke infrastructuren.
Artikel 2: Infrastructuur
Dit reglement is van toepassing op gemeentelijke infrastructuren van de gemeente Bertem en die opgenomen zijn in bijlage 1 bij dit reglement.
Deze lijst kan aangevuld of gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen in functie van het buiten gebruik stellen of de ingebruikname van infrastructuren.
PROCEDURE VASTE GEBRUIKERS
Artikel 3: Aanvraagprocedure
De aanvraagformulieren, het gebruiksreglement en de huishoudelijke reglementen van de zalen zijn verkrijgbaar bij de dienst vrije tijd en communicatie en staan op de gemeentelijke website.
Elke vaste gebruiker is verplicht om jaarlijks een aanvraag in te dienen voor het gebruik van de infrastructuur tijdens het volgende werkingsjaar. De aanvragen moeten voor 1 augustus schriftelijk worden ingediend (per brief, fax, e-mail, webformulier of afgegeven aan de balie) door middel van het aanvraagformulier.
De aanvraag wordt gericht aan de dienst vrije tijd en communicatie.
Artikel 4: Beslissing over de aanvragen
Elke aanvraag wordt geregistreerd in software die de dossieropvolging van de aanvraag mogelijk maakt.
Als de aangevraagde infrastructuur op de gevraagde data en/of uren niet of niet helemaal ter beschikking kan worden gesteld, neemt de dienst vrije tijd en communicatie zo snel mogelijk contact op met de aanvrager.
Het college van burgemeester en schepenen beslist over de aanvragen. De beslissing wordt gemotiveerd op basis van objectieve criteria, zoals continuïteit van de werking van de vereniging, de capaciteit van de infrastructuur, de dagen en tijdstippen van de geplande activiteiten (wedstrijden, trainingen…), de beschikbaarheid van de infrastructuur, het aantal leden van de vereniging, de erkenning als Bertemse vereniging…
De dienst vrije tijd en communicatie stelt de aanvrager ten laatste 3 weken na ontvangst van de aanvraag schriftelijk in kennis van de beslissing over de aanvraag. Dit gebeurt via het e-mailadres van de aanvrager of – bij gebrek aan e-mailadres – per brief.
De schriftelijke bevestiging bevat minstens de volgende informatie:
• coördinaten van de verantwoordelijke dienst
• het overzicht van de toegewezen infrastructuur met vermelding van de retributie voor het gebruik.
Als de infrastructuur niet of niet volledig ter beschikking kan worden gesteld als gevolg van overmacht, zal de dienst vrije tijd en communicatie dit zo snel mogelijk gemotiveerd meedelen aan de aanvrager. De aanvrager kan hiervoor geen recht op enige schadevergoeding eisen.
Artikel 5: Betaling retributie
De vaste gebruikers betalen een retributie voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur. De tarieven zijn vermeld in bijlage 1 bij dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om de tarieven voor de waarborgen en de retributies op het gebruik van de infrastructuur te wijzigen om gemotiveerde redenen.
De retributie voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur wordt na het werkingsjaar gefactureerd aan de vaste gebruiker of afgehouden van de gemeentelijke werkingssubsidie. Een betaling moet gebeuren binnen de 30 dagen na ontvangst van de uitnodiging tot betaling en kan geschieden op de volgende wijzen:
• hetzij met een overschrijving op het gemeentelijk rekeningnummer BE83 0910 0013 4415, met vermelding van de voorgeschreven mededeling.
• hetzij met een betaling met bankkaart (Bancontact/Maestro) bij de dienst vrije tijd en communicatie.
Artikel 6: Sleutels
De vaste gebruiker ontvangt tegen ontvangstbewijs één of meerdere sleutels van de gemeentelijke infrastructuur. Bij verlies van een sleutel betaalt de vaste gebruiker een retributie zoals vermeld in artikel 14.
PROCEDURE OCCASIONELE GEBRUIKERS
Artikel 7: Aanvraagprocedure
De aanvraagformulieren, het gebruiksreglement en de huishoudelijke reglementen van de zalen zijn verkrijgbaar bij de dienst vrije tijd en communicatie en staan op de gemeentelijke website.
Aanvragen komen enkel in aanmerking als ze schriftelijk worden ingediend (per brief, fax, e-mail, webformulier of afgegeven aan de balie) door middel van het aanvraagformulier.
De aanvraag wordt gericht aan de dienst vrije tijd en communicatie.
Aanvragen kunnen ten vroegste 12 maanden en moeten ten laatste 2 weken vóór de aanvangsdatum van het gebruik ingediend worden. Te vroege of laattijdige aanvragen worden niet aanvaard.
Artikel 8: Beslissing over de aanvragen
Aanvraagformulieren die niet tijdig worden ingediend of die onvolledig zijn ingevuld, worden niet behandeld. De dienst vrije tijd en communicatie brengt de aanvrager onmiddellijk op de hoogte en informeert hem over de procedure.
Elke tijdige en volledige aanvraag wordt geregistreerd in software die de dossieropvolging van de aanvraag mogelijk maakt.
De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. Als de aangevraagde infrastructuur bezet is en hierdoor niet of niet helemaal aan de aanvraag kan worden voldaan, neemt de dienst vrije tijd en communicatie zo snel mogelijk contact op met de aanvrager.
Als de aanvraag voldoet aan de voorwaarden en de aangevraagde infrastructuur nog beschikbaar is, keurt de dienst vrije tijd en communicatie of - als de aanvraag uitgaat van een niet-Bertemse vereniging - het college van burgemeester en schepenen de aanvraag goed. De dienst vrije tijd en communicatie stelt de aanvrager ten laatste 1 week na ontvangst van de aanvraag schriftelijk in kennis van de beslissing over de aanvraag. Dit gebeurt via het e-mailadres van de aanvrager of – bij gebrek aan e-mailadres – per brief.
