Zitting van 31 augustus 2021
ZITTINGEN RAAD VAN BESTUUR. GOEDKEURING NOTULEN VORIGE ZITTING.
Juridische gronden
• Artikel 18, §2 van de statuten van AGB Beleko
De beraadslagingen en de beslissingen van de raad van bestuur worden door de secretaris of zijn plaatsvervanger genotuleerd. De notulen worden door de voorzitter en de secretaris, of hun plaatsvervanger(s), ondertekend. De notulen van de vergadering worden meegestuurd met de uitnodiging voor de volgende vergadering, waar ze ter goedkeuring worden voorgelegd. De goedgekeurde notulen worden in een speciaal register opgenomen dat wordt bewaard op de zetel van het bedrijf.
Bijlagen
• Notulen van de vorige zitting
Besluit
eenparig
Artikel 1:
De raad van bestuur keurt de notulen van de zitting van 29 juni 2021 goed.
Stemming vervanger Sonja Timmermans Yvette Laes Maria Andries Roos De Backer Peter Persyn Roland Gustin Sonia Stiasteny Marc Morris Eddy Vranckx Pieter Sempels Jimmy Geyns Diane Vander Elst Dirk Stoffelen Joris Fonteyn Karin Baudemprez Jan De Keyzer Tom Philips Joery Verhoeven Joël Vander Elst Wouter Fock Yvette Laes Maria Andries Roos De Backer Peter Persyn Roland Gustin Sonia Stiasteny Marc Morris Eddy Vranckx Pieter Sempels Jimmy Geyns Diane Vander Elst Joris Fonteyn Karin Baudemprez Jan De Keyzer Tom Philips Joery Verhoeven Joël Vander Elst Wouter Fock aantal voorstanders: 18 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Stemming vervanger Joke Van Gansberghe Yvette Laes Maria Andries Roos De Backer Peter Persyn Roland Gustin Sonia Stiasteny Marc Morris Eddy Vranckx Pieter Sempels Jimmy Geyns Diane Vander Elst Dirk Stoffelen Joris Fonteyn Karin Baudemprez Jan De Keyzer Tom Philips Joery Verhoeven Joël Vander Elst Wouter Fock Yvette Laes Maria Andries Roos De Backer Peter Persyn Roland Gustin Sonia Stiasteny Marc Morris Eddy Vranckx Pieter Sempels Jimmy Geyns Diane Vander Elst Joris Fonteyn Karin Baudemprez Jan De Keyzer Tom Philips Joery Verhoeven Joël Vander Elst Wouter Fock aantal voorstanders: 18 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Zitting van 31 augustus 2021
RAAD VAN BESTUUR. AANDUIDING VERVANGERS SECRETARIS.
Voorgeschiedenis
Juridische gronden
Argumentatie
De continuïteit van de functie van secretaris van het AGB moet gewaarborgd worden en blijven tijdens de periodes van de tijdelijke afwezigheid of verhindering van de secretaris.
De voorgestelde vervangers komen in aanmerking voor de vervanging omdat zij personeelslid van de gemeente zijn, omdat zij reeds ervaring hebben met de notulering van beslissingen bij de organen van de gemeente en omdat de vervanging van de secretaris van het AGB als taak beschreven staat in hun functiebeschrijving.
Besluit
Stemming vervanger Joke Van Gansberghe
Na geheime stemming:
18 stemmen voor
Stemming vervanger Sonja Timmermans
Na geheime stemming:
18 stemmen voor
Artikel 1:
De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Beleko duidt, in deze volgorde, de volgende personeelsleden van de gemeente Bertem aan als mogelijke vervangers voor de secretaris van de raad van bestuur, Dirk Stoffelen:
1) Joke Van Gansberghe (afdelingshoofd interne zaken)
2) Sonja Timmermans (beleidsmedewerker directiesecretariaat).
