Zitting van 17 januari 2022
CIPAL SCHAUBROECK. AKKOORD MET HET AANMAKEN VAN EEN NIEUWE ENTITEIT VOOR HET PERSONEEL VAN HET AGB BELEKO.
Voorgeschiedenis
• Beslissing van de gemeenteraad van 27 april 2021 in verband met de oprichting van autonoom gemeentebedrijf Beleko.
• Mail van 17 november 2021 van Koen Van Herck, Business Development Manager van Cipal Schaubroeck in verband met het aanmaken van een nieuwe entiteit binnen de cluster Bertem voor het personeel van het autonoom gemeentebedrijf Beleko.
• Mail van 17 november 2021 van Stijn Devos, Coördinator Payroll en HR Consultants van Cipal Schaubroeck in verband met de in te vullen documenten voor de administratieve opstart, verwerkingsovereenkomst, procuratie, aansluiting bij het ontvangkantoor, documenten Belfius, Excel-document met administratieve gegevens.
Feiten en context
• De sporthal Verona werd in gebruik genomen door verschillende sportverenigingen uit Bertem en een aantal losse gebruikers zoals zaalvoetbalploegen.
• Met de verschillende sportverenigingen uit Bertem waaronder de volleybalclub en de basketbalclub werden afspraken gemaakt in verband met het uitbaten van de cafetaria in Sporthal Verona.
• Er werd al één vrijwilliger aangesteld om te werken in de cafetaria van de sporthal Verona op maandagavond.
• Daarnaast zullen er jobstudenten en contractuele medewerkers worden ingezet om de cafetaria open te houden.
• Om hen te kunnen inschrijven in Dimona. En voor de loonadministratie moet er bij Cipal Schaubroeck binnen Bertem een nieuwe entiteit worden aangemaakt.
• Om deze entiteit aan te maken moeten de verschillende documenten in bijlage worden ingevuld en ondertekend door de voorzitter van autonoom gemeentebedrijf Beleko.
Juridische gronden
• Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten van 3 juli 1978.
• wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen van 29 juli 1991
• Artikel 263 decies van de Nieuwe Gemeentewet
De gemeenten staan in voor de interne controle op hun activiteiten.
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
• Artikel II.34 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018
Als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, mag een bestuursdocument niet openbaar worden gemaakt.
• Statuten autonoom gemeentebdrijf Beleko goedgekeurd door de gemeenteraad van 27 april 2021.
Adviezen
• Gunstig advies van de waarnemend algemeen directeur.
Argumentatie
Bij het aanstellen van personeel binnen het autonoom gemeentebdrijf Beleko moeten zij ook worden ingeschreven bij Cipal Schaubroeck voor onder andere de loonadministratie en inschrijven Dimona.
Om dit administratief in orde te brengen moeten volgende documenten ingevuld en ondertekend worden teruggestuurd: verwerkingsovereenkomst, procuratie, aansluiting bij het ontvangkantoor, documenten Belfius, Excel-document met administratieve gegevens en officiële offerte.
Financiële gevolgen
Om een nieuwe entiteit aan te maken in Core HR is een vaste technische opstartkost dossier verschuldigd van 500 euro tegenover Cipal Schaubroeck.
Daarnaast zullen de kosten voor de loonberekening 152,23 euro per persoon, 4,14 euro per regularisatie. En ook de kost voor loonstroken en eventuele consulting opgenomen worden in het budget voorzien voor het personeel van het autonoom gemeente bedrijf Beleko.
Bijlagen
• verwerkingsovereenkomst
• Procuratie
• Raamcontract Belfius
• Configuratieformulier Belfius
• Antwoordformulier elektronische handtekeningen via Belfiusweb voor loonbestanden
• Registratie ontvangkantoor te Mechelen
• Officiële offerte.
Besluit
eenparig
Artikel 1:
Het directiecomité van het autonoom gemeente bedrijf Beleko gaat akkoord om een nieuwe entiteit aan te maken binnen de cluster Bertem bij Cipal Schaubroeck om de loonadministratie van het personeel aangesteld onder het autonoom gemeentebedrijf Beleko uit te voeren.
Artikel 2:
De documenten nodig om deze nieuwe entiteit op te starten zullen ondertekend worden door de voorzitter van het autonoom gemeentebedrijf Beleko, namelijk Joël Vander Elst.