De schriftelijke bevestiging bevat minstens de volgende informatie:
• coördinaten van de verantwoordelijke dienst
• het overzicht van de toegewezen infrastructuur met vermelding van de waarborg en de retributie voor het gebruik
• de factuur met het verschuldigde bedrag.
De toelating tot het gebruik van de infrastructuur wordt slechts definitief na betaling van de kosten verbonden aan de aanvraag (waarborgen en retributies).
Als de infrastructuur niet of niet volledig ter beschikking kan worden gesteld als gevolg van overmacht, zal de dienst vrije tijd en communicatie dit zo snel mogelijk gemotiveerd meedelen aan de aanvrager. De aanvrager kan hiervoor geen recht op enige schadevergoeding eisen.
Artikel 9: Betaling waarborg en retributie
Met uitzondering van de verenigingen die minstens 10 keer per jaar gebruikmaken van een vergaderzaal in het gemeentehuis, betaalt de aanvrager voor ieder gebruik van gemeentelijke infrastructuur een waarborg.
Verenigingen die minstens 10 keer per jaar gebruikmaken van een vergaderzaal in het gemeentehuis, betalen éénmalig een doorlopende waarborg voor de toegangsbadge en/of sleutel(s).
De aanvrager betaalt, tenzij anders bepaald in bijlage 1, eveneens een retributie voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur.
De tarieven van de waarborgen en van de retributies zijn vermeld in bijlage 1 bij dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om de tarieven voor de waarborgen en de retributies op het gebruik van de infrastructuur te wijzigen om gemotiveerde redenen.
In principe wordt de factuur samen met de goedkeuring van de aanvraag verstuurd naar de aanvrager.
Behalve in geval van een doorlopende waarborg, betaalt de aanvrager de waarborg en de retributie voor het gebruik van de infrastructuur uiterlijk 1 week vóór het gebruik ervan op de volgende mogelijke betalingswijzen:
• hetzij met een overschrijving op het gemeentelijk rekeningnummer BE96 0961 4047 0078, met vermelding van de voorgeschreven mededeling.
• hetzij met een betaling met bankkaart (Bancontact/Maestro) bij de dienst vrije tijd en communicatie.
De toegangsbadge en/of sleutel(s) van de zaal worden niet overhandigd zonder voorafgaande betaling van de waarborg en de retributie.
Artikel 10: Toegangsbadges en sleutels
De aanvrager of zijn afgevaardigde kan de toegangsbadge en/of sleutel(s) ten vroegste één werkdag voor de activiteit afhalen bij de dienst vrije tijd en communicatie.
Onmiddellijk na het gebruik van een zaal in het gemeentehuis steekt de gebruiker de toegangsbadge en/of sleutel(s) in de brievenbus van het gemeentehuis.
Na gebruik van een andere infrastructuur worden de toegangsbadge en/of sleutel(s) uiterlijk één werkdag na het gebruik ingeleverd aan de balie van de dienst vrije tijd en communicatie.
Bij het niet tijdig terugbrengen van toegangsbadges en/of sleutel(s) wordt, vanaf een dag na het afgesproken tijdstip van terugbrengen, 30 euro afgehouden van de waarborg.
Artikel 11: Procedure terugbetaling waarborg
Een doorlopende waarborg blijft in het bezit van het gemeentebestuur zolang de vereniging gebruikmaakt van een zaal in het gemeentehuis.
In de andere gevallen wordt de waarborg na het inleveren van de inkombadge en/of sleutel(s) terugbetaald na eventuele aftrek van:
• opruimings-, reinigings- en/of herstellingskosten in geval van wanorde, bevuiling of beschadiging van de infrastructuur (zie artikel 14 Tarieven)
• een retributie voor het niet of laattijdig terug inleveren van toegangsbadges en/of sleutel(s) (zie artikel 14 Tarieven).
Het saldo van de waarborg wordt binnen de 20 kalenderdagen teruggestort op de rekening van de aanvrager.
Wanneer de waarborgsom niet voldoet, zal het resterende bedrag gefactureerd worden aan de aanvrager. Bij Bertemse verenigingen die de door hen veroorzaakte kosten
niet betalen, wordt het verschuldigd bedrag automatisch afgehouden van hun jaarlijkse werkingssubsidie.
GEBRUIKSVOORWAARDEN
Artikel 12: Plichten en verantwoordelijkheden van de gebruikers van de gemeentelijke infrastructuur
De gebruiker is verantwoordelijk voor de gebruikte infrastructuur tijdens de ganse duur van het gebruik ervan.
Hij moet de volgende richtlijnen naleven:
• De gebruiker zorgt als een goede huisvader voor de ter beschikking gestelde infrastructuur.
• De gebruiker verlaat de infrastructuur in dezelfde staat waarin ze aangeboden werd.
• De gehuurde infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor het doel waarvoor ze aangevraagd is. In geen geval mag de infrastructuur verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden, op straffe van uitsluiting door het college van burgemeester en schepenen voor een periode van 12 maanden, ingaande op de dag van uitsluiting.
• De gebruiker respecteert de overeengekomen gebruikstermijn.
• Bij vandalisme aan de infrastructuur of diefstal van aanwezige materialen moet de aanvrager onmiddellijk aangifte doen bij de politie. Een dubbel van het proces-verbaal moet worden bezorgd aan de dienst vrije tijd en communicatie, ten laatste 1 werkdag na de aangifte bij de politie.
AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 13: Aansprakelijkheid
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur.
