Vergadering van 12 september 2016

GOEDKEURING VAN HET VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN 13 MEI 2016.

Bespreking

Er zijn geen opmerkingen, het verslag van 13 mei 2016 wordt goedgekeurd.

Vergadering van 12 september 2016

ONTSLAG DIRK WILMS UIT BIBLIOTHEEKRAAD: VOORSTEL VOOR VERVANGING?

Toelichting

Dirk Wilms neemt ontslag uit de bibliotheekraad om persoonlijke redenen. Hij zat in de bibliotheekraad als afgevaardigde van de gebruikersgroep en moet dus vervangen worden.

Oproep voor kandidaten.

Bespreking

Dirk Wilms is op 18 augustus 2016 overleden, waarnemend voorzitter Jan Lorent houdt een moment van stilte ter nagedachtenis.

Dirk Wilms zat in de bibliotheekraad voor de gebruikersgroep en dient dus vervangen te worden. De enige kandidaat, Lucia Morris, wordt voorgesteld om hem op te volgen.

Advies

De bibliotheeraad geeft een gunstig advies voor de opvolging van Dirk Wilms door Lucia Morris.

De bibliothecaris zal dit agenderen op het volgende college.

Vergadering van 12 september 2016

EEN KORT OVERZICHT VAN DE BIBLIOTHEEKWERKING IN 2015.

Toelichting

Het werkingsjaar 2015 in een notendop (zie ook bijlagen):

Collectievorming en aantal uitleningen:

- Er waren 60 292 uitleningen ;

- Er werden 3275 nieuwe materialen ingevoerd.

Opvallend bij het aantal uitleningen is het lage aantal uitleningen voor cd's: slechts 625 op een bezit van 4649 cd's. Dat is een gebruikscoëfficiënt van 12% wat erg laag is. Toekomst van deze afdeling en zin om er nog in te investeren?

Gebruikers:

- Er waren 2575 mensen die gebruik maakten van de bib (1376 kinderen + 1199 volwassenen)

Activiteiten & pers:

- Er werden 2 auteurslezingen georganiseerd;

- 1 bibliotheekrondleiding (groep);

- Er is 1 leeskring actief in de bib;

- Er waren 2 lezingen in de bib en 1 muziekvoorstelling;

- Er werden 9 themapakketten verdeeld;

- 24 themastands ingericht;

- en 4 vertelsessies georganiseerd;

- de bib is 4 keer in een krantenartikel verschenen;

- en 6 keer in het gemeentelijk infoblad gekomen;

Personeel:

- in totaal waren er 3 VTE in dienst in 2015, verdeeld over 5 personen (uitgezonderd poetspersoneel);

- er waren 7 vrijwilligers die samen 1350 uren voor de bib gewerkt hebben.

Inkomsten:

- de bibliotheek heeft 5233,43 euro inkomsten ontvangen uit lidgeld, leengeld, maningsgeld, etc...

- kreeg 57 926,20 euro subsidies van de Vlaamse overheid

- en 1237,95 euro van de provincie Vlaams-Brabant.

Bespreking

Het lage gebruik van de cd-afdeling wordt besproken. Er is veel concurrentie van de online streamingdiensten en vaak wordt muziek ook illegaal van het internet gedownload. De bibliothecaris vindt de tijd gekomen om eens na te denken over de toekomst van deze afdeling, om die reden is er dit jaar nog niet of niet meer geïnvesteerd in de collectie cd's.

Annemie Lenaerts stelt dat toch niet iedereen (mogelijk vooral oudere mensen) hier gebruik van maakt.

Arlette De Paepe vraagt zich af of de bib zich meer kan specialiseren in bepaalde genres en dus niet meer alles aanbieden. De bibliothecaris vindt het niet de taak van een kleine bibliotheek om zich met een niche bezig te houden. Die taak is meer voor een grotere bibliotheek als Leuven weggelegd.

De bibliothecaris vindt dat we ook moeten beseffen dat de meeste ontleners van cd's eigenlijk gewoon de cd's huren om ze te downloaden op de eigen computer en op die manier ergens ook de auteursrechten omzeilen.

Geurt Barten vindt dat de discussie hem wat overvalt en zou graag over wat meer cijfermateriaal beschikken: welke genres worden vooral ontleend en welk budget er vorig jaar naar toe gegaan is.

