Zitting van 24 januari 2022

ZITTINGEN CBS. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.

Juridische grond

• Artikel 50 van het decreet lokaal bestuur
  De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het college van burgemeester en schepenen.

Bijlagen

• Notulen van de zitting van 17 januari 2022.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het college keurt de notulen van de zitting van 17 januari 2022 goed.

Zitting van 24 januari 2022

INKOMENDE FACTUREN. GOEDKEURING FACTUREN.

Juridische gronden

• Artikel 56, §3, 3° van het decreet lokaal bestuur

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het financiële beheer, met behoud van de toepassing van de bevoegdheden van de gemeenteraad.

• Besluit van de gemeentesecretaris van 15 december 2016 over de aankoopprocessen.

Dit besluit legt de bestelprocedures vast conform de wet op de overheidsopdrachten.

Bijlagen

• Overzichtslijst facturen.

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het college keurt de facturen goed van nr. 2021/5960 tot en met nr. 2021/6045 voor een totaal bedrag van 161 627,84 euro.

Zitting van 24 januari 2022

WACHTBEKKEN A.E. VERBISTSTRAAT. GOEDKEURING VORDERINGSSTAAT 4 - EINDSTAAT DEEL BERTEM.

Voorgeschiedenis

•         Gemeenteraadsbesluit van 24 november 2020 waarbij het ontwerp, raming, lastvoorwaarden en de gunningswijze aandeel Bertem worden goedgekeurd.

•         Collegebesluit van 1 maart 2021 waarbij de gemeente Bertem akkoord gaat om de opdracht met projectnummer R/003526 “Aanleg bufferbekken en grachten in de A.E. Verbiststraat” te gunnen aan Liema. 

•         Vorderingsstaat 4 eindstaat voor de periode van 1 november 2021 tot 29 november 2021, opgemaakt door aannemer Liema en ontvangen op 22 december 2021.

•         Proces-verbaal van vooruitgang der werken van vorderingsstaat 4 eindstaat van studiebureau Sweco, opgemaakt en ontvangen op 22 december 2021.

Feiten en context

• De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met projectnr. Fluvius R/003526.
• De werken vingen aan op 3 augustus 2021.
• De uitvoeringstermijn bedraagt 50 werkdagen. 
• De werken aandeel Bertem bereikten een bedrag van:

Juridische gronden

• De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen.
• Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, meer bepaald artikel 5, § 2.
• De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.
• Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren.
• Het decreet lokaal bestuur van van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
• Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Argumentatie

De werken werden correct uitgevoerd.

Financiële gevolgen

Bijlagen

•         PV van vaststelling vordering der werken

•         Vorderingsstaat 4 eindstaat

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Goedkeuring wordt verleend aan vorderingsstaat 4 eindstaat van Liema, Ambachtenlaan 42 te 3300 Tienen voor de opdracht 'Aanleg bufferbekken en grachten in de A.E. Verbiststraat' voor een bedrag van 23 418,94 euro excl. btw of 28 336,92 euro incl. 21% btw voor de gemeente Bertem.

Artikel 2:

De betaling zal gebeuren met het krediet ingeschreven in het investeringsbudget van 2021, op actie 2.15.55 0341-00/228007.

Artikel 3:

De factuur en de vorderingsstaat 4 eindstaat worden voor betaling overgemaakt aan de financiële dienst.

Zitting van 24 januari 2022

SPORT. BESPREKING VOORSTEL BOVENLOKAAL SUBSIDIEREGLEMENT VOOR SPORTVERENIGINGEN.

Besluit

Bespreking

Iedere erkende sportvereniging van onze gemeente, kan voor zijn werking jaarlijks een subsidie aanvragen.

Er zijn echter een aantal sportverenigingen die actief zijn in meerdere gemeenten of leden hebben uit meerdere gemeenten van de Vrijetijdsregio Druivenstreek.

- Probleemstelling: .