TARIEVEN
Artikel 14: Tarieven
Voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur worden de volgende algemene principes toegepast op de tarieven vermeld in bijlage 1.
Vrijstellingen
• Bertemse adviesraden, het OCMW Bertem en de Bertemse scholen maken gratis gebruik van de gemeentelijke infrastructuur.
• Jeugd- en sportkampen die in de gemeente Bertem georganiseerd worden door Bertemse verenigingen maken gratis gebruik van de gemeentelijke infrastructuur.
• Bertemse verenigingen die evenementen organiseren waarvan de winst volledig aan een goed doel geschonken wordt, maken gratis gebruik van het gemeentelijk uitleenmateriaal en de gemeentelijke infrastructuur.
• De Bertemse verenigingen kunnen voor één algemene vergadering per jaar gratis gebruikmaken van de gemeentelijke infrastructuur.
Niet-Bertemse verenigingen
• Bij gebruik van gemeentelijke infrastructuur door een niet-Bertemse vereniging wordt de retributie voor het gebruik van de infrastructuur verdubbeld.
Niet-toegelaten gebruik
• Indien de infrastructuur niet aangevraagd wordt maar toch gebruikt, wordt bovenop de retributie voor het gebruik, een boete aangerekend gelijk aan de ontdoken retributie.
Niet of laattijdig terug inleveren van toegangsbadges en/of sleutel(s)
• Retributie van 30 euro
Opruimings-, reinigings- en/of herstellingskosten
• Extra gepresteerde uren door gemeentepersoneel als gevolg van niet-nageleefde afspraken en de kosten voor het opruimen, herstellen of reinigen van de infrastructuur worden aangerekend volgens de tarieven van het retributiereglement ‘uitvoering van werken ten laste van derden’ van 22 oktober 2013. De gemaakte materiaalkosten voor de vervanging van verdwenen of vernielde materialen of voor de herstelling van beschadigde infrastructuren worden integraal doorgerekend aan de gebruiker.
NALEVING REGLEMENT
Artikel 15: Bezwaren en betwistingen
Het gemeentebestuur mag te allen tijde controle uitoefenen over het gebruik en de beveiliging van de ter beschikking gestelde infrastructuren. De gebruikers zijn verplicht om zich te schikken naar de mondelinge en/of schriftelijke aanmaningen van het gemeentebestuur en zijn gemachtigde afgevaardigden.
Bij niet-naleving van dit reglement of bij niet-betaling van verschuldigde betaling, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om:
• de aanvrager of gebruiker in gebreke te stellen
• de infrastructuur onmiddellijk terug te vorderen
• in de toekomst geen infrastructuren meer ter beschikking te stellen.
Artikel 16: Naleving reglement
Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten schriftelijk gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit bezwaar moet ingediend zijn uiterlijk drie werkdagen nadat zich de betwiste feiten hebben voorgedaan.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 17: Uitvoering
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de verdere uitvoering van dit reglement.
Artikel 18: Bijlagen bij het reglement
BIJLAGE 1: lijst gemeentelijke zalen met waarborgen en retributie voor het gebruik
Artikel 19: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 augustus 2014.
Artikel 20: Opheffingsbepaling
Het retributiereglement van 18 december 2001 wordt opgeheven vanaf 1 augustus 2014.
Zitting van 24 juni 2014
RETRIBUTIES. GOEDKEURING GEBRUIKSREGLEMENT GEMEENTELIJKE UITLEENMATERIALEN.
Voorgeschiedenis
Juridische gronden
Adviezen
Argumentatie
Sinds 2001 zijn er nieuwe uitleenmaterialen aangekocht, die nog niet in het reglement zijn opgenomen en waarvoor nog geen retributie vastgesteld is.
Het nieuwe gebruiksreglement onderscheidt zich van het vorige retributiereglement doordat het niet alleen de retributies bepaalt, maar ook alle gebruiksvoorwaarden.
Het reglement vereenvoudigt en versnelt de procedure voor de aanvraag van materialen. Door de beslissing over de uitlening van de materialen te delegeren aan de gemeentelijke dienst, worden bovendien een administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinst gerealiseerd. Het nieuwe reglement voorziet ook in het onderscheid tussen de afhaling door de ontlener zelf en de levering door de gemeentelijke diensten.
De retributietarieven voor het gebruik van gemeentelijke uitleenmaterialen zijn sinds 2001 niet meer verhoogd. Deze tarieven zijn in overeenstemming gebracht met het huidige prijzenniveau. De betalingsmogelijkheden zijn uitgebreid en minder eenzijdig gericht op contante betaling, wat de klantvriendelijkheid van de dienstverlening verbetert.
Ten slotte worden ook de tarieven bepaald voor de diverse vormen van dienstverlening door de gemeentelijke diensten (bv. levering van de goederen) en voor de sancties bij niet-naleving van afspraken.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Geraamde inkomsten |
0705/70600000 1419/001/001/001/001 0740/70600000 1419/001/001/001/001 0750/70600000 1419/002/001/006/001 | € 1000 € 15 000 € 500 | € 1500 |
Bijlagen
Besluit
eenparig
TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 1: Gebruikers
1.1 Definities
• Aanvrager: de natuurlijke persoon die, al dan niet in naam van een organisatie, een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke uitleenmaterialen richt tot het gemeentebestuur door indiening van het daartoe bestemde aanvraagformulier.
• Ontlener: de aanvrager of zijn afgevaardigde.
• Gebruiker: de persoon die gebruikmaakt van de terbeschikkinggestelde uitleenmaterialen.
• Bertemse vereniging: erkende Bertemse vereniging op basis van het raadsbesluit van 24 juni 2014 over de erkenning van Bertemse verenigingen.