De bibliothecaris zegt dat een eventuele afschaffing van de cd-afdeling samenhangt met meer ruimte voor andere initiatieven in de bib: een eigen hoek voor adolescenten, de inrichting van een Makkelijke Lezenplein (cfr. infra), de uitbreiding van de dvd-collectie. Ze pleit er wel voor om de luisterboeken voor kinderen (genre Geluidshuis) wel te behouden en zelfs verder uit te bouwen.

Er wordt besloten dat dit punt zal opgenomen worden op de agenda van de volgende vergadering en dat de bibliothecaris dan meer cijfermateriaal zal trachten te verzamelen.

Over het luik inkomsten vraagt Geurt Barten naar de totale werkingskosten van de bibliotheek op jaarbasis. De bibliothecaris zal dit in het volgende jaarverslag (2016) opnemen.

Vergadering van 12 september 2016

STAND VAN ZAKEN VAN DE REGULIERE BIBLIOTHEEKWERKING: WELKE WIJZIGINGEN WAREN ER DE AFGELOPEN MAANDEN?

Toelichting

Een stand van zaken van een aantal wijzigingen die de afgelopen maanden hebben plaats gevonden in de gewone werking van de bibliotheek:

- de tijdschriften worden nu ook met de computer ontleend en niet meer per fiche;

- de tijdschriften werden ook fysiek herschikt: rekken werden tegen de muren geplaatst om meer open ruimte te creëren;

- er werd gestart met een collectie dwarsliggers (boeken in pocketformaat);

- de collectie wordt vanaf nu kort op de bal opgevolgd: materialen worden permanent online aangekocht, levering om de 14 dagen en onmiddellijk ingevoerd;

- het draadloos internet is na een halfjaar panne weer operationeel;

- automatische mailing van mensen die een openstaand bedrag hebben ouder dan 3 maanden met de mogelijkheid om over te schrijven;

- betere opvolging van mensen die op de zwarte lijst terecht komen;

- in gebruikneming van Biblioprint: etiketteersysteem dat in de meeste bibliotheken in Vlaanderen wordt gebruikt. Reden: de etiketten die gebruikt werden waren verouderd en er waren een heleboel nieuwe genrelabels die niet in het oude systeem zaten + uniformiteit met labeling in andere bibliotheken;

- er is ook gestart met de aanleg van een collectie voor een Taalpunt Nederlands voor anderstaligen;

- er werd een PWA-er, Martine Mariëns aangetrokken voor het verwerken van de nieuwe bibliotheekmaterialen (kaften), in plaats van het door de gevangenis te laten doen waar de wachttijden toch wel zeer lang waren;

- er is ook een blogpagina voor de bibliotheek in ontwikkeling die op de zoekpagina van de bib zal komen, vermoedelijke lanceerdatum 8 oktober, tijdens de digitale week.

Bespreking

De vernieuwingen worden positief onthaald, vooral dat nu de nieuwe materialen zeer snel beschikbaar zijn wordt zeer gewaardeerd.

Vergadering van 12 september 2016

DE OPENINGSUREN VAN DE BIBLIOTHEEK MEER AFSTEMMEN OP DE BEHOEFTEN VAN DE GEBRUIKER.

Toelichting

De openingsuren van de bibliotheek (beide vestigingen) zijn niet altijd even klantvriendelijk. De bezoekersaantallen op sommige momenten blijven ondermaats.

Bertem loopt erg slecht op bijvoorbeeld vrijdag en ook Leefdaal kampt met problemen.

Bovendien concurreert de bibliotheek op sommige momenten met zichzelf door gelijktijdige openingsuren in Bertem en Leefdaal, wat ook een extra personeelsbezetting vergt.

Daarnaast is er de algemene opmerking dat de mensen de openingsuren niet kunnen onthouden.

Verder hebben 2 scholen kenbaar gemaakt dat ze liever op andere momenten naar de bib zouden komen (buiten publieke uitleenmomenten).

Daarom zou het wellicht beter zijn om regelmatigere openingsuren te hebben. De bibliothecaris heeft hiervoor samen gezeten met het bibliotheekteam en naar hun bevindingen gepeild.

Hieruit is volgend voorstel voor nieuwe openingsuren gekomen:

Op die manier is er slechts uur een overlapping tussen de beide bibliotheken, namelijk op woensdagnamiddag tussen 16-17u.