1. In sommige subsidiereglementen in de gemeenten van de Druivenstreek staat er nu soms omschreven dat ze geen subsidies mogen ontvangen in andere gemeenten. Daarom zijn er bepaalde (bovenlokale) verenigingen die een “afdeling” oprichten in een andere gemeente om zo toch te kunnen inspelen op de lokale subsidies.

2. Bepaalde (bovenlokale) verenigingen hebben een wens om in andere gemeenten ook hun werking uit te breiden en gebruik te maken van de infrastructuur. Deze vereniging zal in andere gemeenten meer moeten betalen dan een lokale vereniging.

3. (Bovenlokale) verenigingen die in verschillende gemeenten lokale activiteiten organiseren kunnen niet altijd lokaal materiaal uitlenen.

4. Bepaalde sporters kunnen enkel inspelen of toetreden tot een uniek sportaanbod binnen de vrijtijdsregio.

5. Investeringen in infrastructuur gebeuren nu soms zonder over de gemeentegrenzen heen te kijken.

- Doelstelling:

De werkgroep sport van de Vrijetijdsregio Druivenstreek  zou deze problemen eventueel willen oplossen door een bovenlokaal subsidiereglement voor sportverenigingen op te stellen. Zo wil men komen tot een eerlijke en rechtvaardige subsidieverdeling tussen de sportverenigingen in de Druivenstreek.  Het geeft ook de kans aan sportverenigingen om in meerdere gemeenten tegelijk activiteiten te ontplooien.

Op 26 februari 2021 kwamen de leden van de werkgroep een eerste keer samen om te brainstormen over de inhoud van het reglement.

Hoe het reglement er zal uitzien, aan welke voorwaarden een vereniging moet voldoen om bovenlokaal te zijn en wat het subsidiebedrag zou moeten zijn, zou verder moeten onderzocht worden.

Is het college akkoord dat de werkgroep sport van de regio Druivenstreek dit verder uitwerkt om nadien een gezamenlijk voorstel te doen?

Zitting van 24 januari 2022

JEUGD. ORGANISATIE SPORT- EN THEMAKAMPEN ZOMER 2022.

Besluit

Motivering

De dienst vrije tijd en evenementen stelt voor om opnieuw sport- en themakampen te organiseren tijdens de zomervakantie 2022.

De sportweek (6-12 jaar) zou plaatsvinden van 16 tot 19 augustus in de nieuwe sporthal Verona.

De themakampen (3-6 jaar en 7-12 jaar) zouden plaatsvinden van 22 tot 26 augustus in de sportzaal in Leefdaal.

Er zal voor- en naopvang voorzien worden.

We mikken per kamp op 35 à 40 kinderen.

Mededeling

Het college van burgemeester en schepenen is akkoord met de data en locaties van het sport- en de themakampen en geeft de opdracht aan de dienst vrije tijd en evenementen om de kampen uit te werken.

Zitting van 24 januari 2022

AANSCHAF SOFTWARE INNAME & VERGUNNINGEN (EN BIJ UITBREIDING "EVENEMENTENLOKET") IN HET KADER VAN VERPLICHTE REGISTRATIES IN GIPOD

Voorgeschiedenis

• Binnen gemeente Bertem is er nood aan het vereenvoudigen, versnellen en optimaliseren van het proces rond Innames Openbaar Domein en daaraan gekoppeld het verplicht registreren van hinder in GIPOD