1.2 Doelgroepen
Volgende doelgroepen kunnen gebruikmaken van de gemeentelijke uitleenmaterialen onder de voorwaarden bepaald in dit reglement:
• Bertemse verenigingen
• Bertemse adviesraden
• OCMW Bertem
• Bertemse scholen
• Organisatoren van buurtfeesten in de gemeente Bertem
• Kunstenaars Bertem Buiten Gewoon
• Personeelsleden in actieve dienst
• Gemeentelijke diensten van omliggende gemeenten of van gemeenten die deel uitmaken van de Sportregio Dijle & Hageland
• Particulieren (enkel signalisatieborden, alcoholbanner en geluidsmeter)
Tenzij anders vermeld in dit reglement, kunnen particulieren of initiatieven met een commercieel oogmerk geen uitleenmateriaal ontlenen of gemeentelijke infrastructuur huren.
1.3 Akkoordverklaring
Door de indiening van een aanvraag voor het gebruik van gemeentelijke uitleenmaterialen verklaart de aanvrager zich akkoord met dit reglement.
Artikel 2: Uitleenmaterialen
Dit reglement is van toepassing op uitleenmaterialen die eigendom zijn van de gemeente Bertem en die opgenomen zijn in bijlage 1 bij dit reglement.
Deze lijst kan aangevuld of gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen in functie van het buiten gebruik stellen of de ingebruikname van uitleenmaterialen.
PROCEDURE
Artikel 3: Aanvraagprocedure
Het aanvraagformulier en het gebruiksreglement zijn verkrijgbaar bij de dienst vrije tijd en communicatie en staan op de gemeentelijke website.
Aanvragen komen enkel in aanmerking als ze schriftelijk worden ingediend (per brief, fax, e-mail, webformulier of afgegeven aan de balie) door middel van het aanvraagformulier (per doelgroep).
De aanvraag wordt gericht aan de dienst vrije tijd en communicatie.
Aanvragen kunnen ten vroegste 12 maanden en moeten ten laatste 2 weken vóór de aanvangsdatum van het gebruik ingediend worden. Te vroege of laattijdige aanvragen worden niet aanvaard.
Artikel 4: Beslissing over de aanvragen
Aanvraagformulieren die niet tijdig worden ingediend of die onvolledig zijn ingevuld, worden niet behandeld. De dienst vrije tijd en communicatie brengt de aanvrager onmiddellijk op de hoogte en informeert hem over de procedure.
Elke tijdige en volledige aanvraag wordt geregistreerd in software die de dossieropvolging van de aanvraag mogelijk maakt.
De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld. Als de aangevraagde uitleenmaterialen uitgeput zijn en hierdoor niet of niet helemaal aan de aanvraag kan worden voldaan, neemt de dienst vrije tijd en communicatie zo snel mogelijk contact op met de aanvrager.
Als de aanvraag voldoet aan de voorwaarden en de aangevraagde uitleenmaterialen nog beschikbaar zijn, keurt de dienst vrije tijd en communicatie de aanvraag goed. De dienst vrije tijd en communicatie bezorgt de aanvrager ten laatste 1 week na ontvangst van de aanvraag schriftelijk zijn beslissing. Dit gebeurt via het e-mailadres van de aanvrager of – bij gebrek aan e-mailadres – per brief.
De schriftelijke bevestiging bevat minstens de volgende informatie:
• coördinaten van de verantwoordelijke dienst
• de inventaris van de toegewezen uitleenmaterialen met vermelding van de retributie voor het gebruik en de waarborg
• voor groot uitleenmateriaal:
º plaats van levering en ophaling
º leveringsdatum en –uur
º ophaaldatum en –uur
º gsm-nummer van de werkverantwoordelijke
• voor klein uitleenmateriaal:
º datum en uur voor afhalen van de uitleenmaterialen
º datum en uur voor terugbrengen van de uitleenmaterialen
• de factuur met het verschuldigde bedrag (retributie voor het gebruik, retributie voor levering/ophaling).
De reservatie van het materiaal wordt slechts definitief na betaling van de kosten verbonden aan de aanvraag (waarborg en retributies).
Als de levering van aangevraagde gemeentelijke materialen niet of niet volledig kan gebeuren als gevolg van overmacht, zal de dienst vrije tijd en communicatie dit zo snel mogelijk gemotiveerd meedelen aan de aanvrager. De aanvrager kan hiervoor geen recht op enige schadevergoeding eisen.
Artikel 5: Uitleentermijn
Het materiaal wordt ter beschikking gesteld voor de duur van de activiteit met een maximum van 2 werkdagen voor het begin van de activiteit en 1 werkdag na het einde van de activiteit.
LEVERING EN OPHALING UITLEENMATERIALEN
Artikel 6: Levering en ophaling van het materiaal
Het uitleenmateriaal dat door andere gemeenten wordt ontleend, moet door deze gemeente zelf worden opgehaald en teruggebracht.
Groot uitleenmateriaal
Het 'groot uitleenmateriaal' wordt geleverd door de gemeentediensten, tegen betaling van een retributie zoals bepaald in artikel 12.
De levering van groot uitleenmateriaal gebeurt in principe enkel in de gemeente Bertem. Leveringen buiten de gemeentegrenzen kunnen slechts uitzonderlijk worden toegestaan na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Met uitzondering van de gemeentescholen, is de ontlener altijd zelf verantwoordelijk voor de plaatsing (vóór de activiteit) en de verzameling (na de activiteit) van het geleverde uitleenmateriaal.
