Zitting van 15 april 2020

TIJDELIJKE POLITIEVERORDENING. DIGITAAL VERGADEREN GEMEENTERAAD EN RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 28 APRIL 2020.

Feiten en context

•         De eerstvolgende zittingen van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn staan gepland op dinsdag 28 april 2020.

Juridische gronden

•         Artikel 133 van de Nieuwe Gemeentewet
De burgemeester is in het bijzonder belast met de uitvoering van de politiewetten, de politiedecreten, de politieordonnanties, de politieverordeningen en de politiebesluiten.
Onverminderd de bevoegdheden van de Minister van Binnenlandse Zaken, van de gouverneur en van de bevoegde gemeentelijke instellingen, is de burgemeester de verantwoordelijke overheid inzake de bestuurlijke politie op het grondgebied van de gemeente.

•         Artikel 133bis van de Nieuwe Gemeentewet
Zonder op enige wijze afbreuk te kunnen doen aan de aan de burgemeester toegekende bevoegdheden, heeft de gemeenteraad het recht geïnformeerd te worden door de burgemeester over de wijze waarop deze de bevoegdheden uitoefent die hem zijn verleend krachtens artikel 133, tweede en derde lid.

•         Artikel 134 §1 van de Nieuwe Gemeentewet
In geval van oproer, kwaadwillige samenscholing, ernstige stoornis van de openbare rust of andere onvoorziene gebeurtenissen, waarbij het geringste uitstel gevaar of schade zou kunnen opleveren voor de inwoners, kan de burgemeester politieverordeningen maken, onder verplichting om daarvan onverwijld aan de gemeenteraad kennis te geven, met opgave van de redenen waarom hij heeft gemeend zich niet tot de raad te moeten wenden. Die verordeningen vervallen dadelijk, indien zij door de raad in de eerstvolgende vergadering niet worden bekrachtigd.

•         Artikel 135, §2, 5° van de Nieuwe Gemeentewet
De gemeenten hebben ook tot taak het voorzien, ten behoeve van de inwoners, in een goede politie, met name over de zindelijkheid, de gezondheid, de veiligheid en de rust op openbare wegen en plaatsen en in openbare gebouwen. Meer bepaald, en voor zover de aangelegenheid niet buiten de bevoegdheid van de gemeenten is gehouden, worden de volgende zaken van politie aan de waakzaamheid en het gezag van de gemeenten toevertrouwd: (...)
het nemen van passende maatregelen om rampen en plagen, zoals brand, epidemieën en epizoötieën te voorkomen en het verstrekken van de nodige hulp om ze te doen ophouden.

•         Artikelen 18 en 20 van het decreet lokaal bestuur
De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en ten minste tienmaal per jaar.
De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing.

•         Ministerieel besluit van 13 maart 2020 houdende de afkondiging van de federale fase betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19.

•         Ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

•         Ministerieel besluit van 3 april 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

Argumentatie

Het coronavirus COVID-19 brengt een urgent en ernstig risico voor de volksgezondheid met zich mee. Het virus lijkt zich via de lucht over te dragen van mens tot mens, via alle mogelijke emissies via de mond en de neus. Om die reden vormen de bijeenkomsten van personen, in besloten of overdekte plaatsen, maar ook in open lucht, een bedreiging voor de volksgezondheid.

Het aantal deelnemers, de intensiteit van het contact, de duur van het contact, de beslotenheid van de ruimte en de leeftijdsmix van de bevolking zijn relevante factoren om al dan niet te beslissen over maatregelen ter voorkoming van de verspreiding van infectieziekten en meer bepaald van het COVID-19 virus. De federale overheid legt diverse maatregelen op in het kader van 'social distancing' als middel om het contact tussen besmette personen en niet-besmette personen te verminderen.

De burgemeester ziet zich genoodzaakt om bijkomende maatregelen te nemen in het kader van de openbare veiligheid en gezondheid teneinde de verspreiding van het COVID-19 virus tegen te gaan en in de mate van het mogelijke in te perken.

De bijeenkomsten van de organen van het gemeentebestuur of het OCMW zijn niet verboden of geregeld door de federale maatregelen.

Voor de organisatie van de raden kunnen de door de overheid opgelegde regels inzake social distancing echter niet optimaal gevolgd worden. De burgemeester vindt het dan ook noodzakelijk om, teneinde de verspreiding van het virus te vertragen en te beperken, de fysieke samenkomst van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn op 28 april 2020 te verbieden.

Het lokaal bestuur van Bertem beschikt over technologische mogelijkheden om een digitale of online vergadering van de bestuursorganen te organiseren. Deze mogelijkheden, die uitzonderlijk en specifiek zijn voor tijdens de federale fase, genieten op dit moment de voorrang om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.

