Zitting van 11 januari 2021

AMBTENAAR BURGERLIJKE STAND. MACHTIGINGEN BURGERZAKEN AAN JOKE VANDEN EEDE EN INTREKKING MACHTIGINGEN DANNY STERCKX.

Voorgeschiedenis

•         Besluit van de burgemeester van 13 maart 2019 over de machtigingen van de burgemeester en ambtenaar van de burgerlijke stand aan Danny Sterckx, diensthoofd burgerzaken

Feiten en context

•         De burgemeester en/of de ambtenaar van de burgerlijke stand kan voor vele taken een speciale schriftelijke machtiging verlenen aan één of meer beambten van het gemeentebestuur.

•         Het vorige diensthoofd burgerzaken, Danny Sterckx, is uit dienst gegaan bij het gemeentebestuur vanaf 1 januari 2021. Het is wenselijk dat het nieuwe diensthoofd deze machtigingen overneemt.

Juridische gronden

•         Artikel 126 1ste tot 3de lid van de Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988

•         Artikel 126 4de lid van de Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988

•         Artikel 9 Burgerlijk Wetboek

•         Artikel 6 §1 1ste lid en §2 1ste lid van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen

•         Artikel 3 §3 3de lid van het koninklijk besluit van 25 maart 2003 betreffende de identiteitskaarten

•         Artikel 12 en 16 quinquies §1 3de lid van het koninklijk besluit van 10 december 1996 betreffende de identiteitsdocumenten voor kinderen onder de twaalf jaar

•         Artikel 81/1 van de Vreemdelingenwet van 15 december 1980

•         Koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen

•         Artikel 7 van het koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs

•         Artikel 56 §2, 3° en 7° het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011

•         Artikel 147bis, 3° en 7° van het Kieswetboek van 12 april 1894

•         Artikel 12 van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging

•         Artikelen 19 §1 1ste lid, 20 §2 en 21 §2 2de lid van het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging.

•         Artikelen 589 en volgende van het Wetboek van Strafvordering van 10 december 1808

•         Artikel 1 van het koninklijk besluit van 21 november 2016 betreffende de modaliteiten van aflevering van de uittreksels uit het strafregister aan particulieren.

•         Omzendbrief van de Minister van Justitie en de Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken van 11 februari 2019 "inwerkingtreding nieuwe regeling inzake de burgerlijke stand"

Argumentatie

Door het verlenen van machtigingen aan beambten van de gemeente wordt de dienstverlening verzekerd. De burgers kunnen in de meeste gevallen onmiddellijk de gewenste documenten ontvangen.

Besluit

Artikel 1:

Joël Vander Elst, burgemeester en ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Bertem, verleent vanaf heden machtiging om in zijn naam, tot:

•         1° het afgeven van uittreksels uit of afschriften van andere akten dan die van de burgerlijke stand;

2° het afgeven van uittreksels uit het bevolkingsregister en van getuigschriften die geheel of ten dele aan de hand van het bevolkingsregister zijn opgemaakt;

3° het legaliseren van handtekeningen;

4° het voor eensluidend verklaren van afschriften van stukken, in zoverre de stukken bestemd zijn om in België of in het buitenland te dienen niet gelegaliseerd moeten worden door de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken.

•         het ontvangen van betekeningen, kennisgevingen en terhandstellingen van beslissingen inzake de staat van personen

•         alle taken inzake het opstellen en ondertekenen van akten van de burgerlijke stand, met uitzondering van het ondertekenen van de huwelijksakten

•         het afgeven van eensluidende afschriften van documenten, in zoverre het documenten zijn die bestemd zijn om in België of in het buitenland te dienen en die niet gelegaliseerd moeten worden door de Federale overheidsdienst Buitenlandse Zaken

•         het aanvragen en afleveren van identiteitskaarten voor Belgen en verblijfskaarten voor niet-Belgen

•         het aanvragen en afleveren van kids-ID's aan Belgische kinderen onder twaalf jaar en identiteitsbewijzen aan niet-Belgische kinderen onder 12 jaar

•         het afleveren van bijlagen betreffende de vreemdelingenwetgeving.

•         het afleveren van rijbewijzen

•         het afleveren van attesten betreffende de gemeente- en provincieraadsverkiezingen

•         het afleveren van attesten betreffende Europese, federale en Vlaamse verkiezingen.

•         het bijwonen van kistingen

•         het afleveren van toelatingen tot crematie en aanstellen van een beëdigd geneesheer om de doodsoorzaken na te gaan

•         het afleveren van uittreksels uit het strafregister

aan Joke Vanden Eede, diensthoofd burgerzaken

Artikel 2:

Op de voornoemde documenten moet melding gemaakt worden van deze machtiging en op basis van welk artikel de machtiging verkregen werd.