Het uitleenmateriaal kan enkel geleverd en opgehaald worden op werkdagen:
• van maandag tot en met donderdag van 8 tot 16 uur
• op vrijdag van 8 tot 12 uur.
Na de activiteit zorgt de ontlener ervoor dat het uitleenmateriaal in dezelfde staat en schikking verzameld wordt op de leveringsplaats met het oog op de ophaling door de gemeentediensten.
Losse nadarhekken moeten na iedere manifestatie in groep van 10 bijeengezet worden op initiatief en verantwoordelijkheid van de organisatoren.
Klein uitleenmateriaal
Uitleenmateriaal dat niet wordt geleverd door de gemeentediensten (‘Klein uitleenmateriaal’), wordt door de ontlener afgehaald en teruggebracht met eigen vervoer, op eigen kosten en op eigen risico. Het zelf afhalen en terugbrengen gebeurt steeds op de tijdstippen en op de plaats die met de dienst vrije tijd en communicatie schriftelijk zijn afgesproken.
Artikel 7: Naleving afgesproken datums en uren
Groot uitleenmateriaal
Op de afgesproken tijdstippen van levering en ophaling door de gemeentediensten moet de ontlener aanwezig zijn op de afgesproken leveringsplaats.
Als de ontlener zich meer dan 15 minuten later dan het afgesproken tijdstip aanmeldt op de afgesproken leveringsplaats, dan wordt een boete voor afwezigheid aangerekend aan de aanvrager, zoals bepaald in artikel 12, tenzij in geval van een aantoonbare situatie van overmacht.
Als de ontlener meer dan 30 minuten later dan het afgesproken tijdstip niet aanwezig is op de afgesproken leveringsplaats, dan wordt het materiaal niet afgeleverd of opgehaald;
• in geval van een levering vervalt de aanvraag voor gebruik van het aangevraagde uitleenmateriaal automatisch door de afwezigheid van de ontlener op de afgesproken leveringsplaats. Er is geen nieuwe aanvraag voor dezelfde activiteit mogelijk.
• in geval van ophaling wordt een nieuwe datum en uur afgesproken tussen de aanvrager en de dienst vrije tijd en communicatie.
Klein uitleenmateriaal
Bij het niet tijdig terugbrengen van het materiaal wordt, vanaf een dag (24 uur) na het afgesproken tijdstip van terugbrengen, de retributie verhoogd zoals bepaald in artikel 12.
Artikel 8: Ondertekening leveringsbon
Bij het in ontvangst nemen van de uitleenmaterialen controleert de ontlener de hoeveelheid uitleenmaterialen en de goede staat ervan. Hij noteert eventuele afwijkende aantallen of eventuele gebreken (bv. beschadigingen, slechte werking…) op de leveringsbon en ondertekent deze bon.
Als de ontlener geen opmerkingen noteert op de leveringsbon, bevestigt hij:
• de ontvangst van de uitleenmaterialen,
• de goede staat van de uitleenmaterialen en
• de vermelde hoeveelheden uitleenmaterialen.
De beschadigingen en/of ontbrekende materialen of onderdelen ervan, die bij teruggave van de uitleenmaterialen vastgesteld worden en die niet vermeld staan op de leveringsbon, worden aangerekend aan de aanvrager (zie ‘Waarborg’).
Herstellingskosten en slijtage als gevolg van het normale gebruik van de uitleenmaterialen zijn ten laste van het gemeentebestuur.
BETALINGEN
Artikel 9: Betaling waarborg en retributie
De aanvrager betaalt voor iedere ontlening of gebruik van infrastructuur een waarborg en/of een retributie voor het gebruik, zoals vastgesteld door dit reglement.
In principe wordt de factuur samen met de goedkeuring van de aanvraag verstuurd naar de aanvrager. De uiterste betalingsdatum vermeld op de factuur moet gerespecteerd worden.
De waarborg en de retributie voor het gebruik en eventueel voor de levering van het uitleenmateriaal moeten uiterlijk 1 week vóór de afgesproken datum van levering door de gemeentediensten (groot uitleenmateriaal) of afhaling door de ontlener (klein uitleenmateriaal) worden betaald d.m.v.:
• hetzij een overschrijving op het gemeentelijk rekeningnummer BE96 0961 4047 0078, met vermelding van de voorgeschreven mededeling.
• hetzij een betaling met bankkaart (Bancontact/Maestro) bij de dienst vrije tijd en communicatie.
Er wordt geen materiaal uitgeleend zonder voorafgaande betaling van de waarborg en de retributie.
Waarborg
Het bedrag van de waarborg en het retributietarief per type uitleenmateriaal kan gewijzigd worden door het college van burgemeester en schepenen.
De waarborg wordt na het inleveren van het uitleenmateriaal terugbetaald op voorwaarde dat het materiaal volledig, onbeschadigd en in propere staat is. Bij bevuiling, beschadiging, vernietiging, verlies of diefstal zal de waarborgsom ingehouden worden ten bedrage van – naargelang het geval – de reinigings- en/of de herstellingskosten en/of de werkelijke waarde op het moment van de terbeschikkingstelling. Indien bijkomende kosten worden aangerekend als gevolg van het niet naleven van afspraken, dan worden ook deze bijkomende kosten in mindering gebracht van de waarborg. Het saldo wordt binnen de 20 kalenderdagen teruggestort op de rekening van de aanvrager.
Wanneer de waarborgsom niet voldoet, zal het resterende bedrag gefactureerd worden aan de aanvrager. Bij Bertemse verenigingen die de door hun veroorzaakte schade
niet betalen, wordt het verschuldigd bedrag automatisch afgehouden van hun jaarlijkse werkingssubsidie.