Feiten en context

• Vandaag is het proces voor de behandeling van aanvragen "inname openbaar domein" vrij arbeidsintensief en niet echt klantvriendelijk.
• Inname aanvragen worden manueel behandeld en ingeschreven, de aanvrager moet diverse malen (fysiek) contact hebben met onze diensten om de aanvraag af te kunnen ronden (vragen om bijkomende info, facturatie & betalingen, ...)
• Bij langere afwezigheid van de behandelaar (verlof, ziekte, ...) is er zeer beperkte opvolging of overdracht.
• Door het GIS team moet elke aanvraag manueel opgezocht en geanalyseerd worden en vervolgens afzonderlijk ingetekend worden.
• Het wordt een verplichting voor alle gemeenten om ook alle nutswerken vanaf 1/1/2022 (met uitstel tot 1/4/2022) volledig in GIPOD in te brengen.
• De interne informatiedoorstroom is niet efficiënt, waardoor vaak in laatste instantie (of op vraag van de aanvrager) versneld tussen gekomen moet worden.
• De procedures voor laattijdige- of spoedinnames worden niet altijd gehanteerd, waardoor mogelijks retributieinkomsten worden gemist.
• De nauwkeurigheid van innameaanvragen kan op het terrein niet worden gecontroleerd, waardoor ook weer retributieinkomsten worden gemist.
• Vanuit de dienst grondgebiedzaken is geanalyseerd hoe we dit proces van A tot Z kunnen optimaliseren.  Er is een marktstudie met betrekking tot ondersteunende softwarepakketten uitgevoerd door de collega's van Interleuven en na een demo van de meest gunstige aanbieder is ook nog intern met de betrokken medewerkers en diensten overleg geweest over de mogelijkheden van dit pakket. Alle betrokkenen zien de voordelen van een eenvoudige, geïntegreerde en efficiënte softwareoplossing.

Juridische gronden

• Decreet houdende de uitwisseling van informatie over een inname van het openbaar domein in het Vlaamse Gewest of kortweg het GIPOD-decreet van 4 april 2014.
• Besluit van de Vlaamse Regering houdende de uitvoering van het decreet van 4 april 2014 houdende de uitwisseling van informatie over een inname van het openbaar domein in het Vlaams Gewest of kortweg het GIPOD-uitvoeringsbesluit van 9 december 2016. (B.S.14/03/2019)
• Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 15 juli 2016 houdende de toekenning van een hinderpremie aan kleine ondernemingen die ernstige hinder ondervinden van openbare werken in het Vlaamse Gewest (B.S.20/06/2017)

Op 1 januari 2022 ging het nieuwe GIPOD decreet in voege.

Adviezen

• Gunstig visum van de financieel directeur Kris Philips dd. 23 december 2021

Argumentatie

•         Er is een grondige analyse gebeurd van de aanbieders van software voor ondersteuning bij "innames openbaar domein".

•         Alleen al door de implementatie van een geïntegreerde software zal er een efficiëntiewinst kunnen zijn.

•         Exacte berekening is niet mogelijk, maar door een meer nauwgezette opvolging en  automatisering van het proces, zullen de retributieinkomsten verbeteren en zal er een interne tijdwinst zijn.

•         De afdeling Grondgebiedzaken, in overleg met alle betrokkenen, adviseert om de softwaretoepassing "Eaglebe Smart City Platform" van de firma Merkator aan te schaffen. (www.eaglebe.com)

•         Initieel is de aanschaf van de module "inname en vergunningen" primair, maar de modules "evenementenloket" en "mobiele app" bieden ook zeer aanvullende voordelen en een korting bij gecombineerd gebruik. 
In eerste instantie zullen we de opvolging van de innameaanvragen via een interface met 3P opvolgen en verwerken.  Bij uitbreiding kan later door ons of door de politiezone overwogen worden om ook de module "mobiele app" bijkomend aan te schaffen.
Er zijn reeds enkele informatieve gesprekken met de collega's van dienst vrijetijd hierover geweest over het evementenloket.  De analyse, vergelijking en de beslissing omtrent de module "Evenementenloket" zal binnen afzienbare termijn nog gebeuren door en in samenspraak met de dienst vrije tijd.

•         zie bijgaande presentatie voor meer details over deze argumentatie

Financiële gevolgen

Bijlagen

• Vergelijkende marktstudie aanbieders software "inname openbaar domein"
• Toelichting bij argumentatie voor aanschaf software "Eaglebe"
• Offerte O00617135 van Inetum-Realdolmen

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de aanschaf van de software "Eaglebe" van de firma Merkator via het raamcontract via Inetum-Realdolmen.