Artikel 3:

Het besluit van de burgemeester van 13 maart 2019 over de machtigingen van de burgemeester en ambtenaar van de burgerlijke stand aan Danny Sterckx wordt opgeheven vanaf heden.

Zitting van 11 januari 2021

TIJDELIJKE POLITIEVERORDENING. DIGITAAL VERGADEREN GEMEENTERAAD EN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 26 JANUARI 2021.

Feiten en context

•         De eerstvolgende zittingen van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn staan gepland op dinsdag 26 januari 2021.

•         De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur gaf in de commissievergadering Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020 aan dat er een kader komt voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september 2020. Dat vertaalt zich concreet in volgende richtlijnen die momenteel gelden:

º         Als er om gezondheidsredenen geen mogelijkheid is om fysiek te vergaderen, met pers en publiek erbij als er om gezondheidsredenen geen mogelijkheid is om fysiek te vergaderen achter gesloten deuren of als men de vergadering achter gesloten deuren niet kan livestreamen, kan de vergadering digitaal plaatsvinden. Daaraan zijn 3 voorwaarden verbonden:

▪          De digitale vergadering wordt vastgelegd in een burgemeestersbesluit (politieverordening) genomen op grond van artikels 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet. Dit besluit motiveert waarom een veilige fysieke of hybride vergadering niet mogelijk is;

▪          Pers en publiek moeten de gemeenteraad kunnen volgen via een audiovisuele livestream. Een audiostream volstaat niet langer om aan de openbaarheid te voldoen. De webtoepassing van de gemeente communiceert hoe pers en publiek de vergadering kunnen volgen via de livestream.

▪          De procedure voor geheime stemming moet aan de noodzakelijke democratische voorwaarden voldoen.

Juridische gronden

•         Artikel 133 van de Nieuwe Gemeentewet
De burgemeester is in het bijzonder belast met de uitvoering van de politiewetten, de politiedecreten, de politieordonnanties, de politieverordeningen en de politiebesluiten.
Onverminderd de bevoegdheden van de Minister van Binnenlandse Zaken, van de gouverneur en van de bevoegde gemeentelijke instellingen, is de burgemeester de verantwoordelijke overheid inzake de bestuurlijke politie op het grondgebied van de gemeente.

•         Artikel 133bis van de Nieuwe Gemeentewet
Zonder op enige wijze afbreuk te kunnen doen aan de aan de burgemeester toegekende bevoegdheden, heeft de gemeenteraad het recht geïnformeerd te worden door de burgemeester over de wijze waarop deze de bevoegdheden uitoefent die hem zijn verleend krachtens artikel 133, tweede en derde lid.

•         Artikel 134 §1 van de Nieuwe Gemeentewet
In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis van de openbare rust of andere onvoorziene gebeurtenissen, waarbij het geringste uitstel gevaar of schade zou kunnen opleveren voor de inwoners, kan de burgemeester politieverordeningen maken, onder verplichting om daarvan onverwijld aan de gemeenteraad kennis te geven, met opgave van de redenen waarom hij heeft gemeend zich niet tot de raad te moeten wenden. Die verordeningen vervallen dadelijk, indien zij door de raad in de eerstvolgende vergadering niet worden bekrachtigd.

•         Artikel 135, §2, 5° van de Nieuwe Gemeentewet
De gemeenten hebben ook tot taak het voorzien, ten behoeve van de inwoners, in een goede politie, met name over de zindelijkheid, de gezondheid, de veiligheid en de rust op openbare wegen en plaatsen en in openbare gebouwen. Meer bepaald, en voor zover de aangelegenheid niet buiten de bevoegdheid van de gemeenten is gehouden, worden de volgende zaken van politie aan de waakzaamheid en het gezag van de gemeenten toevertrouwd: (...)
het nemen van passende maatregelen om rampen en plagen, zoals brand, epidemieën en epizoötieën te voorkomen en het verstrekken van de nodige hulp om ze te doen ophouden.

•         Artikelen 18 en 20 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing.

•         Ministerieel besluit van 13 maart 2020 houdende de afkondiging van de federale fase betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19.

•         Ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

Argumentatie

Het coronavirus COVID-19 brengt een urgent en ernstig risico voor de volksgezondheid met zich mee. Het virus lijkt zich via de lucht over te dragen van mens tot mens, via alle mogelijke emissies via de mond en de neus. Om die reden vormen de bijeenkomsten van personen, in besloten of overdekte plaatsen, een bedreiging voor de volksgezondheid.

Het aantal deelnemers, de intensiteit van het contact, de duur van het contact, de beslotenheid van de ruimte en de leeftijdsmix van de bevolking zijn relevante factoren om al dan niet te beslissen over maatregelen ter voorkoming van de verspreiding van infectieziekten en meer bepaald van het COVID-19 virus. De federale overheid legt diverse maatregelen op in het kader van 'social distancing' als middel om het contact tussen besmette personen en niet-besmette personen te verminderen.