GEBRUIKSVOORWAARDEN
Artikel 10: Plichten en verantwoordelijkheden van de ontleners van uitleenmaterialen
De ontlener is verantwoordelijk voor de gebruikte materialen vanaf het ogenblik van de levering ter plaatse (groot uitleenmateriaal) of vanaf de afhaling (klein uitleenmateriaal) tot op het ogenblik van ophaling ter plaatse (groot uitleenmateriaal) of terugbrenging (klein uitleenmateriaal).
Van zodra de uitleenmaterialen overhandigd zijn, moet de ontlener de volgende richtlijnen naleven:
• De ontlener zorgt als een goede huisvader voor het ontleende materiaal: hij beschermt het materiaal tegen weersomstandigheden (bv. niet langdurig buiten in de regen), diefstal, beschadiging en verontreiniging. Hij waakt over het juist vervoeren, verplaatsen en bewaren en hij neemt de nodige voorzorgen om verlies of beschadiging te voorkomen.
• De ontlener bezorgt het uitleenmateriaal terug zoals het aangeboden werd. In geval van ophaling van het materiaal door de gemeentediensten wordt het materiaal vooraf door de ontlener gereinigd, verzameld, gesorteerd en op de leveringsplaats klaargezet. De ontlener leeft de gebruiksaanwijzingen voor het ontleende materiaal strikt na. Er mogen geen nagels, nietjes, vijzen, schroeven, duimspijkers of plakband in of op het materiaal aangebracht worden. De uitleenmaterialen mogen niet beplakt, beschilderd, bespoten of beschreven worden. Eventuele ontstane beschadigingen moeten spontaan gemeld worden bij ophaling of teruggave.
• Ontleende uitleenmaterialen mogen enkel gebruikt worden door de ontlener voor het doel waarvoor ze aangevraagd zijn. In geen geval mag het materiaal verder overgedragen, uitgeleend, verhuurd of ter beschikking gesteld worden aan derden, op straffe van uitsluiting door het college van burgemeester en schepenen voor een periode van 12 maanden, ingaande op de dag van uitsluiting.
• De ontlener respecteert de overeengekomen uitleentermijn.
• Bij diefstal van ontleende materialen moet de aanvrager onmiddellijk aangifte doen bij de politie. Een dubbel van het proces-verbaal moet worden bezorgd aan de dienst vrije tijd en communicatie, ten laatste 1 werkdag na de aangifte bij de politie.
AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 11: Aansprakelijkheid
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen, misbruik of schade die voortvloeien uit het gebruik van de ontleende materialen, ook niet aan de locatie waar de materialen gebruikt worden.
TARIEVEN
Artikel 12: Tarieven
Voor de ontlening van gemeentelijke uitleenmaterialen worden de volgende algemene principes toegepast op de tarieven vermeld in bijlage 1.
Waarborg
• Voor elke ontlening van gemeentelijk uitleenmateriaal, ongeacht het aantal soorten of het aantal stuks, bedraagt de waarborg forfaitair 100 euro.
Vrijstellingen
• Bertemse adviesraden, het OCMW Bertem en de Bertemse scholen maken gratis gebruik van het gemeentelijk uitleenmateriaal.
• Jeugd- en sportkampen die georganiseerd worden in de gemeente Bertem door Bertemse verenigingen maken gratis gebruik van het gemeentelijk uitleenmateriaal.
• Bertemse verenigingen die evenementen organiseren waarvan de winst volledig aan een goed doel geschonken wordt, maken gratis gebruik van het gemeentelijk uitleenmateriaal.
• Gemeentelijke diensten van omliggende gemeenten of van gemeenten die deel uitmaken van de Sportregio Dijle & Hageland maken gratis gebruik van het gemeentelijk uitleenmateriaal.
Retributie voor levering en ophaling door de gemeentediensten
• Per levering en ophaling door de gemeentediensten binnen de gemeentegrenzen: 50 euro
• Per levering en ophaling door de gemeentediensten buiten de gemeentegrenzen:
º leveringsplaats binnen een straal van 10 km rond gemeentehuis Bertem: 75 euro
º per bijkomende straal van 10 km: supplement van 25 euro.
Retributie voor niet-naleving van het uitleenreglement
• Retributie bij afwezigheid op de leveringsplaats (groot uitleenmateriaal): forfait van 25 euro bovenop het forfait van de levering en ophaling, te betalen vanaf 15 minuten te laat aankomen op de plaats van levering/ophaling.
• Retributie voor het te laat terugbrengen van klein uitleenmateriaal: forfait van 50 euro bovenop de retributie voor het gebruik, te betalen vanaf 24 uur na het afgesproken uur van terugbrengen.
Opruimings-, reinigings- en/of herstellingskosten
• Extra gepresteerde uren door gemeentepersoneel als gevolg van niet-nageleefde afspraken en de kosten voor het opruimen, herstellen of reinigen van de uitleenmaterialen worden aangerekend volgens de tarieven van het retributiereglement ‘uitvoering van werken ten laste van derden’ van 22 oktober 2013. De gemaakte materiaalkosten voor de vervanging van verdwenen of vernielde materialen of de herstelling van beschadigde materialen worden integraal doorgerekend aan de gebruiker.
NALEVING REGLEMENT
Artikel 13: Bezwaren en betwistingen
Het gemeentebestuur mag te allen tijde controle uitoefenen over het gebruik en de beveiliging van het ter beschikking gestelde materialen. De ontleners en gebruikers zijn verplicht om zich te schikken naar de mondelinge en/of schriftelijke aanmaningen van het gemeentebestuur en zijn gemachtigde afgevaardigden.