Zitting van 31 augustus 2021
TWEEDE PENSIOENPIJLER. GOEDKEURING AANVULLEND PENSIOENSTELSEL VOOR CONTRACTUELE PERSONEELSLEDEN AUTONOOM GEMEENTEBEDRIJF BELEKO.
Voorgeschiedenis
• Besluit van de gemeenteraad van 26 januari 2010 over de intentieverklaring tweede pensioenpijler.
• Besluit van de gemeenteraad van 30 maart 2021 over de jaarlijkste trapsgewijze verhoging van de pensioentoelage voor het aanvullend pensioenstelsel voor de contractuele personeelsleden van het gemeentebestuur.
Feiten en context
Juridische gronden
Argumentatie
Aangezien de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van het gemeentebestuur en het autonoom gemeentebedrijf in principe dezelfde moeten zijn, wordt:
• voor de contractuele personeelsleden van het autonoom gemeentebedrijf een aanvullend pensioenstelsel ingevoerd;
• de trapsgewijze verhoging van de pensioentoelage die van toepassing is voor het gemeentepersoneel ook toegepast voor het contractueel personeel van het autonoom gemeentebedrijf.
Financiële gevolgen
De nodige budgetten zijn voorzien in de meerjarenplanning 2020-2025.
Besluit
eenparig
Artikel 1:
In navolging van de besluiten van de gemeenteraad over de invoering van een aanvullend pensioenstelsel en over de jaarlijkse trapsgewijze verhoging van de pensioentoelage voor het personeel tot 2025, beslist de raad van bestuur om:
• voor de contractuele personeelsleden van het autonoom gemeentebedrijf een aanvullend pensioenstelsel in te voeren;
• de trapsgewijze verhoging van de pensioentoelage die van toepassing is voor het gemeentepersoneel ook toe te passen voor het contractueel personeel van het autonoom gemeentebedrijf:
º 3% vanaf 1 januari 2021
º 4% vanaf 1 januari 2022
º 5% vanaf 1 januari 2023
º 6% vanaf 1 januari 2024
º 7% vanaf 1 januari 2025.
Artikel 2:
Voor de organisatie van zijn aanvullend pensioenstelsel volgt het AGB de modaliteiten van het aanvullend pensioenstelstel van de gemeente Bertem.
Zitting van 31 augustus 2021
SPORTHAL VERONA. VASTSTELLING GEBRUIKSREGLEMENT EN RETRIBUTIES GEBRUIK SPORTHAL.
Voorgeschiedenis
• Goedkeuring van de beheersovereenkomst gemeente Bertem - AGB Beleko door de raad van bestuur op 29 juni 2021.
Feiten en context
• Het meerjarenplan 2020-2025 voorziet onder actie 115 de oprichting van een autonoom gemeentebedrijf, dat zal instaan voor de uitbating van gemeentelijke infrastructuur.
• Het meerjarenplan voorziet in het kader van actie 115 onder andere dat de nieuwe sporthal Verona via erfpacht in beheer zal gegeven worden van het autonoom gemeentebedrijf.
• Met het oog op de exploitatie van de nieuwe sporthal is een gebruiksreglement vereist dat alle modaliteiten m.b.t. het gebruik regelt.
• Het reglement is opgebouwd naar analogie met het gebruiksreglement m.b.t. de gemeentelijke infrastructuur en bevat bijgevolg de nodige garanties in het kader van een voorrangsregeling voor verenigingen en andere instanties uit Bertem.
• Voor de bepaling van de tarieven is een benchmark gebeurd met de tarieven die van toepassing zijn in de sportinfrastructuur van de gemeenten die deel uitmaken van de IGS Vrijetijdsregio Druivenstreek.
• De prijssubsidie van de gemeente aan het AGB wordt maandelijks berekend door het AGB en gefactureerd aan de gemeente.
Juridische gronden
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder de artikelen 231 tot en met 244 m.b.t. de werking van autonome gemeentebedrijven.