De meest recente cijfers en indicatoren van het Agentschap Zorg en Gezondheid tonen aan dat het aantal besmettingen met het COVID-19 virus nog steeds hoog is.

De burgemeester ziet zich dan ook genoodzaakt om bijkomende maatregelen te nemen in het kader van de openbare veiligheid en gezondheid teneinde de verspreiding van het COVID-19 virus tegen te gaan en in de mate van het mogelijke in te perken.

Hoewel de bijeenkomsten van de organen van het gemeentebestuur of het OCMW niet verboden zijn door federale of Vlaamse maatregelen, vindt de burgemeester het noodzakelijk om, teneinde de verspreiding van het virus te vertragen en te beperken, de fysieke samenkomst van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn op 26 januari 2021 te verbieden.

Het lokaal bestuur van Bertem beschikt over technologische mogelijkheden om een digitale of online vergadering van de bestuursorganen te organiseren. Deze mogelijkheden, die uitzonderlijk en specifiek zijn voor tijdens de federale fase, genieten op dit moment de voorrang om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

Het is dan ook aangewezen om de gemeenteraad en de OCMW-raad online te organiseren, dus zonder dat een fysieke verplaatsing van de raadsleden nodig is. De vergadering van de raden zal dus gehouden worden via een conferencingsysteem en met behulp van het elektronisch systeem voor vergaderbeheer.

De algemene principes uit het decreet over het lokaal bestuur (termijn van oproeping, inzage in dossiers, tegensprekelijk debat, openbaarheid…) blijven van toepassing.

Bij wijze van uitzondering bv. voor raadsleden die computer- of netwerkproblemen hebben, zal de mogelijkheid wel blijven bestaan om naar het gemeentehuis te komen om van daaruit deel te nemen aan de virtuele vergadering. De raadsleden die van deze mogelijkheid willen gebruikmaken, dienen dit vooraf te signaleren aan de algemeen directeur, zodat de nodige voorbereidingen kunnen worden getroffen met inachtname van de social distancing-maatregelen.

Om deze online zitting zo vlot als mogelijk te laten verlopen, moet aan de raadsleden ook de mogelijkheid worden geboden om vragen te stellen over de dossiers die op de agenda staan en zal hen gevraagd worden om vooraf aan te geven welke punten zij willen bespreken op de zitting.

Er wordt een audiovisuele opname gemaakt tijdens de zitting en de vergadering wordt audiovisueel en live gestreamd via het internet. De openbaarheid van de vergadering wordt daarmee gegarandeerd.

Deze manier van vergaderen en stemmen en de bijkomende mogelijkheden tot vragen stellen garandeert de best mogelijke uitoefening van de democratische rechten en prerogatieven van de raadsleden in de huidige situatie.

Deze verordening vervalt wanneer die niet op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad wordt bekrachtigd.

Besluit

Artikel 1:

De zitting van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 januari 2021 zal digitaal plaatsvinden.

Artikel 2:

Bij de organisatie van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 januari 2021 worden volgende maatregelen in acht genomen:

•         De raad wordt online gehouden door middel van het conferencingsysteem dat door het lokaal bestuur ter beschikking wordt gesteld.

•         Elk raadslid wordt bij de uitnodiging voor de zitting verzocht om zijn/haar indicatieve stemmen vòòr aanvang van de zitting in te geven, met uitzondering van de agendapunten waarvoor geheim wordt gestemd. Deze indicatieve stemming staat open vanaf de verzending van de uitnodiging voor de zitting tot dinsdag 26 januari 2021 om 18 uur.

•         De raadsleden worden verzocht om eventuele vragen over de dossiers die op de agenda staan, vooraf te stellen bij de indicatieve stemming van het overeenkomstige punt in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer.

•         De agendapunten die – vóór het afsluiten van de indicatieve stemming – door alle raadsleden zijn aangeduid als ‘niet meer te bespreken’, worden niet meer inhoudelijk behandeld tijdens de online vergadering.

•         De raadsleden die een mondelinge vraag willen stellen, moeten dit indienen zoals bepaald in het huishoudelijk reglement.

•         De mogelijkheid blijft bestaan voor de raadsleden om in uitzonderlijke gevallen naar het gemeentehuis te komen om daar deel te nemen aan de virtuele vergadering via voormeld conferencingsysteem. Hierbij dienen de social distancing-maatregelen in acht te worden genomen.

•         Om de openbaarheid van de zittingen te waarborgen, wordt de vergadering live gestreamd via het internet. De link wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke website.

Artikel 3:

Dit besluit wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad in de eerstvolgende zitting.