Samen met de aanschaf en implementatie van dit pakket, zal het proces en de taakverdeling binnen ons bestuur geoptimaliseerd worden.

Artikel 2:

Het college van burgemeester en schepenen gaat principieel akkoord om een eventueel gewenste aanpassing van het retributiereglement m.b.t. inname openbaar domein te onderzoeken in het kader van deze procesoptimalisatie. 

Artikel 3:

Het college van burgemeester en schepenen gaat principieel akkoord met het verder analyseren van de modules "evenementenloket" en "mobiele app" binnen ditzelfde software pakket ten behoeve van de dienst vrije tijd.  Na positieve evaluatie zal goedkeuring worden gevraagd aan het CBS voor uitbreiding met deze beide modules.

Zitting van 24 januari 2022

ERFGOED. PROJECTVOORSTEL PDPO EN ERFGOED ZUID-DIJLELAND.

Besluit

Motivering

Er is een projectvoorstel voor de ontsluiting van landschappelijk erfgoed in het Dijleland. Dit houdt onder meer de inventarisatie en herstel houtig erfgoed in en de ontsluiting van beken en waterlopen via naambordjes.

Daarnaast melden we in de marge het bestaan van de projectvereniging 'Erfgoed Zuid-Dijleland'. Deze werd rechtsgeldig opgericht tussen de gemeenten Overijse, Oud-Heverlee en Bertem (met verschijning in het Belgisch Staatsblad-zie bijlage), maar kreeg nooit een actief bestaan wegens het ontbreken van subsidies.

Het doel van de projectvereniging was om op het grondgebied van de deelnemende gemeenten een integraal en geïntegreerde werking rond erfgoed tot stand te brengen met bijzondere aandacht voor het landschappelijk erfgoed, het bouwkundig erfgoed en het archeologisch erfgoed. Dit wil ze doen op basis van een onroerenderfgoedbeleidsplan met een gezamenlijke visie en plan van aanpak. Daarnaast wil ze ook de vrijwilligerswerking ondersteunen, een lokaal draagvlak creëren en een consultatienetwerk uitbouwen.

De vraag wordt aan het college gesteld of we deze vereniging ontbinden of nieuw leven inblazen, mits eventuele aanpassingen.

Bespreking

Het college van burgemeester en schepenen wenst om voorlopig niet in te gaan op het projectvoorstel voor de ontsluiting van landschappelijk erfgoed in het Dijleland.

Het college beslist tegelijk om de bestaande projectvereniging Erfgoed Zuid-Dijleland voorlopig te laten bestaan.

Zitting van 24 januari 2022

OPENBARE VERLICHTING. VERLEDDING WIJZIGING TYPE ARMATUUR.

Besluit

Motivering

Tijdens het contactoverleg nutsmaatschappijen van 19 januari 2022, werd het onderwerp verLEDding van het OV net.

De planning voor 2022, zoals die nu voorligt, dreigt in het gedrang te komen door technische problemen bij een leverancier van Fluvius.  Fluvius heeft de leveringen stopgezet tot de problemen zijn opgelost.  Er is hierdoor een ernstige stocktekort.  De huidige vermoedelijke levertijd voor ontbrekende armaturen is niet gekend, maar is al minstens sprake van 3 maanden.

Fluvius stelt voor om andere armaturen van een andere leverancier in te zetten, die voldoen aan minimaal dezelfde kwaliteit en lichtopbrengst en die vallen binnen dezelfde prijsklasse.

Binnen éénzelfde straat of wijk zullen wel telkens hetzelfde type armaturen geplaatst worden.

huidig model : Teceo van Schreder

alternatief model : Digistreet van Signify

Zie afbeeldingen in bijlage.

Bespreking

Het college van burgemeester en schepenen beslist om over te stappen naar het armatuurmodel  Digistreet van Signify voor de verLEDding van het OV-net in Bertem.