• De statuten van het AGB Beleko, zoals goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van 27 april 2021, in het bijzonder artikel 19 m.b.t. de bevoegdheden van de raad van bestuur.
Adviezen
• De vrijetijdsraad bracht een gunstig advies uit over de basisbepalingen in zitting van 5 mei 2021.
Besluit
eenparig
Artikel 1: Verhuur
Het beheer en de exploitatie van sporthal Verona is in handen van het autonoom gemeentebedrijf Beleko, hierna AGB Beleko.
Voor de verhuring van Sporthal Verona wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 categorieën van gebruikers:
Categorie 1:
Categorie 2:
• Inwoners, bedrijven en niet-genoemde entiteiten uit categorie 1 die gevestigd zijn in de gemeente Bertem.
Categorie 3:
• Natuurlijke personen, verenigingen en andere entiteiten van buiten de gemeente Bertem.
Artikel 2: Reservaties van de sportzaal
§1. Jaarreservaties.
Alleen vaste gebruikers beschikken over de mogelijkheid om jaarreservaties aan te vragen. Vaste gebruikers zijn organisaties en entiteiten die ressorteren onder categorie 1 en die minimaal 30 keer per jaar de sporthal huren verspreid over minstens 9 maanden.
De aanvraag van jaarreservaties kan gebeuren voor een periode die loopt van 1 augustus van het lopende werkingsjaar tot en met 31 juli van het volgend werkingsjaar. De vaste gebruikers kunnen hun aanvraag indienen vanaf 1 mei tot en met 30 juni van het lopende werkingsjaar.
Inzake de jaarreservaties gelden bij aanvragen voor hetzelfde tijdstip de volgende voorrangsregels:
• Aanvragers van categorie 1 hebben voorrang op aanvragers van categorie 2, die op hun beurt voorrang hebben op aanvragers van categorie 3.
• Bij aanvragen voor hetzelfde tijdstip binnen eenzelfde categorie krijgen de aanvragers die op hetzelfde tijdstip de sporthal huurden tijdens het lopende werkingsjaar voorrang.
• Wat betreft het eerste werkingsjaar vanaf 1 augustus 2021 zal in dit verband vergeleken worden met de huur van de bestaande sportzalen te Bertem en Leefdaal. Indien er dan nog overlappende aanvragen zouden zijn, wordt in onderhandeling overleg getreden met de betrokken aanvragers.
§2. Reserveren van resterende vrije uren.
Restreservaties kunnen tot uiterlijk 2 weken (14 kalenderdagen) op voorhand aangevraagd worden. Occasionele gebruikers van de resturen reserveren online.
§3. De reservaties worden opgenomen in het elektronisch reservatiesysteem. Bij elke reservatie worden volgende gegevens gedeeld: het gehuurde lokaal, naam, telefoon en adres van de gebruiker, de activiteit, duur en tijdstip van de huur.
De persoonsgegevens van de gebruiker van de sportzaal Verona worden verwerkt volgens de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) en enkel gebruikt voor het doel waarvoor ze worden ingezameld. Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derden. Volgens de AVG/GDPR heeft de gebruiker recht tot inzage, verbeteren en wissen van zijn persoonsgegevens en recht om bezwaar te maken tegen elke verwerking van persoonsgegevens tenzij dit door de wetgeving verplicht is. Voor meer info kunnen gebruikers terecht op gebouwen@bertem.be.
§4. Een persoonlijke activiteit kan niet gereserveerd worden in naam van een vereniging.
§5. Bij reservatie stemt de gebruiker in met de voorwaarden en normen van dit gebruikersreglement en de geldende tarieven.
§6. Onderverhuren is ten strengste verboden. Inbreuken hiertegen zullen gesanctioneerd worden met een schorsing van één jaar.