Bij niet-naleving van dit reglement of bij niet-betaling van verschuldigde betaling, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om:
• de aanvrager, ontlener of gebruiker in gebreke te stellen
• het materiaal onmiddellijk terug te vorderen
• in de toekomst geen uitleenmaterialen meer ter beschikking te stellen.
Artikel 14: Naleving reglement
Eventuele bezwaren die steunen op de toepassing van dit reglement moeten schriftelijk gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit bezwaar moet ingediend zijn uiterlijk drie werkdagen nadat zich de betwiste feiten hebben voorgedaan.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 15: Uitvoering
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de verdere uitvoering van dit reglement.
Artikel 16: Bijlagen bij het uitleenreglement
BIJLAGE 1: lijst gemeentelijke uitleenmaterialen met retributietarieven voor het gebruik
Artikel 17: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 augustus 2014.
Zitting van 24 juni 2014
PATRIMONIUM. GOEDKEURING GEBRUIKSOVEREENKOMST PARKING JOHN VANHAERENSTRAAT.
Voorgeschiedenis
• Collegebesluit van 27 januari 2014 over de principiële goedkeuring van de gebruiksovereenkomst parking John Vanhaerenstraat.
Feiten en context
Juridische gronden
• Artikel 43, §2, 12° van het gemeentedecreet van 15 juli 2005
De gemeenteraad is bevoegd voor het stellen van daden van beschikking met betrekking tot onroerende goederen.
Adviezen
• Gunstig advies van Jelly Van Noppen van 22 mei 2014.
Bijlagen
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt de bijgevoegde gebruiksovereenkomst tussen het gemeentebestuur van Bertem en Jelly Van Noppen goed, voor het gebruik door de gemeente van een perceel grond, eigendom van Jelly Van Noppen, kadastraal gekend als afdeling 1, sectie A, nr 568k, gelegen aan de John Vanhaerenstraat naast nr 2 in 3060 Bertem.
Herman Ginis Joery Verhoeven Anja De Herdt Jan De Keyzer Yvette Laes Tom Philips Dirk Stoffelen Maria Andries Kristien Van Essche Ken Geyns Marc Morris Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Jan Buysse Roos De Backer Leonard Vranckx Sonia Stiasteny Joris Fonteyn Joël Vander Elst Griet Verhenneman Albert Mees Eddy Vranckx Greet Goossens Herman Ginis Joery Verhoeven Anja De Herdt Jan De Keyzer Yvette Laes Tom Philips Maria Andries Kristien Van Essche Ken Geyns Marc Morris Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Jan Buysse Roos De Backer Leonard Vranckx Sonia Stiasteny Joris Fonteyn Joël Vander Elst Griet Verhenneman Albert Mees Greet Goossens Jan Buysse Yvette Laes Roos De Backer Sonia Stiasteny Jan De Keyzer Joël Vander Elst Greet Goossens Joery Verhoeven Marc Morris Tom Philips Albert Mees Griet Verhenneman Herman Ginis Leonard Vranckx Ken Geyns Kristien Van Essche Maria Andries Joris Fonteyn Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Anja De Herdt aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 4 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 24 juni 2014
HUISVESTINGSPROJECT HET BLOK. GOEDKEURING ONTWERP, RAMING, LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE.
Voorgeschiedenis
Feiten en context
De raming bedraagt 722 122,85 euro incl. 21% btw waarvan 423 318,50 euro incl. 21% btw ten laste van de gemeente.
De raming bedraagt 83 605,60 euro excl. btw of 101 162,78 euro incl. 21% btw.
Juridische gronden
Adviezen
- 1 exemplaar aan de bouwheer en aande medefinancier(s) van de schuldvordering en de vorderingsstaat.
- aan het studiebureau drie (in geval van gecombineerde opdrachten vier) exemplaren van de schuldvordering en van de vorderingsstaat.
Argumentatie
De zone 'Het Blok' is gelegen in het ruimtelijk uitvoeringsplan (RUP) 'Centrum Bertem. De zone komt in aanmerking voor woningbouw en voor de bouw van commerciële panden. Er is in de gemeente een grote vraag naar sociale huisvesting. Elk Zijn Huis heeft een grote ervaring in de realisatie van sociale huisvestingsprojecten. De gemeente heeft daarom een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met Elk Zijn Huis. De aanleg van de wegenis en riolering is deels ten laste van de gemeente en deels van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen.
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Begrotingskrediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
1419/002/006/001/005 0200/22400007 | € 200 000 | € 200 000 | € 423 318,50 (aandeel gemeente perceel 1) € 101 162,78 (aandeel gemeente perceel 2) |
Het begrotingskrediet bestaat uit een bedrag van 50 000 euro voor het jaar 2014 en 150 000 euro voor 2015. Naast deze kredieten zal, mits goedkeuring door de gemeenteraad van de reeds afgesloten verkoopsovereenkomsten, de gemeente een vergoeding van de aanpalende eigenaars ontvangen van minimaal 222 860,59 euro. Eén overeenkomst met de aanpalende eigenaars voor een bedrag van 36 151,74 euro is nog niet afgesloten.
Bijlagen
Besluit
17 stemmen voor: Albert Mees, Marc Morris, Joël Vander Elst, Greet Goossens, Jan Buysse, Maria Andries, Leonard Vranckx, Kristien Van Essche, Yvette Laes, Roos De Backer, Herman Ginis, Sonia Stiasteny, Joery Verhoeven, Jan De Keyzer, Tom Philips, Ken Geyns en Griet Verhenneman
4 onthoudingen: Ludo Croonenberghs, Joris Fonteyn, Karin Baudemprez en Anja De Herdt
Artikel 1:
Het bijzonder bestek met referentie 309743, de plannen en de raming van de opdracht 'aanleg wegenis en riolering Het Blok' opgesteld door de ontwerper Grontmij, worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 823 285,63 euro incl. 21% btw, waarvan 524 481,28 euro incl. 21% btw (423 318,50 euro perceel 1, 101 162,78 euro perceel 2) ten laste van de gemeente.