Het totaal aantal openingsuren voor Bertem komt dan op 11,5u in plaats van de huidige 12,5u maar dat wordt ruimschoots gecompenseerd door meer openingsdagen. Het totaal aantal publieke openingsuren voor Leefdaal zakt van 7u naar 4u, de schooluitlening zou niet meer onder de publieke openingsuren vallen (zou op dinsdag komen) wegens amper reguliere bezoekers op een weekdag in de namiddag.

Bespreking

De voorgestelde uren voor Bertem worden niet in vraag gesteld, maar voor de uitleenpost Leefdaal vindt men dat er ook ergens een opening 's avonds moet zijn. De consensus is dat op woensdag niet het huidige 16 tot 18u behoudt maar een uurtje opschuift van 17-19u. Zo heeft men tegelijk een opening 's avonds + geen overlap met Bertem (sluit dan om 17u).

De bibliothecaris zal dit dan ook op die manier voorleggen aan het college.

Advies

Gunstig mits aanpassing voor de uitleenpost Leefdaal naar 17 tot 19u.

De bibliothecaris agendeert dit voorstel op het college met ingang vanaf januari 2017.

Vergadering van 12 september 2016

ZIJN ZELFUITLEENBALIES NUTTIG VOOR DE BIBLIOTHEEK?

Toelichting

In juni werd bekend dat de provincie Vlaams-Brabant, tegen alle verwachtingen in, toch nog 1 jaar ondersteuning zal verlenen op adviserend en financieel vlak, bij het installeren van RFID (zelfuitleen) in de bibliotheken. RFID staat voor Radio Frequenty IDentification.

Op 21 juni zijn schepen Greet Goossens, de gemeentesecretaris Dirk Stoffelen en de bibliothecaris een bezoek gaan brengen aan de bibliotheek van Boutersem.

Boutersem is een vrij gelijkaardige gemeente als Bertem, 8200 inwoners en ook met een gemeentelijke basisschool. De bibliotheek werkt er al 7 jaar met een zelfuitleensysteem (RFID). Het doel van het bezoek was om te zien of zelfuitleenbalies nuttig en rendabel zijn voor kleine bibliotheken. Tijdens de rondleiding werd de workflow van de bibliotheekmaterialen besproken, het resultaat voor de klanten en de gevolgen voor het bibliotheekpersoneel.

- Workflow materialen:

Een nieuw materiaal wordt in de catalogus verwerkt. Bij het kaften krijgt het een RFID-tag. De tag wordt gekoppeld aan de barcode dat op het materiaal werd bevestigd. Op die manier komt een connectie met de catalogus tot stand. Deze handeling bestaat uit het plakken van de tag + het inscannen via een werkplaat.

Nadat het getagd is, zijn de materialen klaar voor uitlening.

- Resultaat voor de klanten:

- Klanten worden autonomer: ze kunnen zelf materialen inscannen bij het terugbrengen en uitlenen;

- Er is meer privacy: doordat klanten alles zelf doen, hebben ze ook meer privacy over wat men meeneemt;

- De wachtrij aan de balie vermindert. De klanten komen enkel nog aan de balie bij problemen, vragen of betalingen, de rest kan dus ongestoord uitlenen.

- Er is meer aandacht voor de klant: wie een vraag heeft, wordt beter bediend, er komt meer tijd vrij voor hulpverlening op de bibliotheekvloer, het personeelslid kan meegaan om iets in de rekken te zoeken en soms is er ook ruimte voor een klein gesprek zonder dat er iemand staat te wachten tot zijn materialen gescand kunnen worden. Nieuwe leden kunnen meer rondgeleid worden in de bibliotheek.

- Klassen kunnen veel sneller verwerkt worden: met de klaspas scant de leerkracht de klas in en nadien lopen de kinderen zelf langs de uitleenbalie met hun materialen om in te leveren of uit te lenen, het geeft het bibliotheekpersoneel de kans zich meer met de boekenkeuze van de kinderen bezig te houden.

- Gevolgen voor personeel:

- Personeel is klantvriendelijker doordat er meer tijd is voor echte hulpvragen. Ze zullen veel meer inhoudelijk kunnen bezig zijn.

- Er is meer tijd voor een bibliotheekintroductie van een nieuw lid, men kan even rondgaan in de bibliotheek met een woordje uitleg;

- Minder stress doordat men zich kan focussen op probleemgevallen indien die zich voordoen zonder dat er een wachtrij ontstaat;

- Het betekent vooral een opwaardering van het echte bibliotheekwerk.

Besluit van het bezoek was dan ook dat zowel de schepen, de gemeentesecretaris en de bibliothecaris wel degelijk het nut zien van het installeren van RFID in de bibliotheek.