Artikel 3: Annulering
Het opzeggen of wijzigen van het gebruik van de Sporthal Verona, dient uiterlijk 21 kalenderdagen vóór het tijdstip van de activiteit gemeld te worden via het elektronisch reservatiesysteem. Bij opzegging van de overeenkomst door de gebruiker, binnen de 21 kalenderdagen voor de gereserveerde datum, blijft 100 % van de huur verschuldigd, tenzij bij overmacht.
In functie van dringende onderhoudswerken of herstellingen en in geval van overmacht of dringende initiatieven van het lokaal bestuur heeft het directiecomité het recht om reservaties te annuleren. De gebruiker kan hiervoor geen enkele vorm van schadevergoeding eisen aan de verhuurder.
Artikel 4: Terreinen en huurprijs vanaf 1 augustus 2021
De jaarreservaties worden trimestrieel gefactureerd. De losse reservaties na elk gebruik, of indien meerdere reservaties binnen één maand, na afloop van de maand.
De exploitatie van de sporthal ressorteert onder het toepassingsgebied van de BTW. In alle onderstaande tarieven zit de BTW inbegrepen. De gemeente Bertem voorziet per uur gebruik in een doelgerichte subsidie, met het oog op het stimuleren van de sportbeoefening. Voor een goed begrip zijn de tarieven opgesplitst als volgt:
Met terrein wordt bedoeld 1/3 van de oppervlakte van de sportzaal. Voor de danszaal is hetzelfde tarief van toepassing als voor de huur van een terrein.
Met het oog op een zo optimaal mogelijke bezetting van de sporthal geldt een aangepast tarief dat van toepassing is tijdens de zogenaamde daluren. Als daluren worden beschouwd tijdens de maanden vanaf augustus tot en met mei:
Tijdens de maanden juni en juli worden alle gebruiksuren (ook die tijdens het weekend) beschouwd als daluren.
Tarief per uur voor terrein & danszaal:
Categorie | Tarief excl. BTW | BTW | Tarief incl. BTW | Prijssubsidie | Netto t.l.v. gebruiker |
Cat 1 daluren | €13,21 | €0,79 | €14,00 | €10,50 | €3,50 |
Cat 1 normaal | €26,42 | €1,58 | €28,00 | €21,00 | €7,00 |
Cat 2 daluren | €30,19 | €1,81 | €32,00 | €24,00 | €8,00 |
Cat 2 normaal | €37,74 | €2,26 | €40,00 | €30,00 | €10,00 |
Cat 3 daluren | €60,38 | €3,62 | €64,00 | €48,00 | €16,00 |
Cat 3 normaal | €75,47 | €4,53 | €80,00 | €60,00 | €20,00 |
Tarief per uur voor de ganse sporthal (3 terreinen samen):
Categorie | Tarief excl. BTW | BTW | Tarief incl. BTW | Prijssubsidie | Netto t.l.v. gebruiker |
Cat 1 daluren | €32,08 | €1,92 | €34,00 | €25,50 | €8,50 |
Cat 1 normaal | €66,04 | €3,96 | €70,00 | €52,50 | €17,50 |
Cat 2 daluren | €75,47 | €4,53 | €80,00 | €60,00 | €20,00 |
Cat 2 normaal | €94,34 | €5,66 | €100,00 | €75,00 | €25,00 |
Cat 3 daluren | €150,94 | €9,06 | €160,00 | €120,00 | €40,00 |
Cat 3 normaal | €188,68 | €11,32 | €200,00 | €150,00 | €50,00 |
In de vergoeding is het gebruik van de kleedkamers en de douches inbegrepen, alsook het gebruik van de vrije sporttoestellen en scoreborden.
Indien de bezetting van de sporthal het toelaat, zijn de kleedkamers met inbegrip van de douches, ook apart te huur, evenwel alleen voor de gebruikers van categorie 1. Voor de aparte huur geldt een tarief van €2 per kleedkamer per uur (inclusief BTW).