Zitting van 24 januari 2022

NUTSMAATSCHAPPIJEN. AANVRAAG WERKEN FLUVIUS VOOR VERLEDDING.

Voorgeschiedenis

●        E-mail van Fluvius van 17 januari 2022: voorstel verLEDding Bertem 2022, vergunningsaanvraag HNW 334716.

Feiten en context

●        Fluvius wenst verder te gaan met de verLEDding van Bertem.

●        Het gaat over volgende straten:

○        Blokkenstraat

○        Dorpstraat (vanaf Het Bies tot Gerzenstraat)

○        Fr. Dottermansstraat

○        Gemeenteplein

○        Kerkstraat

○        Kuipersberg

○        Molenstraat

○        Sint-Medardusstraat

○        Smisstraat

○        St._Franciscusberg

○        Vossenstraat

○        Kapellestraat

○        Van Hoofstraat

○        Oude Tervuursebaan

○        De Herk

●        In totaal zullen er 220 armaturen vervangen worden door LED toestellen en 30 OV-palen. Er wordt telkens het standaard toestel Teceo (door jullie gekozen) geplaatst. Enkel op de grote Sierpalen( omgeving Gemeenteplein) daar zal een NEOS toestel geplaatst worden.

●        De kleur van de armaturen is telkens de kleur van de bestaande paal (meestal RAL6012 (zwart/groen), lokaal RAL9005 (zwart)). Waar er nieuwe palen gaan geplaatst worden is het voorstel A9GG (antraciet grijs).

●        Momenteel (stand 1 jan 2022) is in Bertem totaal 29% verLED, dit zijn 451 LED armaturen van de 1546.  (het gemiddelde binnen regio Hageland-Dijle is 28%). (overzicht in bijlage)

●        Na het volledig afwerken van dit dossier (eind 2023) heeft Bertem een verLEDdingsgraad van 43% (we komen dan aan 671 LED-armaturen) en we zit hiermee op schema om tegen 2030 alles verLED te hebben. Bovendien vervangt Fluvius tijdens wegeniswerken ook ineens de verlichting, dus het % kan nog iets hoger liggen.

●        Gedurende de werkzaamheden kan een gedeelte van de rijweg ingenomen worden als mobiele werfzone. Dit kan voor beperkte verkeershinder zorgen.

Juridische gronden

●        Artikel 98, §1 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.
Voor het aanleggen van leidingen onder de openbare weg dient elke operator een vergunning te krijgen van de bevoegde overheid.

●        Artikel 56, §3, 1° van het decreet lokaal bestuur.
Het college van burgemeester en schepenen is belast met het beheer van de eigendommen van de gemeente en de vrijwaring van haar rechten.

●        Raadsbesluit van 28 maart 2017 over de goedkeuring van de nieuwe code voor infrastructuur- en nutswerken langs gemeentewegen.
Deze code legt eenvormige duidelijke afspraken vast bij werken op het openbaar domein met een nutsbedrijf, leidingenbeheerder of derde als opdrachtgever en bij gemeentelijke infrastructuurwerken, waarvoor de gemeente optreedt als opdrachtgever met onder andere noodzakelijke aanpassings- en verplaatsingswerken aan de nutsleidingen en/of aan infrastructuur van derden. Deze code legt de door alle partijen te respecteren technische en administratieve regels vast.

Argumentatie

Het is belangrijk om de goede kwaliteit van het openbaar domein in stand te houden.

Werken aan nutsleidingen, hoe noodzakelijk die ook zijn, vormen altijd een bedreiging voor die kwaliteit. Het is aangewezen om goede afspraken te maken met de nutsmaatschappijen om de kwaliteit van het openbaar domein te waarborgen en om de hinder voor de buurtbewoners tot een minimum te beperken.

Daarom moeten bij uitvoering van werken van nutsmaatschappijen een aantal voorwaarden van de gemeente worden nageleefd.