Dit is het laatste jaar dat er financiële ondersteuning (15 000 euro) zou komen vanuit de provincie dus als het nu niet gebeurt, dan moet de gemeente in de toekomst het volledige bedrag zelf betalen.

Bespreking

Dit voorstel wordt positief onthaald, vooral omdat men verwacht dat het personeel zich dan nog beter met de klant kan bezig houden. Het sociale aspect van de bibliotheekwerking komt hierdoor beter aan de orde.

Het advies aan het college is om in eerste instantie beide vestigingen van RFID te voorzien, afhankelijk van het kostenplaatje.

Voor Bertem zou de overstap naar RFID kunnen betekenen dat tegelijk de ingang/balie gerenoveerd wordt, aangezien de zelfuitleentoestellen ingebouwd moeten worden in meubilair. Het is allemaal afhankelijk van de kostprijs wat de mogelijkheden zullen zijn.

Advies

Unaniem gunstig advies voor beide bibliotheekvestigingen. Bibliothecaris agendeert dit voorstel op het college.

Vergadering van 12 september 2016

OOK DIT NAJAAR ORGANISEERT DE BIB ALLERLEI ACTIVITEITEN.

Toelichting

- Boekenverkoop op jaarmarkt Bertem op zaterdag 24 september;

- De bibliotheekweek 2016 zal doorgaan van 8 tot 16 oktober en valt dit keer samen met de digitale week.

Activiteit: 1 week een filmstudio maken waarbij kinderen in de huid van een favoriet boekenpersonage kunnen kruipen. Bv Alice in Wonderland, Harry Potter,... Met een Green Key, een iPad app en een iPad nemen we een foto dat we doormailen naar het kind (of ouders). 1 foto drukken we af en hangen we op in de bibliotheek, als reclame. De eerste zaterdag van de bibliotheekweek, op 9 oktober, houden we een inloopworkshop onder begeleiding van Mister Box.  Op laatste dag organiseren we een slotmoment met een receptie.

- Info-avond op 18 oktober 2016 'Zingen, zo leuk voor je baby" met Griet Plettinx in de uitleenpost Leefdaal;

- Bib Leefdaal neemt deel aan de Heksentocht op 29 oktober.met een verteller (Hikke Takke Toe).

Bespreking

Iedereen is akkoord met de voorgestelde activiteiten.

Vergadering van 12 september 2016

TWEEDE BOEKENVERKOOP VAN AFGEVOERDE BOEKEN VAN DE BIBLIOTHEEK.

Toelichting

Er wordt een tweede boekenverkoop gehouden dit jaar van de afgevoerde bibliotheekboeken. Dit keer zouden de boeken verkocht worden op de jaarmarkt van Bertem, 24 september.

Regeling praktische kant:

- Aanlevering dozen: wie & wanneer?

- Opbouw stand: wie?

- Bemanning van de stand: welke uren en wie?

- Opruimen van de stand: dozen terug vullen, en terugbrengen naar bibliotheek. Wie?

- Afrekening kassa?

Bespreking

Deze boekenverkoop wordt gecoördineerd door de voorzitter, mensen die willen meehelpen kunnen zich bij haar aanmelden. Het gemeentepersoneel zorgt ervoor dat de boeken op de juiste plaats geraken de dag voordien.

Vergadering van 12 september 2016

VARIA

Toelichting

- Voorlezen in de vakanties: wie leest er voor in de herfstvakantie? Linda Vanderstappen geeft zich alvast op voor de kerstvakantie.

In een vorige vergadering zou er een lijst zijn vastgelegd met wie, wanneer voorleest. De bibliothecaris zal die opzoeken en eventueel die personen aanspreken.

- De aanwezigen van de vergadering merken op dat er zeer weinig mensen present zijn en zich zelfs niet verontschuldigd hebben. Een aantal mensen zouden al meerdere keren, zonder zich te verontschuldigen, afwezig geweest zijn. Deze mensen zouden opnieuw aangesproken moeten worden over hun engagement. Indien ze niet langer geïnteresseerd zijn, zouden ze ontslag moeten nemen uit de vergadering en vervangen moeten worden.

De bibliothecaris wordt gevraagd om, vlak voor de volgende vergadering, nog's een herinneringsmail te versturen.

- Volgende vergadering wordt vastgelegd op 16 JANUARI 2017 om 20u in de bibliotheek van Bertem.