Artikel 5: Gebruik van cafetaria
Het AGB Beleko staat zelf in voor de uitbating van de cafetaria. Het directiecomité van AGB Beleko zal in samenspraak met de gebruikers van de sporthal het aanbod aan dranken en snacks bepalen, evenals het tarief ervan. Het AGB staat in voor de aankoop van de dranken en snacks.
De hoofdgebruikers beschikken over de mogelijkheid om de cafetaria mee uit te baten op die dagen dat ze aan de voorwaarden voldoen om als hoofdgebruiker beschouwd te worden. Zij zijn verplicht hun dranken en snacks bij het AGB aan te kopen en genieten daarbij van een voordeeltarief, te bepalen door het directiecomité. Zij hebben het recht om eventueel het aanbod aan snacks uit te breiden op de dagen dat ze de uitbating verzorgen, maar dienen in dat geval voor het bijkomend aanbod zelf de aankopen te verrichten. Zij dienen tevens de vastgestelde tarieven en de minimale openingsuren te respecteren. Als hoofdgebruiker wordt beschouwd de gebruiker die op een dag het meest aantal uren de sporthal huurt, en hierbij die dag minimaal 4 uren de volledige sporthal en/of minimaal 8 uren een terrein of de danszaal huurt.
Voor de dagen waarop geen enkele gebruiker voldoet aan de minimale voorwaarden of de hoofdgebruiker die wel voldoet aan de voorwaarden geen gebruik van de mogelijkheid tot uitbating wenst te maken, kan het directiecomité andere gebruikers of sportverenigingen inschakelen voor de uitbating.
De minimaal te respecteren openingsuren voor de cafetaria zijn:
Artikel 6: Verhuur
Sportzaal Verona wordt alle dagen opengesteld van 8.30 tot 23.30 uur. Het gebruik geldt voor de tijd die aan de gebruiker is toegewezen.
Iedere gebruiker moet rekening houden met vijf minuten aan het begin en het einde van zijn tijd, voor het opzetten, wegnemen en ordelijk wegbergen van toestellen.
Artikel 7: Toegangsbadges
§1. Verenigingen met een jaarreservatie krijgen een vast aantal toegangsbadges in functie van de uren gebruik. Bij verlies van een badge of bijkomende badge is een vergoeding van €5 verschuldigd.
§2. Voor periodiek terugkerende restreservaties krijgt de gebruiker twee vaste toegangsbadges.
§3. Voor losse reservaties kunnen de gebruikers 3 werkdagen op voorhand de badge afhalen op het onthaal van het gemeentehuis. Ingeval de badge door de gebruiker niet wordt teruggebracht op het onthaal binnen de 3 werkdagen na gebruik, zal een forfait van €10 voor verlies van de badge worden gefactureerd aan de gebruiker.
Artikel 8: Toegang en sluiten
De gebruiker staat zelf in voor het openen en sluiten van de sportzaal.
Indien de gebruiker bij de ingebruikname van de zaal geen opmerkingen meldt bij de sportdienst, stemt hij in met de toestand van de zaal.
Onder sluiten van de zaal wordt verstaan het sluiten van alle binnen- en buitendeuren.
Artikel 9: Gebruik
§1. Indien de gebruiker bij de ingebruikname van de zaal geen opmerkingen meldt bij AGB Beleko en vóór de start van de sportactiviteit foto's van de toestand van de zaal en schadegevallen e-mailt naar gebouwen@bertem.be, stemt hij in met de toestand van de zaal.
§2. De gebruiker is ervoor verantwoordelijk dat de sportzaal Verona niet wordt betreden voor het overeengekomen uur en niet wordt verlaten op een later uur dan is vastgesteld. De sportvloer mag enkel betreden worden met slijtvast sportschoeisel dat zand- en moddervrij is.
§3. De kleedkamers en douches dienen verlaten te zijn binnen de 30 minuten na het beëindigen van de huurtijd en dienen netjes te worden achtergelaten. Het nodige reinigingsmateriaal is voorzien in de kleedkamers zelf en dient in de kleedkamers te blijven.