Het is dan ook aangewezen om de gemeenteraad en de OCMW-raad online te organiseren, dus zonder dat een fysieke verplaatsing van de raadsleden nodig is. De vergadering van de raden zal dus gehouden worden via een conferencingsysteem en met behulp van het elektronisch systeem voor vergaderbeheer.

Conform de richtlijnen van de toezichthoudende overheid en het Agentschap Binnenlands Bestuur moet de agenda niet worden beperkt tot enkel de spoedeisende punten. Alle punten, met uitzondering van het vragenkwartiertje, kunnen op de agenda van de raad worden geplaatst. De raadsleden die een mondelinge vraag willen stellen, moeten dit als agendapunt indienen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering.

De algemene principes uit het decreet over het lokaal bestuur (termijn van oproeping, inzage in dossiers, tegensprekelijk debat, openbaarheid…) blijven van toepassing.

Bij wijze van uitzondering bv. voor raadsleden die computer- of netwerkproblemen hebben, zal de mogelijkheid wel blijven bestaan om naar het gemeentehuis te komen om van daaruit deel te nemen aan de virtuele vergadering. De raadsleden die van deze mogelijkheid willen gebruikmaken, dienen dit vooraf te signaleren aan de algemeen directeur, zodat de nodige voorbereidingen kunnen worden getroffen met inachtname van de social distancing-maatregelen.

Er zal aan de raadsleden vooraf een handleiding ter beschikking gesteld worden waarin het verloop van deze online zitting zal toegelicht worden. Om deze online zitting zo vlot als mogelijk te laten verlopen, moet aan de raadsleden ook de mogelijkheid worden geboden om vragen te stellen over de dossiers die op de agenda staan en zal hen gevraagd worden om vooraf aan te geven welke punten zij willen bespreken op de zitting.

Er wordt een audio-opname gemaakt tijdens de zitting. Omwille van de openbaarheid wordt deze opname na de raad als zittingsverslag op de gemeentelijke website gepubliceerd.

Deze manier van vergaderen en stemmen en de bijkomende mogelijkheden tot vragen stellen garandeert de best mogelijke uitoefening van de democratische rechten en prerogatieven van de raadsleden in de huidige situatie.

Deze verordening vervalt wanneer die niet op de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad wordt bekrachtigd.

Besluit

Artikel 1:

De zitting van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2020 zal achter gesloten deuren plaatsvinden. Er wordt geen publiek bij de zitting toegelaten, met uitzondering van de lokale perscorrespondenten.

Artikel 2:

Bij de organisatie van de gemeenteraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2020 worden volgende maatregelen in acht genomen:

•         De raad wordt online gehouden door middel van het conferencingsysteem dat door het lokaal bestuur ter beschikking wordt gesteld.

•         Elk raadslid wordt bij de uitnodiging voor de zitting verzocht om zijn/haar indicatieve stemmen vòòr aanvang van de zitting in te geven. Deze indicatieve stemming staat open vanaf de verzending van de uitnodiging voor de zitting tot dinsdag 28 april 2020 om 18 uur.

•         De raadsleden worden verzocht om eventuele vragen over de dossiers die op de agenda staan, vooraf te stellen bij de indicatieve stemming van het overeenkomstige punt in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer.

•         De agendapunten die – vóór het afsluiten van de indicatieve stemming – door alle raadsleden zijn aangeduid als ‘niet meer te bespreken’, worden niet meer inhoudelijk behandeld tijdens de online vergadering.

•         Alle punten, met uitzondering van het vragenkwartiertje, kunnen op de agenda van de raad worden geplaatst. De raadsleden die een mondelinge vraag willen stellen, moeten dit als agendapunt indienen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering.

•         De mogelijkheid blijft bestaan voor de raadsleden om in uitzonderlijke gevallen naar het gemeentehuis te komen om daar deel te nemen aan de virtuele vergadering via voormeld conferencingsysteem. Hierbij dienen de social distancing-maatregelen in acht te worden genomen.

•         Er moet aan de raadsleden vooraf een handleiding ter beschikking gesteld worden waarin het verloop van de online zitting zal worden toegelicht.

•         Om de openbaarheid van de zittingen te waarborgen, moeten volgende maatregelen worden genomen:

º         Er wordt een audio-opname gemaakt tijdens de zitting; deze opname wordt na de raad als zittingsverslag gepubliceerd in het elektronisch systeem voor vergaderbeheer en op de gemeentelijke website.

º         De lokale perscorrespondenten moeten als waarnemer kunnen deelnemen aan de online zittingen.

Artikel 3:

Dit besluit wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad in de eerstvolgende zitting.