Bijlagen

●        334716_OV01_BandjeA1-0630

●        334716_OV02_BandjeA1-0630

●        HNW334716 Bertem-Fr Dottermansstraat overzicht OV

●        overzicht OV januari 2022

Besluit

eenparig

Artikel 1:

Het college geeft toelating aan Fluvius, Aarschotsesteenweg 58 te 3012 Leuven, om de werken overeenkomstig de bijgevoegde plannen en onder de volgende voorwaarden uit te voeren:

●        Alle eventuele beschadigingen, zowel in het openbaar domein als in privaat domein, zullen door de nutsmaatschappij of op haar kosten in de oorspronkelijke toestand hersteld worden.

●        Voor de aanvang van de werken moet het gemeentebestuur verwittigd worden.

●        Na afloop van de werken moet een voorlopige oplevering gebeuren met een waarborgperiode van minstens 2 jaar. Deze moet door de nutsmaatschappij schriftelijk aan het gemeentebestuur aangevraagd worden.

●        De vlotte doorgang van het verkeer moet te allen tijde gewaarborgd worden.

●        Herstellingen moeten uitgevoerd worden volgens het standaardbestek 250.

●        De signalisatie- en informatieborden mogen uitsluitend in het Nederlands zijn.

●        Het voorgestelde nieuwe type armatuur "Digistreet "van Signify mag gebruikt worden.

Zitting van 24 januari 2022

BEVOEGDHEDEN BURGEMEESTER. KENNISNAME BESLISSINGEN.

Besluit

Motivering

●        Artikel 134 van de Nieuwe Gemeentewet

In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis van de openbare rust of andere onvoorziene gebeurtenissen, waarbij het geringste uitstel gevaar of schade zou kunnen opleveren voor de inwoners, kan de burgemeester politieverordeningen maken, onder verplichting om daarvan onverwijld aan de gemeenteraad kennis te geven, met opgave van de redenen waarom hij heeft gemeend zich niet tot de raad te moeten wenden. Die verordeningen vervallen dadelijk, indien zij door de raad in de eerstvolgende vergadering niet worden bekrachtigd.

●        Artikel 63 van het decreet lokaal bestuur

Naast zijn bevoegdheden voor de uitvoering van de politiewetten, politiedecreten, politieverordeningen, politiereglementen en politiebesluiten, voor de bestuurlijke politie op het grondgebied van de gemeente en voor dringende politieverordeningen is de burgemeester bevoegd voor de uitvoering van de wetten, de decreten en de uitvoeringsbesluiten van de federale overheid, het gewest of de gemeenschap tenzij die bevoegdheid uitdrukkelijk aan een ander orgaan van de gemeente is opgedragen.

●        Algemeen politiereglement van Bertem aangenomen door de gemeenteraad op 20 maart 2018, hoofdstuk 3, inzonderheid afdeling 3 en 5.

●        Wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd door het KB van 16 maart 1968.

Mededeling

●        220121-220121 Dorpsplein en Dorpstraat 515: parkeerplaats
Plaatsen van een betonpomp

●        220201-220214 Kerkstraat - Egenhovenstraat 5: het voetpad en de rijbaan
Herstellen gebrekkige rioolaansluiting

●        220221-220221 Grensstraat 31: het voetpad
Maken van een overkoppeling iov De Watergroep

●        220125-220211 Fr. Dottermansstraat 12: de rijbaan
Realiseren rioolaansluiting in opdracht van Fluvius

●        220214-220228 Tervuursesteenweg 385: het voetpad
Steiger zonder doorgang

●        220118-220129 Dorpsstraat 484: de rijbaan en voetpad
De aanleg van een oprit

●        220128-220128 Tervuursesteenweg 220/0101: het voetpad, fietspad en de rijbaan
Plaatsen van een verhuislift en verhuiswagen

●        Tijdelijke politieverordening: Digitaal vergaderen raad van bestuur van het AGB Beleko op 25 januari 2022.