Artikel 2:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open aanbesteding.
Artikel 3:
Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.
Artikel 4:
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het budget van 2014 en 2015, op artikel 1419/002/006/001/005/0200/22400007 van het investeringsbudget, onder voorbehoud van goedkeuring van een wijziging van het meerjarenbudget.
Zitting van 24 juni 2014
RETRIBUTIES. GOEDKEURING KOSTPRIJS VOOR AFGEVOERDE TITELS UIT DE BIBLIOTHEEKCOLLECTIE.
Feiten en context
Juridische gronden
Geen last of belasting kan door de agglomeratie, de federatie van gemeenten en de gemeente worden ingevoerd dan door een beslissing van hun raad.
De gemeenteraad stelt de gemeentelijke reglementen, waaronder de gemeentelijke belastings- en retributiereglementen, vast.
De bevoegdheid van de gemeenteraad tot het vaststellen van de gemeentebelastingen en het vaststellen van de machtiging tot het heffen van de retributies en de voorwaarden ervan, is niet delegeerbaar naar het college van burgemeester en schepenen.
Adviezen
Financiële gevolgen
Registratiesleutel | Budgettair krediet | Geraamde inkomsten |
0703/70200000 1419/002/001/010/001 | € 3500 | € 3800 |
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De verkoopprijs voor afgevoerde werken in de bibliotheek wordt vastgesteld op 0,50 euro per afgevoerd werk.
Artikel 2:
De betaling gebeurt contant aan de kassa van het bibliotheekfiliaal.
Artikel 3:
De nieuwe verkoopprijs wordt vanaf 1 juli 2014 toegepast.
Herman Ginis Joery Verhoeven Anja De Herdt Jan De Keyzer Yvette Laes Tom Philips Dirk Stoffelen Maria Andries Kristien Van Essche Ken Geyns Marc Morris Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Jan Buysse Roos De Backer Leonard Vranckx Sonia Stiasteny Joris Fonteyn Joël Vander Elst Griet Verhenneman Albert Mees Eddy Vranckx Greet Goossens Herman Ginis Joery Verhoeven Anja De Herdt Jan De Keyzer Yvette Laes Tom Philips Maria Andries Kristien Van Essche Ken Geyns Marc Morris Ludo Croonenberghs Karin Baudemprez Jan Buysse Roos De Backer Leonard Vranckx Sonia Stiasteny Joris Fonteyn Joël Vander Elst Griet Verhenneman Albert Mees Greet Goossens Jan Buysse Sonia Stiasteny Maria Andries Greet Goossens Albert Mees Joël Vander Elst Tom Philips Ken Geyns Herman Ginis Kristien Van Essche Roos De Backer Marc Morris Yvette Laes Jan De Keyzer Leonard Vranckx Griet Verhenneman Joery Verhoeven Anja De Herdt Joris Fonteyn Karin Baudemprez Ludo Croonenberghs aantal voorstanders: 17 , aantal onthouders: 4 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 24 juni 2014
JEUGDLOKALEN KORBEEK-DIJLE. GOEDKEURING ONTWERP, RAMING, LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE.
Voorgeschiedenis
Feiten en context
Juridische gronden
Argumentatie
In augustus 2008 heeft de gemeenteraad beslist om een jeugdlokaal te bouwen en een nieuwe toegangsweg naar deze jeugdlokalen aan te leggen zoals voorzien in het BPA. Het ontwerp van het nieuwe jeugdlokaal voldoet zoveel mogelijk aan al de wensen en noden van de toekomstige gebruikers. Het ontwerp werd meerdere malen aangepast om tot een optimale oplossing te komen voor alle partijen en aangepast aan het budget.
Financiële gevolgen
Begrotingsartikel | Begrotingskrediet | Beschikbaar | Geraamde uitgave |
1419/002/001/002/001/ 0750/22103007 | € 600 000 | € 600 000 | € 583 792,43 |
Bijlagen
Besluit
17 stemmen voor: Albert Mees, Marc Morris, Joël Vander Elst, Greet Goossens, Jan Buysse, Maria Andries, Leonard Vranckx, Kristien Van Essche, Yvette Laes, Roos De Backer, Herman Ginis, Sonia Stiasteny, Joery Verhoeven, Jan De Keyzer, Tom Philips, Ken Geyns en Griet Verhenneman
4 onthoudingen: Ludo Croonenberghs, Joris Fonteyn, Karin Baudemprez en Anja De Herdt
Artikel 1:
Het bijzonder bestek met nr. A-5861 en de raming voor de opdracht “Bouw jeugdlokalen Korbeek-Dijle”, opgesteld door de ontwerper, GVE Tervuursesteenweg 206 te 3060 Bertem worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt 482 473,08 euro excl. btw of 583 792,43 euro incl. 21% btw.
Artikel 2:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open aanbesteding.
Artikel 3:
Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau.
Artikel 4:
De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het budget van 2014, op artikel 1419/002/001/002/001/0750/22103007 van het investeringsbudget.
Zitting van 24 juni 2014
VRAGENKWARTIERTJE.
Bespreking
De raad verkiest de tweede optie. Een voorstel van advies zal per e-mail worden bezorgd aan de raadsleden, met verzoek tot reactie voor een bepaalde datum. Daarna neemt het college een besluit over het advies. Op 3 september 2014 wordt dit besluit ter bekrachtiging voorgelegd aan de raad.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.