§4. Van de toestellen mag enkel gebruik gemaakt worden onder begeleiding van een persoon die door de vereniging werd aangeduid. Deze persoon is verantwoordelijk voor het correcte gebruik, het opstellen en het opbergen van de toestellen op de daartoe bestemde plaatsen.
Er mogen geen gaten in de muren worden geboord of geprikt en er mag geen tape aangebracht worden op de muren.
§5. Het plaatsen van verenigingsmateriaal in de zaal is verboden, behoudens speciale toestemming van AGB Beleko.
§6. Het is verboden handel te drijven in de accommodaties en op de terreinen die rond de sporthal liggen zonder schriftelijke toestemming van AGB Beleko en behoudens hetgeen in artikel 5 is voorzien m.b.t. het gebruik van de cafetaria.
§7. Eventuele vastgestelde schade of opmerkingen dienen per e-mail gemeld te worden aan gebouwen@bertem.be.
Artikel 10: Drankverbruik
§1. Het is voor gebruikers verboden om voedsel of alcoholische dranken in de sportzalen te nuttigen.
§2. Het gebruik van plastic wegwerpbekers, -borden en –bestek is eveneens verboden in de sportzalen.
Artikel 11: Verantwoordelijkheid
De meerderjarige gebruiker of vereniging geregistreerd in het reservatiesysteem, is verantwoordelijk voor het correct gebruik van de zaal en moet aanwezig zijn tijdens de huurperiode.
De gebruiker draagt nauwlettend zorg voor de handhaving van de orde. Aan het begin en einde van de activiteiten en bij de wissel van groepen dient de gebruiker zorg te dragen voor een behoorlijk toezicht aan de ingang van het gebouw en de kleedkamers.
De leden van de vereniging mogen de zaal of een ander lokaal niet betreden wanneer er geen verantwoordelijke leider aanwezig is in dat lokaal.
Artikel 12: Brandveiligheid & installaties
Artikel 13: Rookverbod
Het is verboden te roken in de sporthal; dit geldt voor alle lokalen.
Artikel 14: Geluidsoverlast
Het geluidsdrukniveau van elektronisch versterkte muziek is beperkt tot 85 dB(A).
Artikel 15: Schoonmaak
De gebruikers dienen de sportzalen met bijhorende kleedkamers, douches en gangen proper en ordelijk achter te laten. De algemene schoonmaak wordt uitgevoerd door AGB Beleko.
Ingeval van uitbating van de cafetaria door hoofdgebruikers of andere gebruikers (zie artikel 5), dienen zij na gebruik in te staan voor het proper achterlaten van de cafetaria (toog, tafels en stoelen, poetsen van vlekken op de vloer, glazen en toebehoren opbergen op de daartoe voorziene plaatsen). AGB Beleko zal minstens één maal per week instaan voor een grondige reinigingsbeurt van de cafetaria en voor de dagelijkse aanvulling van de stock van de dranken en snacks.
Artikel 16: Sancties
§1. Ingeval een gebruiker schade toebrengt aan het gebouw of uitrusting, of de infrastructuur niet proper achterlaat na gebruik, is hij gehouden de kosten voor opkuis, herstelling en/of vervanging te vergoeden aan AGB Beleko, met opleg van een boete van 10%.
§2. Bij misbruik van de tarieven, met name indien een reservatie door een persoon of entiteit van een bepaalde categorie in de praktijk dient om een persoon of entiteit van een andere categorie van het gebruik te laten genieten met de bedoeling een gunstiger tarief te bekomen, zal aan degene die de reservatie heeft gedaan het tarief van de andere categorie worden gefactureerd, verhoogd met een boete van 50%.
§3. Bij andere inbreuken op de toepassing van dit reglement bepaalt het directiecomité van het AGB Beleko de sanctie en een eventuele schorsing.
Artikel 17:
Dit reglement treedt in werking op 1 september 2021.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.